Innan du väljer målplattform
Migreringar som misslyckas är sällan tekniska misslyckanden. Det är projekt där ledningen har lovat ”samma sak, fast europeiskt” trots att en del av användningen inte kunde följa med. Detta första block slår fast vad som flyttas, vad som blir kvar och vad som kommuniceras till personalen.
- Den faktiska användningen är listad: e-post, filer, Teams, avancerad Excel, verksamhetssystem.
- Det som inte kommer att migreras är nedskrivet och godkänt av ledningen.
- De anställda är informerade om vad som ändras: webbmejl, onlineeditor för dokument, Teams-historik som inte förs över.
- Målplattformens onlineeditor är testad med dina egna arbetsböcker och dokument, inte med en demonstration.
- Målplattformen är vald för denna användning, inte för en slogan. Se guiden om alternativ.
- Offerten skiljer mellan abonnemang, migrering och undantag. Se kostnaden.
- Offerten anger den volym som antagits, antalet kopieringskörningar, avslutskriteriet och priset för en avvikelse som upptäcks efteråt.
- Driftsleverantörens åtagande är skriftligt: att meddelandena kommer fram, att historiken förs över, eller båda.
- Den interna tiden är planerad: en utsedd kontaktperson, tillgänglig för inventeringen, urvalet och bytesdagen.
Inventering
Inventeringen avgör offerten och tidsplanen. Varje del som glöms bort här kommer tillbaka senare i form av omtag, ofta vid sämsta tänkbara tidpunkt. De program som skickar e-post är det vanligaste glappet: en kopiator eller ett lönesystem som fortsätter att skicka med den gamla inloggningen märks först efter bytet.
- Domäner och underdomäner som skickar eller tar emot e-post.
- Personliga brevlådor, delade brevlådor, listor, alias, vidarebefordringar.
- Volym per brevlåda och brevlådor under bevarandekrav (legal hold).
- Befintliga arkiv, och vad som måste bevaras.
- Konton utan ägare (anställda som slutat).
- Enheter: Outlook för Windows, Outlook för Mac, mobiler, enbart webbmejl.
- Program som skickar e-post: kopiatorer, webbplats, CRM, larm, lön.
- Programvara som autentiserar sig via SMTP, med den inloggning den använder.
- Filer som ingår i omfattningen: OneDrive, SharePoint-bibliotek som används, interna länkar och anonyma delningar.
- Nuvarande DNS-poster: MX, SPF, DKIM, DMARC, autodiscover.
- När nuvarande Microsoft-abonnemang löper ut och vilka uppsägningsvillkor som gäller.
Förbered målplattformen
Målplattformen förbereds medan de anställda fortsätter att arbeta i Microsoft 365. MX ändras inte. Den här fasen är till för att hitta problemen på ett urval, medan det fortfarande finns tid att justera metoden.
- Konton skapade, lösenord eller inbjudan klara.
- Alias och listor återskapade.
- Målplattformens SPF, DKIM och DMARC klara att publiceras.
- Första kopieringen av historiken startad, MX oförändrad.
- Urval kontrollerat: ledningen, delad brevlåda, stor brevlåda, tom brevlåda.
- I urvalet: antal meddelanden, mappar, kontakter och återkommande möten kontrollerade.
- Filer kopierade om de ingår i omfattningen, och öppnade på målplattformen.
- En instruktion på en sida för Outlook och för mobilen, med proceduren ”ta bort kontot och skapa det på nytt”.
- MX-postens TTL sänkt flera dagar i förväg.
- Skriftlig återgångsplan: vem som återställer den gamla MX-posten, och inom hur många minuter.
Dagen före
Dagen före används för att minska skillnaden mellan de två plattformarna till ett minimum. Utan en andra körning saknas de sista dagarnas post. Utan frysning finns ett alias som skapas på kvällen bara på ena sidan.
- Andra kopieringskörningen (det som tillkommit).
- Frysning av nya alias och ändringar av listor.
- Utsedd intern support för bytesdagen.
- Testutskick från målplattformen till en extern Gmail-brevlåda och en extern Microsoft-brevlåda.
Bytesdagen
Bytesdagen bedöms utifrån externa bevis, inte utifrån att ”det fungerar internt”. Ett meddelande som skickas från en privat extern brevlåda ska komma fram till den nya plattformen inom TTL-tiden; ett verkligt utgående meddelande ska klara SPF, DKIM och DMARC hos en mottagare.
- MX bytt.
- Externt testmeddelande mottaget på den nya plattformen.
- SPF, DKIM och DMARC godkända på ett verkligt utgående meddelande.
- Kopiatorer, webbplats och CRM flyttade till den nya SMTP-servern.
- Ett urval av användare kan nås och kan skicka.
- Kön övervakad under dagen.
- Den person som har rätt att återställa den gamla MX-posten kan nås hela dagen.
Efteråt
Migreringen är inte klar när MX har bytts. Den är klar när bara en värld skickar post, när avvikelserna har åtgärdats och när en återställning har provats på målplattformen. Att stänga utskick från den gamla plattformen förhindrar att en anställd svarar från två ställen.
- Gamla plattformen i enbart läsläge, inte längre för utskick.
- Rapporterade avvikelser åtgärdade (saknad mapp, delegering), riktad tredje körning vid behov.
- Serverbaserade regler, centrala signaturer och delegeringsbehörigheter upplagda på nytt.
- Mobiler omkonfigurerade, gamla profiler borttagna om de skapar dubbletter.
- Datum för avveckling av Microsoft-tenanten antecknat, slutlig export arkiverad vid behov.
- Målplattformens lagringsregler och säkerhetskopior kontrollerade med en teståterställning.
- Registret över behandlingar och den interna dokumentationen uppdaterade med den nya driftsleverantören.
Metoden steg för steg finns i migrera utan avbrott. Den övergripande ordningen och det som inte kan föras över finns i migrera från Microsoft 365 till en europeisk lösning.
Vanliga frågor
Vem ska ansvara för den här checklistan?
En intern kontaktperson, med en ansvarig och ett datum på varje rad. Leverantören kan utföra en stor del av den, men godkännandet av urvalet, undantagen och avslutskriteriet är företagets ansvar.
Kan man hoppa över urvalet om kopieringsverktyget är pålitligt?
Nej. Verktyget kopierar, det kontrollerar inte att ledningens delade brevlåda eller de återkommande mötena har kommit fram korrekt. Urvalet är det tillfälle då metoden kan justeras till lägst kostnad.
Hur länge ska man behålla Microsoft 365 efter bytet?
Så länge det tar att kontrollera att inget flöde fortfarande använder det och att avvikelserna har åtgärdats, i enbart läsläge. Bestäm avvecklingsdatumet i förväg och anteckna det, så att du inte betalar för två plattformar i onödan.
Gäller den här listan för Google Workspace?
I huvudsak ja: inventering, DNS, kopieringskörningar, program som skickar e-post, återgång. Det som är specifikt för Google (etiketter, ägare av filer i Drive, grupper) beskrivs i migrera från Google Workspace.
Klytic
För en migrering av e-posttjänsten till Klytic: kostnadsfria råd, inget förlorat e-postmeddelande, utförande av Klytic enligt offert. Abonnemang och migrering är två separata fakturor; abonnemangspriserna finns på sidan Priser.
Den här sidan beskriver en kontrollista. Den ersätter varken inventeringen av din tenant eller den bytesplan som skrivs tillsammans med din leverantör.
Källor
Hämtade i oktober 2026.
