X’tiksbu
L-ebda dokument tax-xogħol mitluf, l-ebda aċċess li jibqa’ wara t-tluq, u kollegħi li jkomplu jaħdmu mingħajr interruzzjoni. L-ordni tal-passi hu importanti: l-ewwel tirkupraw, imbagħad tagħlqu.
Żewġ sitwazzjonijiet differenti
| Sitwazzjoni | Pass prinċipali | X’iżżomm il-persuna |
|---|
| Bidla ta’ tim jew tmiem ta’ inkarigu fuq proġett | Neħħuha mill-grupp ikkonċernat | Il-kont tagħha, l-ispazju personali tagħha, il-gruppi l-oħra tagħha |
| Tluq ta’ tim sħiħ jew ta’ fornitur estern | Neħħu l-grupp mill-folder tat-tim, jew ivvojtaw il-grupp | Il-kontijiet tagħhom, jekk jintużaw x’imkien ieħor |
| Tluq mill-kumpanija | Irkupraw il-fajls tagħha, imbagħad iddiżattivaw u fl-aħħar ħassru l-kont tagħha | Xejn |
Jekk il-folders tax-xogħol tagħkom huma folders tat-tim, il-biċċa l-kbira tat-tluq jissolvew billi tneħħu grupp. Il-fajls depożitati f’folder tat-tim huma tal-organizzazzjoni: jibqgħu f’posthom meta l-awtur tagħhom jitlaq. L-issettjar tal-gruppi huwa deskritt f’Stabbilixxu min jara liema dokumenti.
Qabel id-data tat-tluq
Agħmlu dawn il-verifiki sakemm il-persuna tkun għadha hemm. Hi taf x’inhu importanti fl-ispazju tagħha.
- Inventarju tal-ispazju personali. Dak kollu li jservi lill-kumpanija għandu jmur f’folder tat-tim: kwotazzjonijiet pendenti, fajls tal-klijenti, mudelli.
- Trasferiment tal-fajls. Mis-settings tagħha, il-persuna tista’ tittrasferixxi s-sjieda ta’ fajl jew folder lil kollegħ. Il-kollegħ jaċċetta t-trasferiment u jsib l-elementi fl-ispazju tiegħu, bil-kondiviżjonijiet tagħhom. Għal dokument tad-dipartiment, l-aktar sempliċi hu li tiċċaqilqu fil-folder tat-tim.
- Folders kondiviżi mill-ispazju tagħha. Jekk kienet taqsam folder personali ma’ kollegħi, ittrasferiewh jew ċċaqilquh qabel l-għeluq: inkella jisparixxi mal-kont tagħha.
- Links esterni. Irrevedu l-links li oħolqot. Neħħu dawk li m’għadhomx użu. Oħolqu mill-ġdid, minn kont li jibqa’, dawk li klijent jew sieħeb għadu juża.
- Apparat. Ippjanaw id-diskonnessjoni tal-klijent tas-sinkronizzazzjoni fuq il-kompjuter u t-telefon tagħha, u t-tneħħija tal-kopji lokali mit-tagħmir li jinġieb lura.
Fil-jum tat-tluq: iddiżattivaw il-kont
Amministratur tal-istanza tagħkom jiddiżattiva l-kont. L-effetti:
- il-persuna ma tistax tidħol aktar, la mill-browser u lanqas mill-apparat tagħha, li jieqfu jissinkronizzaw;
- il-links pubbliċi u l-kondiviżjonijiet bl-email li kienet oħolqot jieqfu jaħdmu;
- awtomatikament, il-kondiviżjonijiet interni li kienet għamlet jibqgħu aċċessibbli għall-kollegħi, li jkomplu jaħdmu;
- il-fajls tagħha jinżommu. Il-kont jista’ jiġi attivat mill-ġdid mingħajr telf.
Għalhekk id-diżattivazzjoni hi pass ta’ stennija sigur. Tagħti żmien biex tivverifikaw li ma jonqos xejn.
Wara t-tluq
Jekk jibqgħu fajls fl-ispazju ta’ kont diżattivat, trasferiment globali lil kollegħ jista’ jsir min-naħa tas-server. Itolbuh lis-support ta’ Klytic, billi tindikaw il-kont oriġinali u l-kont li jieħu post.
Wara biss, l-amministratur iħassar il-kont. Attenzjoni: it-tħassir ineħħi minnufih il-fajls kollha tal-ispazju personali, inklużi dawk li l-persuna kienet taqsam. Jista’ jiġi kkanċellat biss għal ftit sekondi.
Insejtu xi ħaġa wara t-tħassir? Il-backups ta’ Klytic jippermettu rkupru mitlub mis-support, mill-backups tal-aħħar 30 jum. Għal kont imħassar kmieni wisq waqt tluq, dan l-irkupru huwa inkluż, sa 3 talbiet fix-xahar. Din ix-xibka ta’ sigurtà mhijiex arkivjar tal-folders tal-impjegat: wara 30 jum, dak li ma ġiex irkuprat jintilef.
Eżempju: it-tluq ta’ bejjiegħa
Bejjiegħa titlaq mill-kumpanija fl-aħħar tax-xahar. Ġimgħatejn qabel, il-maniġer tagħha jgħinha tċċaqlaq il-kwotazzjonijiet pendenti tagħha fil-folder tat-tim “Bejgħ”. Hi tittrasferixxi lis-suċċessur tagħha folder personali li kienet taqsam ma’ żewġ kollegħi. Il-links tagħha għal tliet klijenti jiġu maħluqa mill-ġdid mis-suċċessur, b’password ġdida. Fl-aħħar jum, l-amministratur jiddiżattiva l-kont tagħha. Xahar wara, wara verifika, il-kont jiġi mħassar.
X’ma tkoprix din il-paġna
- Il-kaxxa tal-email tal-persuna tiġi ttrattata għaliha: Il-kaxxa tal-email ta’ impjegat li jitlaq.
- Kemm għandhom jinżommu ċerti dokumenti tal-HR jew kummerċjali hija kwistjoni ta’ politika ta’ arkivjar: ara l-gwida Iżżomm id-dokumenti importanti.
- Kopja li diġà tniżżlet fuq kompjuter personali ma tistax tittieħed lura minn Klytic Docs. Hija kwistjoni ta’ regoli interni u ta’ ġestjoni tat-tagħmir.
Mistoqsijiet frekwenti
Għandna nħassru l-kont minnufih?
Le. L-ewwel iddiżattivawh: l-aċċess jinqata’ u xejn ma jintilef. Ħassruh meta tkunu vverifikajtu li ma fadal l-ebda fajl utli.
Kif nevitaw dan ix-xogħol fit-tluq li jmiss?
Billi taħdmu f’folders tat-tim minflok fl-ispazji personali. Ara Stabbilixxu min jara liema dokumenti.
Klijent kien juża link maħluq mill-impjegat. X’nagħmlu?
Oħolqu l-link mill-ġdid minn kont li jibqa’, b’password u data ta’ tmiem. Ara Links ta’ kondiviżjoni, sħab u tniżżil.
U l-kaxxa tal-email tiegħu?
Tiġi ttrattata f’Klytic Mail: Il-kaxxa tal-email ta’ impjegat li jitlaq.
