Salvestamine on andmetöötlus
Salvestis sisaldab töötaja ja tema vestluspartneri häält, sageli nende nime, mõnikord vestluse käigus öeldud tundlikku teavet. See on isikuandmete töötlemine isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) tähenduses. Artikli 5 kaks põhimõtet kehtivad otseselt: andmed kogutakse kindlaksmääratud, selgesti väljendatud ja õiguspärastel eesmärkidel ning neid säilitatakse mitte kauem, kui see on nende eesmärkide jaoks vajalik.
Kestust ei valita seega esimesena. See tuletatakse eesmärgist. Ettevõte, kes ei oska öelda, miks ta salvestab, ei oska öelda, kui kaua ta säilitab.
Lubatud eesmärgid ja mida need õigustavad
CNIL-i teabeleht kõnede pealtkuulamise ja salvestamise kohta töökohal nimetab lubatud eesmärke: töötajate koolitamine, nende hindamine, teenuse kvaliteedi parandamine ning õigusaktis ette nähtud piiratud juhtudel lepingu või tehingu tõendamine. Lahendus peab vastama tunnustatud vajadusele ja jääma eesmärgiga proportsionaalseks.
| Eesmärk | Mida säilitada | Kes peab kuulama |
|---|
| Koolitus | Mõned valitud kõned ühe koolituse või tsükli ajaks | Koolitaja, asjaomane töötaja |
| Hindamine ja kvaliteet | Analüüsitabeli jaoks vajalikud kõned; tabel ise | Meeskonna- või kvaliteedijuht |
| Tehingu tõendamine | Kõned, mis sisaldavad kohustust, kui õigusakt seda ette näeb | Lepinguid või vaidlusi haldav osakond |
Sama teabeleht seab piirid. Tööandja ei tohi rakendada püsivat ega süstemaatilist pealtkuulamis- või salvestussüsteemi, välja arvatud eriõigusakti alusel. Kõigi kõnede salvestamine ebaüleviisakuse ärahoidmiseks ei ole lubatud: töötaja käivitatud salvestist peetakse vähem sekkuvaks. Töötajad peavad saama teha isiklikke kõnesid salvestamata liinidel või salvestamise välja lülitada; sama kehtib töötajate esindajate kohta nende volituste täitmisel.
Teavitamine ja kuulamise piiramine
Teavitamine tuleb enne sisselülitamist.
- Töötajate esindajaid teavitatakse ja nendega konsulteeritakse enne süsteemi kasutuselevõttu.
- Töötajad teavad, millal neid võidakse kuulata või salvestada, miks, kes ja kui kaua.
- Vestluspartnereid teavitatakse kõne alguses, tavaliselt lühikese teatega, mis viitab täielikule teabele. CNIL täpsustab, et neid tuleb enne vestluse lõppu teavitada nende vastuvõtmisõigusest.
- Töötlemistoimingute registris mainitakse süsteemi ja kaasatakse andmekaitsespetsialist, kui see on määratud.
Juurdepääs peab olema piiratud eesmärgiga seotud osakondadega, volituste ja tehtud toimingute jälgitavusega. Praktikas: kuulamisõigus on vähestel inimestel, see õigus on eraldi helistamisõigusest ja volitatud isikute nimekirja vaadatakse korrapäraselt üle. Klytic Teli puhul kirjeldab rakendamist juhend Kes saab Klytic Telis salvestisi kuulata.
Kestused: mida ütleb CNIL
CNIL-i teabeleht annab töökohal tehtud salvestiste kohta kaks pidepunkti:
- salvestisi võib säilitada kuni kuus kuud, välja arvatud juhul, kui õigusakt nõuab erikestust või on eripõhjendus;
- analüüsidokumente, aruandeid või hindamistabeleid võib säilitada kuni ühe aasta.
Samuti soovitab see head tava: kasutada salvestisi järgnevate päevade jooksul, koostada analüüsidokumendid ja seejärel salvestised kiiresti kustutada. Kuus kuud on ülempiir, mitte siht.
Need pidepunktid ei kata kõiki juhtumeid. Mõnel valdkonnal on oma õigusaktid, mis nõuavad kohustust sisaldavate kõnede puhul pikemat või lühemat kestust. Kui teie tegevus on reguleeritud, on valdkondlik reegel ülimuslik: kontrollige seda oma andmekaitsespetsialisti või nõustajaga enne oma reegli kehtestamist.
Siin kasutatud CNIL-i leht pärineb aastast 2009 ja kannab märget „aegunud, uuendamisel“. Vaatamise kuupäeval on see endiselt asutuse avaldatud viide sellel teemal. Kontrollige enne oma reegli kinnitamist, kas on olemas uuem versioon.
