Tallentaminen on henkilötietojen käsittelyä
Tallenne sisältää työntekijän ja hänen keskustelukumppaninsa äänen, usein heidän nimensä ja joskus keskustelun aikana kerrottuja arkaluonteisia tietoja. Se on GDPR:ssä tarkoitettua henkilötietojen käsittelyä. Kaksi 5 artiklan periaatetta soveltuu suoraan: tiedot kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, ja niitä säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen näiden tarkoitusten toteuttamiseksi.
Säilytysaikaa ei siis valita ensimmäisenä. Se johdetaan käyttötarkoituksesta. Yritys, joka ei osaa sanoa, miksi se tallentaa, ei osaa sanoa, kuinka kauan se säilyttää.
Hyväksytyt käyttötarkoitukset ja mitä ne oikeuttavat
CNIL:n ohje puheluiden kuuntelusta ja tallentamisesta työpaikalla mainitsee hyväksyttyjä käyttötarkoituksia: työntekijöiden perehdytys, heidän arviointinsa, palvelun laadun parantaminen ja säädöksen edellyttämissä rajatuissa tapauksissa sopimuksen tai liiketoimen todistaminen. Järjestelyn on vastattava tunnustettuun tarpeeseen ja pysyttävä oikeassa suhteessa tavoitteeseen.
| Käyttötarkoitus | Mitä on säilytettävä | Kenen on kuunneltava |
|---|
| Perehdytys | Muutama valittu puhelu yhden koulutuskerran tai -jakson ajan | Kouluttaja, asianomainen työntekijä |
| Arviointi ja laatu | Arviointilomakkeen kannalta tarpeelliset puhelut; itse lomake | Tiimin esihenkilö tai laatuyksikön vastuuhenkilö |
| Liiketoimen todistaminen | Sitoumuksen sisältävät puhelut, kun säädös sitä edellyttää | Sopimuksia tai riita-asioita hoitava yksikkö |
Sama ohje asettaa rajat. Työnantaja ei saa ottaa käyttöön pysyvää tai järjestelmällistä kuuntelu- tai tallennusjärjestelyä, ellei erityinen säädös sitä salli. Kaikkien puheluiden tallentaminen epäasiallisen käytöksen ehkäisemiseksi ei ole sallittua: työntekijän itse käynnistämä tallennus katsotaan vähemmän tunkeilevaksi. Työntekijöiden on voitava soittaa henkilökohtaisia puheluita linjoilta, joita ei tallenneta, tai katkaista tallennus; sama koskee henkilöstön edustajia heidän tehtäviään hoitaessaan.
Informointi ja kuuntelun rajaaminen
Informointi tehdään ennen käyttöönottoa.
- Henkilöstön edustajia informoidaan ja kuullaan ennen järjestelyn käyttöönottoa.
- Työntekijät tietävät, milloin heitä voidaan kuunnella tai tallentaa, miksi, kenen toimesta ja kuinka kauan.
- Soittajia informoidaan puhelun alussa, yleensä lyhyellä tiedotteella, jossa viitataan täydelliseen informaatioon. CNIL täsmentää, että heille on kerrottava vastustamisoikeudestaan ennen keskustelun päättymistä.
- Seloste käsittelytoimista mainitsee järjestelyn, ja tietosuojavastaava otetaan mukaan, jos sellainen on nimetty.
Pääsy on rajattava tavoitteen kannalta asianomaisiin yksiköihin käyttöoikeuksin, ja suoritetuista toimista on jäätettävä jälki. Käytännössä: harvalla on oikeus kuunnella, tämä oikeus on erillään oikeudesta soittaa puheluita, ja oikeutettujen henkilöiden luettelo tarkistetaan säännöllisesti. Klytic Telin osalta toteutus kuvataan ohjeessa Kuka voi kuunnella tallenteita Klytic Telissä.
Säilytysajat: mitä CNIL sanoo
CNIL:n ohje antaa kaksi vertailukohtaa työpaikalla tehtäville tallenteille:
- tallenteita voidaan säilyttää enintään kuusi kuukautta, ellei säädös määrää erityistä säilytysaikaa tai ellei ole erityistä perustetta;
- analyysiasiakirjoja, raportteja tai arviointilomakkeita voidaan säilyttää enintään vuoden.
Se suosittaa myös hyvää käytäntöä: tallenteet hyödynnetään muutaman päivän kuluessa, analyysiasiakirjat laaditaan ja tallenteet poistetaan nopeasti. Kuusi kuukautta on enimmäisaika, ei tavoite.
Nämä vertailukohdat eivät kata kaikkia tapauksia. Joillakin toimialoilla on omat säädöksensä, jotka määräävät sitoumuksen sisältäville puheluille pidemmän tai lyhyemmän säilytysajan. Jos toimintanne on säänneltyä, toimialakohtainen sääntö on ensisijainen: tarkistakaa se tietosuojavastaavanne tai neuvonantajanne kanssa ennen oman sääntönne määrittämistä.
Tässä käytetty CNIL:n sivu on vuodelta 2009, ja siinä on merkintä ”vanhentunut, päivitys käynnissä”. Se on edelleen viranomaisen aiheesta julkaisema viite tarkistusajankohtana. Tarkistakaa, onko uudempaa versiota olemassa, ennen kuin vahvistatte sääntönne.
