Att spela in är en behandling av personuppgifter
En inspelning innehåller en anställds röst och samtalspartens, ofta deras namn, ibland känsliga uppgifter som nämns under samtalet. Det är en behandling av personuppgifter i GDPR:s mening. Två principer i artikel 5 gäller direkt: uppgifterna samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål, och de sparas inte längre än vad som är nödvändigt för dessa ändamål.
Tiden väljs alltså inte först. Den härleds ur ändamålet. Ett företag som inte kan säga varför det spelar in kan inte säga hur länge det sparar.
Godtagna ändamål, och vad de motiverar
CNIL:s faktablad om avlyssning och inspelning av samtal på arbetsplatsen nämner godtagna ändamål: utbildning av anställda, utvärdering av dem, förbättring av tjänstens kvalitet och, i de begränsade fall som en författning föreskriver, bevis om ett avtal eller en transaktion. Ordningen ska svara mot ett erkänt behov och vara proportionerlig i förhållande till syftet.
| Ändamål | Vad som ska sparas | Vem som behöver lyssna |
|---|
| Utbildning | Några utvalda samtal, under ett utbildningstillfälle eller en utbildningscykel | Utbildaren, den berörda anställda |
| Utvärdering och kvalitet | De samtal som behövs för en bedömningsmall; själva mallen | Teamledaren eller kvalitetsavdelningen |
| Bevis om en transaktion | De samtal som innebär ett åtagande, när en författning föreskriver det | Den avdelning som hanterar avtal eller tvister |
Samma faktablad sätter gränser. Arbetsgivaren får inte införa en permanent eller systematisk avlyssning eller inspelning, utom när en särskild lag föreskriver det. Att spela in alla samtal för att avskräcka från otrevligt beteende godtas inte: en inspelning som startas av den anställda bedöms som mindre ingripande. De anställda ska kunna ringa privata samtal på linjer som inte spelas in, eller stänga av inspelningen; detsamma gäller personalrepresentanter i deras uppdrag.
Informera och begränsa avlyssningen
Informationen kommer före aktiveringen.
- Personalrepresentanterna informeras och konsulteras innan ordningen införs.
- De anställda vet när de kan avlyssnas eller spelas in, varför, av vem och hur länge.
- Samtalsparterna informeras i början av samtalet, i allmänhet genom ett kort meddelande, med en hänvisning till fullständig information. CNIL preciserar att de ska informeras om sin rätt att invända innan samtalet avslutas.
- Registret över behandlingar tar upp ordningen, och dataskyddsombudet involveras om ett sådant har utsetts.
Åtkomsten ska begränsas till de funktioner som berörs av syftet, med behörigheter och spårbarhet för de åtgärder som utförs. I praktiken: få personer har rätt att lyssna, den rätten är skild från rätten att ringa samtal, och listan över behöriga ses över regelbundet. För Klytic Tel beskrivs genomförandet i Vem kan lyssna på inspelningar i Klytic Tel.
Tiderna: vad CNIL säger
CNIL:s faktablad ger två riktpunkter för inspelningar på arbetsplatsen:
- inspelningar får sparas i högst sex månader, om inte en författning föreskriver en särskild tid eller särskilda skäl finns;
- analysdokument, rapporter eller bedömningsmallar får sparas i upp till ett år.
CNIL rekommenderar också en god praxis: använd inspelningarna under de närmaste dagarna, skriv analysdokumenten och radera sedan inspelningarna snabbt. Sex månader är ett tak, inte ett mål.
Dessa riktpunkter täcker inte alla fall. Vissa branscher har egna författningar, som föreskriver en längre eller kortare tid för samtal som innebär ett åtagande. Om er verksamhet är reglerad gäller branschregeln först: kontrollera den med ert dataskyddsombud eller er rådgivare innan ni bestämmer er egen.
CNIL-sidan som används här är från 2009 och är märkt ”inaktuell, uppdatering pågår”. Den är fortfarande den referens som myndigheten har publicerat i ämnet vid tidpunkten för hämtningen. Kontrollera om det finns en nyare version innan ni fastställer er regel.
En metod för att bestämma er tid
- Skriv ner ändamålet, linje för linje eller kö för kö: kundmottagningen för kvalitet, säljavdelningen för bevis, och så vidare.
