Säilitamine, arhiveerimine, varundus: kolm tähtaega
Neid kolme sõna aetakse sageli segi. Need ei vasta samale küsimusele.
| Küsimus | Tavaline kestus |
|---|
| Varundus | Pärast intsidenti tagasi minna | Päevad või nädalad |
| Arhiveerimine | Hoida dokumenti, mida igapäevaselt enam ei kasutata, muutmata ja kättesaadavana | Kohustuse või kasutuse kestus |
| Säilitamine | Kui kaua dokument peab või võib olemas olla | Määratud õigusakti, lepingu või sisemise otsusega |
Isikuandmete puhul kirjeldab CNIL kolme etappi. Aktiivne andmebaas seni, kuni andmed teenivad eesmärki, milleks need koguti. Vahearhiveerimine, kui andmed seda eesmärki enam ei teeni, kuid on endiselt kasulikud, näiteks kohtuvaidluse või seadusjärgse kohustuse tõttu: siis hoitakse neid eraldi ja volitatud isikud vaatavad neid vaid aeg-ajalt. Lõpuks lõpparhiveerimine teatud teabe puhul, mida hoitakse selle väärtuse tõttu. See jaotus sobib hästi kõigile dokumentidele.
Varundusel on oma juhend: versioonihaldus, replikatsioon ja varundus. Kolmekümnepäevane varukoopia ei ole arhiveerimine.
Mida arhiveerimispoliitika määrab
Poliitika mahub mõnele leheküljele. See vastab iga dokumendiliigi kohta seitsmele küsimusele:
- mida: dokumendiliik (arved, lepingud, personalitoimikud, protokollid);
- kui kaua ja alates millest: majandusaasta lõpp, lepingu lõpp, töötaja lahkumine;
- kus: milline kaust, milline osakond, milline majutus;
- millisel kujul: paberoriginaal, digikoopia, failivorming;
- kes vastutab: üks vastutaja iga liigi kohta, mitte „IT“;
- kellel on veel juurdepääs: arhiiv ei ole avatud kõigile, kes aktiivset toimikut nägid;
- mis saab lõpuks: hävitamine, alaline säilitamine või üleandmine kolmandale osapoolele, koos otsuse jäljega.
Kõik algab inventuurist. Ilma selleta on poliitika loosung: see määrab tähtajad dokumentidele, mille asukohta keegi ei tea.
Õigusaktidest tulenevad tähtajad
Prantsusmaal on mitu tähtaega määratud seadusega. Ametlik veebileht Service Public Entreprendre koondab need koos viidetega. Siin on mõned ettevõtte jaoks kõige tavalisemad:
| Dokument | Kestus | Alguspunkt | Viidatud õigusakt |
|---|
| Raamatupidamisraamatud ja -registrid | 10 aastat | Majandusaasta lõpp | Code de commerce, art. L123-22 |
| Algdokumendid (tellimused, saatelehed, arved) | 10 aastat | Majandusaasta lõpp | Code de commerce, art. L123-22 |
| Maksudokumendid (üldreegel) | 6 aastat | Viimane mainitud toiming või koostamise kuupäev | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Lepingud ja ärikirjavahetus | 5 aastat | Sõltuvalt kohalduvast aegumistähtajast | Code de commerce, art. L110-1 kuni L110-4 |
| Palgatete koopia (tööandja) | 5 aastat | Teabelehel täpsustamata | Code du travail, art. L3243-1 kuni L3243-5 |
| Personali ühtne register | 5 aastat | Töötaja lahkumine | Code du travail, art. R1221-26 |
Kolm märkust. Ühele dokumendile võib kehtida mitu tähtaega: arve on nii raamatupidamisdokument kui ka maksudokument. Varjatud tegevuse korral pikeneb maksualane tähtaeg kümne aastani. Ja see tabel kehtib ainult Prantsusmaal: tegevusvaldkond (tervishoid, pangandus, kindlustus) ja lugeja riik muudavad tähtaegu. Kõigile ettevõtetele kehtivat ühtset tabelit ei ole.
Personalitoimikud ja isikuandmed
Isikuandmeid sisaldavat dokumenti ei hoita lõputult. Isikuandmete kaitse üldmäärus nõuab piiratud säilitusaega, mille vastutav töötleja määrab eesmärgi järgi, nagu tuletab meelde CNIL.
Personalivaldkonna jaoks avaldas CNIL 2026. aasta aprillis säilitustähtaegade juhise, mis on korraldatud tegevuste kaupa: värbamine, haldusasjad, töötasu, tööõnnetused, rikkumisest teatamine. See juhis on soovituslik: selle järgimine ei ole kohustuslik. Seevastu on mõned selles esitatud tähtajad kehtestatud õigusaktidega ja tööandja ei saa neist kõrvale kalduda. Ühele töötlemisele võib kehtida mitu tähtaega.
Praktikas vajab dokumendihaldussüsteemis hoitav personalitoimik kahte reeglit: kes saab seda pärast töötaja lahkumist veel avada ja millal see kustutatakse. Hoidmine „igaks juhuks“ ei ole reegel.