Menetelmä säilytysajan määrittämiseen
- Kirjatkaa käyttötarkoitus linja tai jono kerrallaan: asiakasvastaanotto laatua varten, myyntiyksikkö todistamista varten ja niin edelleen.
- Rajatkaa soveltamisala: vain linjat, joiden tallentamiselle on syy, tallennetaan.
- Määrittäkää säilytysaika kullekin käyttötarkoitukselle ylittämättä CNIL:n vertailukohtaa, ellei säädös tai kirjallinen peruste sitä salli.
- Käsitelkää johdetut tiedot: litteroinneilla, tiivistelmillä, arviointilomakkeilla ja sähköpostiin kopioiduilla ääniviesteillä on oma säilytysaikansa. Äänitiedoston poistaminen ei poista sen litterointia.
- Tarkistakaa sääntö ja oikeutettujen henkilöiden luettelo vähintään kerran vuodessa.
Varmuuskopio ei ole säilytysaika
Rinnakkain on kaksi aikarajaa, joita ei pidä sekoittaa.
Säilytysaika on teidän päätöksenne: kuinka kauan tallenne on kuunneltavissa palvelussa. Varmuuskopioiden säilytys on ylläpitäjän tekninen toimenpide: kuinka kauan kopiota koko palvelusta säilytetään, jotta se voidaan palauttaa häiriön jälkeen.
Kun poistatte tallenteen, se katoaa palvelusta. Kopio voi säilyä varmuuskopioissa niiden vanhenemiseen asti. Tämä kopio ei ole käyttäjien saatavilla; sitä käytetään vain palautukseen. Mainitkaa se informaatiossanne ja selosteessanne: se on oikeampaa kuin väittää poiston olevan välitön ja täydellinen.
Usein kysyttyä
Voiko yrityksen kaikki puhelut tallentaa?
CNIL:n mukaan pysyvä tai järjestelmällinen tallennus ei ole sallittua, ellei erityinen säädös sitä salli. Tallentakaa linjat, joilla on käyttötarkoitus.
Pitääkö soittajalle ilmoittaa?
Kyllä, puhelun alussa, ja hänellä on oltava mahdollisuus vastustaa ennen keskustelun päättymistä.
Kenen pitää voida kuunnella?
Vain käyttötarkoituksen kannalta asianomaisten henkilöiden. Katso Kuka voi kuunnella tallenteita Klytic Telissä.
Minne tallenteet tallennetaan?
Puhelinalustalle muiden puhelun jälkien kanssa. Katso Mitä puhelinalusta tietää yrityksestänne.
Klyticin asema
Puheluiden tallennus on Klytic Telin toiminto, joka on saatavilla Peruslinjasta alkaen. Sitä ei oteta käyttöön kaikkialla oletuksena: valitsette yhdessä Klyticin kanssa linjat tai jonot, joilla sillä on käyttötarkoitus. Keskustelujen litterointi ja tiivistelmä kuuluvat Business-linjaan; ne ovat johdettuja tietoja, jotka sääntönne on katettava.
Tallenteet säilytetään organisaatiollenne omistetulla puhelinpalvelimella valitsemallanne hosting-alueella tai palvelimillanne. Säilytysaika määräytyy sääntönne mukaan. Klytic ei määritä lakisääteistä säilytysaikaa puolestanne eikä korvaa tietosuojavastaavaanne.
Puhelinpalvelut varmuuskopioidaan päivittäin, ja varmuuskopioita säilytetään 30 päivää. Poistetun tallenteen kopio voi siis säilyä varmuuskopioissa enintään 30 päivää olematta käyttäjien saatavilla. Henkilötietojen käsittelysopimus toimitetaan allekirjoituksen yhteydessä.
Tämä sivu kuvaa yleisen kehyksen. Se ei korvaa tietosuojavastaavanne tai neuvonantajanne lausuntoa eikä toimialaanne koskevia säädöksiä.
Oikeudellinen tilanne 11. lokakuuta 2026. Säilytysaikojen vertailukohdat (kuusi kuukautta tallenteille, vuosi analyysiasiakirjoille) ovat peräisin CNIL:n ohjeesta ”L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail”, joka on julkaistu vuonna 2009 ja jonka CNIL on merkinnyt vanhentuneeksi ja päivitettäväksi. Toimialakohtainen säädös voi määrätä toisen säilytysajan.
Lähteet
Tarkistettu lokakuussa 2026.
- CNIL, ”L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail” (julkaistu 5. toukokuuta 2009, merkintä ”vanhentunut, päivitys käynnissä”): hyväksytyt käyttötarkoitukset, pysyvän tai järjestelmällisen järjestelyn kielto ilman säädöstä, tallentamattomat linjat henkilökohtaisille puheluille, henkilöstön edustajien, työntekijöiden ja soittajien informointi, vastustamisoikeus, rajattu pääsy ja jäljitettävyys, tallenteiden säilytys enintään kuusi kuukautta ja analyysiasiakirjojen enintään vuosi. cnil.fr
- GDPR, 5 artikla: käyttötarkoitussidonnaisuus ja säilytyksen rajoittaminen. cnil.fr
- Klytic, Klytic Tel -sivu: puheluiden tallennus Peruslinjasta alkaen, litterointi ja tiivistelmä Business-linjassa. klytic.com
- Klytic, usein kysytyt kysymykset: Klytic Telin päivittäinen varmuuskopiointi, säilytys 30 päivää. klytic.com
