Ko jūs iegūstat
Netiek zaudēts neviens darba dokuments, pēc aiziešanas nepaliek neviena piekļuve, un kolēģi turpina strādāt bez pārtraukuma. Darbību secība ir svarīga: vispirms atgūst, tad slēdz.
Divas atšķirīgas situācijas
| Situācija | Galvenā darbība | Kas personai paliek |
|---|
| Komandas maiņa vai darba beigas projektā | Izņemt viņu no attiecīgās grupas | Konts, personīgā vieta, citās grupas |
| Visas komandas vai ārpakalpojuma sniedzēja aiziešana | Noņemt grupu no komandas mapes vai iztukšot grupu | Konti, ja tie tiek izmantoti citur |
| Aiziešana no uzņēmuma | Atgūt viņa failus, pēc tam deaktivizēt un visbeidzot dzēst viņa kontu | Nekas |
Ja jūsu darba mapes ir komandu mapes, lielākā daļa aiziešanas gadījumu tiek atrisināta, noņemot grupu. Komandas mapē ievietotie faili pieder organizācijai: tie paliek vietā, kad to autors aiziet. Grupu iestatīšana ir aprakstīta rakstā Kā noteikt, kurš redz kurus dokumentus.
Pirms aiziešanas datuma
Veiciet šīs pārbaudes, kamēr persona vēl ir uzņēmumā. Viņa zina, kas viņas vietā ir svarīgs.
- Personīgās vietas inventarizācija. Visam, kas noder uzņēmumam, jānonāk komandas mapē: aktuālie piedāvājumi, klientu faili, veidnes.
- Failu nodošana. Savās iestatījumos persona var nodot faila vai mapes īpašumtiesības kolēģim. Kolēģis pieņem nodošanu un atrod elementus savā vietā kopā ar to kopīgojumiem. Nodaļas dokumentam vienkāršāk ir to pārvietot uz komandas mapi.
- No viņas vietas kopīgotās mapes. Ja viņa kopīgoja personīgu mapi ar kolēģiem, nododiet vai pārvietojiet to pirms konta slēgšanas: pretējā gadījumā tā pazūdīs kopā ar kontu.
- Ārējās saites. Pārskatiet viņas izveidotās saites. Noņemiet tās, kas vairs netiek izmantotas. Tas, ko klients vai partneris joprojām izmanto, izveidojiet no jauna no konta, kas paliek.
- Ierīces. Paredziet sinhronizācijas klienta atvienošanu viņas datorā un tālrunī un lokālo kopiju noņemšanu no atdotā aprīkojuma.
Aiziešanas dienā: deaktivizēt kontu
Jūsu instances administrators deaktivizē kontu. Sekas:
- persona vairs nevar pieteikties ne pārlūkā, ne no savām ierīcēm, kuras pārstāj sinhronizēties;
- viņas izveidotās publiskās saites un kopīgojumi pa e-pastu pārstāj darboties;
- pēc noklusējuma viņas veiktie iekšējie kopīgojumi paliek pieejami kolēģiem, kuri turpina strādāt;
- viņas faili tiek saglabāti. Kontu var atkal aktivizēt bez zaudējumiem.
Tātad deaktivizēšana ir drošs gaidīšanas posms. Tā dod laiku pārbaudīt, vai nekas netrūkst.
Pēc aiziešanas
Ja deaktivizēta konta vietā paliek faili, servera pusē var veikt to pilnīgu nodošanu kolēģim. Pieprasījiet to Klytic atbalstam, norādot sākotnējo kontu un kontu, kas pārņem failus.
Tikai pēc tam administrators dzēš kontu. Uzmanību: dzēšana nekavējoties izdzēš visus personīgās vietas failus, arī tos, ko persona kopīgoja. To var atsaukt tikai dažas sekundes.
Kaut kas aizmirsts pēc dzēšanas? Klytic rezerves kopijas ļauj veikt atjaunošanu pēc pieprasījuma atbalstam no pēdējo 30 dienu rezerves kopijām. Ja konts aiziešanas laikā dzēsts pārāk agri, šī atjaunošana ir iekļauta, ne vairāk kā 3 pieprasījumi mēnesī. Šī drošības rezerve nav darbinieka mapju arhivēšana: pēc 30 dienām tas, kas nav atgūts, ir zaudēts.
Piemērs: pārdevējas aiziešana
Pārdevēja aiziet no uzņēmuma mēneša beigās. Divas nedēļas iepriekš viņas vadītājs palīdz viņai pārvietot aktuālos piedāvājumus uz komandas mapi „Pārdošana”. Viņa nodod savam pēctecim personīgu mapi, ko kopīgoja ar diviem kolēģiem. Viņas saites trīs klientiem pēctecis izveido no jauna ar jaunu paroli. Pēdējā dienā administrators deaktivizē viņas kontu. Mēnesi vēlāk pēc pārbaudes konts tiek dzēsts.
Ko šī lapa neaplūko
- Personas e-pasta kastīti apstrādā atsevišķi: Aizejoša darbinieka e-pasta kastīte.
- Cik ilgi jāglabā noteikti personāla vai komercdokumenti, nosaka arhivēšanas politika: skatiet rokasgrāmatu Kā glabāt svarīgus dokumentus.
- Kopiju, kas jau lejupielādēta personīgā datorā, Klytic Docs nevar atgūt. Tas ir iekšējo noteikumu un aprīkojuma pārvaldības jautājums.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai konts jādzēš nekavējoties?
Nē. Vispirms to deaktivizējiet: piekļuve tiek pārtraukta, un nekas netiek zaudēts. Dzēsiet to, kad esat pārliecinājies, ka nav palicis neviens noderīgs fails.
Kā izvairīties no šī darba nākamajā aiziešanas reizē?
Strādājot komandu mapēs, nevis personīgajās vietās. Skatiet Kā noteikt, kurš redz kurus dokumentus.
Klients izmantoja darbinieka izveidotu saiti. Ko darīt?
Izveidojiet saiti no jauna no konta, kas paliek, ar paroli un beigu datumu. Skatiet Kopīgošanas saites, partneri un augšupielādes.
Un viņa e-pasta kastīte?
To apstrādā Klytic Mail: Aizejoša darbinieka e-pasta kastīte.