- Begränsa omfattningen: bara de linjer som har ett skäl att spelas in spelas in.
- Bestäm en tid för varje ändamål, utan att överskrida CNIL:s riktpunkt utom när en författning eller en skriftlig motivering finns.
- Hantera härledda data: transkriberingar, sammanfattningar, bedömningsmallar och röstmeddelanden som kopierats till e-posten har sin egen tid. Att radera ljudfilen raderar inte dess transkribering.
- Se över regeln och listan över behöriga minst en gång per år.
Säkerhetskopian är inte lagringstiden
Två klockor finns parallellt, och de ska inte förväxlas.
Lagringstiden är ert beslut: hur länge inspelningen finns tillgänglig för avlyssning i tjänsten. Lagringstiden för säkerhetskopior är en teknisk åtgärd hos driftleverantören: hur länge en kopia av hela tjänsten sparas för att kunna återställa den efter en incident.
När ni raderar en inspelning försvinner den från tjänsten. En kopia kan finnas kvar i säkerhetskopiorna tills de löper ut. Kopian är inte tillgänglig för användarna; den används bara vid en återställning. Nämn den i er information och i ert register: det är mer korrekt än att påstå en omedelbar och fullständig radering.
Vanliga frågor
Kan man spela in alla företagets samtal?
CNIL anger att permanent eller systematisk inspelning inte godtas, utom när en särskild lag föreskriver det. Spela in de linjer som har ett ändamål.
Måste samtalsparten informeras?
Ja, i början av samtalet, med möjlighet att invända innan samtalet avslutas.
Vem ska kunna lyssna?
Bara de personer som berörs av ändamålet. Se Vem kan lyssna på inspelningar i Klytic Tel.
Var lagras inspelningarna?
På telefoniplattformen, tillsammans med andra spår av samtalet. Se Vad en telefoniplattform vet om ert företag.
Var Klytic står
Samtalsinspelning är en funktion i Klytic Tel, tillgänglig redan i Enkel linje. Den aktiveras inte överallt som standard: ni väljer, tillsammans med Klytic, de linjer eller köer där den har ett ändamål. Transkribering och sammanfattning av samtalen ingår i Business-linjen; det är härledda data som ska täckas av er regel.
Inspelningarna sparas på den telefoniserver som är dedikerad för er organisation, i den valda driftzonen eller på era servrar. Lagringstiden bestäms enligt er regel. Klytic bestämmer ingen lagstadgad tid åt er och ersätter inte ert dataskyddsombud.
Telefonin säkerhetskopieras varje dag, med en lagringstid på 30 dagar. En kopia av en raderad inspelning kan alltså finnas kvar i säkerhetskopiorna i upp till 30 dagar, utan att vara tillgänglig för användarna. Ett personuppgiftsbiträdesavtal tillhandahålls vid avtalets tecknande.
Den här sidan beskriver en allmän ram. Den ersätter varken råd från ert dataskyddsombud eller er rådgivare, eller de författningar som gäller för er bransch.
Juridiskt läge per den 11 oktober 2026. Riktpunkterna för lagringstid (sex månader för inspelningar, ett år för analysdokument) kommer från CNIL:s faktablad ”L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail”, publicerat 2009 och markerat av CNIL som inaktuellt och under uppdatering. En branschspecifik författning kan föreskriva en annan tid.
Källor
Hämtade i oktober 2026.
- CNIL, ”L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail” (publicerad den 5 maj 2009, märkt ”inaktuell och under uppdatering”): godtagna ändamål, förbud mot permanent eller systematisk ordning utom när en författning föreskriver det, linjer utan inspelning för privata samtal, information till personalrepresentanter, anställda och samtalsparter, rätt att invända, begränsad åtkomst och spårbarhet, lagring i upp till sex månader för inspelningar och ett år för analysdokument. cnil.fr
- GDPR, artikel 5: ändamålsbegränsning och lagringsminimering. cnil.fr
- Klytic, sidan Klytic Tel: samtalsinspelning redan i Enkel linje, transkribering och sammanfattning i Business-linjen. klytic.com
- Klytic, vanliga frågor: daglig säkerhetskopiering av Klytic Tel, som sparas i 30 dagar. klytic.com