Meetod oma kestuse määramiseks
- Kirjutage eesmärk üles liini või järjekorra kaupa: klienditeenindus kvaliteedi jaoks, müügiosakond tõendamiseks ja nii edasi.
- Piirake ulatust: salvestatakse ainult liine, mille salvestamiseks on põhjus.
- Määrake kestus igale eesmärgile, ületamata CNIL-i pidepunkti, välja arvatud õigusakti või kirjaliku põhjenduse korral.
- Käsitlege tuletatud andmeid: transkriptsioonidel, kokkuvõtetel, analüüsitabelitel ja e-posti kopeeritud kõneposti sõnumitel on oma kestus. Helifaili kustutamine ei kustuta selle transkriptsiooni.
- Vaadake üle reegel ja volitatud isikute nimekiri vähemalt kord aastas.
Varundus ei ole säilitamisaeg
Koos eksisteerivad kaks kella ja neid ei tohi segi ajada.
Säilitamisaeg on teie otsus: kui kaua salvestis on teenuses kuulamiseks kättesaadav. Varukoopiate säilitamine on käitaja tehniline meede: kui kaua hoitakse kogu teenuse koopiat, et seda pärast intsidenti taastada.
Kui kustutate salvestise, kaob see teenusest. Koopia võib varukoopiates säilida kuni nende aegumiseni. See koopia ei ole kasutajatele kättesaadav; seda kasutatakse ainult taastamiseks. Mainige seda oma teavituses ja registris: see on õiglasem kui väita kohest ja täielikku kustutamist.
Korduma kippuvad küsimused
Kas ettevõtte kõiki kõnesid võib salvestada?
CNIL märgib, et püsiv või süstemaatiline salvestamine ei ole lubatud, välja arvatud eriõigusakti alusel. Salvestage liine, millel on eesmärk.
Kas vestluspartnerit tuleb teavitada?
Jah, kõne alguses, koos võimalusega esitada vastuväide enne vestluse lõppu.
Kes peab saama kuulata?
Ainult eesmärgiga seotud inimesed. Vt Kes saab Klytic Telis salvestisi kuulata.
Kus salvestisi hoitakse?
Telefoniplatvormil koos kõne teiste jälgedega. Vt Mida telefoniplatvorm teie ettevõttest teab.
Klyticu positsioon
Kõnede salvestamine on Klytic Teli funktsioon, mis on saadaval alates Põhiliinist. Seda ei lülitata vaikimisi kõikjal sisse: valite koos Klyticuga liinid või järjekorrad, kus sellel on eesmärk. Vestluste transkriptsioon ja kokkuvõte kuuluvad Business-liini; need on tuletatud andmed, mida teie reegel peab katma.
Salvestisi hoitakse teie organisatsioonile eraldatud telefoniserveris valitud majutuspiirkonnas või teie serverites. Säilitamisaeg määratakse teie reegli järgi. Klytic ei määra seadusjärgset kestust teie eest ega asenda teie andmekaitsespetsialisti.
Telefonsidet varundatakse iga päev, säilitamisega 30 päeva. Kustutatud salvestise koopia võib seega varukoopiates säilida kuni 30 päeva, olemata kasutajatele kättesaadav. Andmetöötlusleping antakse üle allkirjastamisel.
See leht kirjeldab üldist raamistikku. See ei asenda teie andmekaitsespetsialisti või nõustaja arvamust ega teie valdkonna õigusakte.
Õiguslik seis 11. oktoobri 2026 seisuga. Kestuse pidepunktid (kuus kuud salvestiste ja üks aasta analüüsidokumentide puhul) pärinevad CNIL-i teabelehelt „L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail“, mis avaldati 2009. aastal ja mille CNIL on märkinud aegunuks ja uuendamisel olevaks. Valdkondlik õigusakt võib nõuda teistsugust kestust.
Allikad
Vaadatud oktoobris 2026.
- CNIL, „L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail“ (avaldatud 5. mail 2009, märge „aegunud ja uuendamisel“): lubatud eesmärgid, püsiva või süstemaatilise süsteemi keeld, välja arvatud õigusakti alusel, salvestamata liinid isiklike kõnede jaoks, töötajate esindajate, töötajate ja vestluspartnerite teavitamine, vastuvõtmisõigus, piiratud juurdepääs ja jälgitavus, salvestiste säilitamine kuni kuus kuud ja analüüsidokumentide säilitamine kuni üks aasta. cnil.fr
- IKÜM, artikkel 5: eesmärgipärasuse ja säilitamise piiramise põhimõte. cnil.fr
- Klytic, Klytic Teli leht: kõnede salvestamine alates Põhiliinist, transkriptsioon ja kokkuvõte Business-liinil. klytic.com
- Klytic, korduma kippuvad küsimused: Klytic Teli igapäevane varundus, säilitatakse 30 päeva. klytic.com