Vorming ja loetavus kümne aasta pärast
Faili hoidmine kümme aastat on kasutu, kui keegi ei saa seda avada. Oluline on asukoht, aga ka vorming:
- eelistage avatud ja dokumenteeritud vorminguid ning tõendusjõuga dokumentide puhul lukustatud dokumenti (PDF) muudetava faili asemel;
- ärge sõltuge tarkvarast, mis võib kaduda või litsentsi muuta;
- säilitage metaandmed: kuupäev, tüüp, säilitusaeg, vastutaja, ilma milleta on arhiiv lihtsalt failihunnik;
- nähke ette lahkumine: arhiive peab saama eksportida standardvormingutes, kui vahetate teenusepakkujat.
Paberoriginaali digikoopia tõendusjõule kehtivad omad reeglid. Enne originaalide hävitamist kontrollige seda oma raamatupidaja või nõustajaga.
Näide: poliitika poole päevaga
Hüpoteetiline juhtum. Neljakümne töötajaga VKE kogub kokku raamatupidaja, personalijuhi ja tegevjuhi. Poole päevaga loetlevad nad kuus dokumendiliiki.
Tarnijate arved läbivad kinnitusringi ja paigutatakse seejärel aastate kaupa; neid hoitakse kümme aastat pärast majandusaasta lõppu. Kliendilepingud paigutatakse kliendi kaupa ja neid hoitakse viis aastat pärast lõppemist. Personalitoimikud asuvad piiratud juurdepääsuga kaustas; nende tähtajad järgivad CNIL-i juhist, mida kontrollitakse iga dokumendi puhul. Mustanditel ja töödokumentidel poliitikat ei ole: need elavad ja kaovad koos projektidega.
Igal aastal veebruaris tuvastab raamatupidaja tähtaja ületanud toimikud, laseb nende hävitamise kinnitada ja paneb otsuse kirja. Poliitika mahub kahele leheküljele.
Sagedased vead
- Kõige hoidmine. Isikuandmete puhul ei ole see ettevaatlik ja see muudab otsingu aeglasemaks.
- Varukoopia pidamine arhiiviks. See kustub säilitusaja lõppedes.
- Arhiveerimine e-postis. E-kirja manusel ei ole liigitust, kinnitusringi ega säilitusaega. Sõnumite arhiveerimine on eraldi teema.
- Koopiate unustamine. Manused, sünkroonitud tööjaamad, USB-mälupulgad: dokumendihaldussüsteemis tehtud puhastus neid ei kustuta.
Korduma kippuvad küsimused
Kas kõike võib hoida lõputult?
Isikuandmeteta dokumentide puhul on see võimalik, kuid kulukas ja raskesti hallatav. Isikuandmete puhul mitte: säilitusaeg peab piirduma eesmärgiga.
Kas kolmekümnepäevane varukoopia on arhiveerimine?
Ei. See on mõeldud pärast intsidenti tagasi minemiseks. Vt versioonihaldus, replikatsioon ja varundus.
Kas e-kirju tuleb arhiveerida?
See on eraldi teema oma tööriistadega. Vt sõnumite arhiveerimine.
Kuidas leida arhiiv viie aasta pärast üles?
Püsiva liigituse ja hoiule panemisel lisatud siltide abil. Vt dokumendi leidmine, sildistamine ja ringlusse saatmine.
Kus peaks arhiive majutama?
Asukoha ja haldaja küsimust käsitleb juhend mis on suveräänne pilv?
Klyticu positsioon
Klytic Docs hoiab kaustu, versioone ja silte kliendi eraldi instantsis nii kaua, kui klient need sinna jätab. Kinnitusringid paigutavad ja säilitavad dokumendi pärast heakskiitmist, nagu avaldatud näites toodud tarnija arve. Grupipõhised õigused võimaldavad piirata juurdepääsu arhiivikaustale. Teie andmeid saab igal ajal eksportida standardvormingutes ja need jäävad eksporditavaks kolmkümmend päeva pärast lepingu lõppu, enne kui need kustutatakse.
Kahte asja ei tohi segi ajada. Klyticu varundus kestab kolmkümmend päeva: see kaitseb intsidendi eest, see ei ole kümneaastane arhiveerimine. Klytic Maili jaoks pakutav seadusjärgne arhiveerimine on e-posti lisavõimalus: see ei muuda Klytic Docsi tõendusjõuliseks arhiveerimissüsteemiks.
Poliitika ise (dokumendiliigid, tähtajad, hävitamised) jääb ettevõtte otsuseks, mida rakendavad tema administraatorid. Majutus on võimalik mis tahes geograafilises tsoonis, mis vastab kohalduvale jurisdiktsioonile, sõltuvalt teenuste kättesaadavusest, eelkõige Euroopas või Mauritiusel, või kliendi serverites. Klytic ei ole SecNumCloudi kvalifikatsiooniga pakkumine.
See leht kirjeldab üldist raamistikku. See ei asenda teie raamatupidaja ega nõustaja arvamust.
Õiguslik seis 11. oktoobri 2026 seisuga. Viidatud tähtajad on Prantsusmaa õiguse tähtajad, nagu neid esitab ametlik veebileht Service Public Entreprendre, mis viitab eelkõige Code de commerce’i artiklile L123-22 ja Livre des procédures fiscales’i artiklile L102 B. Need erinevad riigiti, valdkonniti ja dokumendi liigi järgi.
Allikad
Vaadatud oktoobris 2026.
- Service Public Entreprendre (Prantsusmaa peaminister), ettevõtete dokumentide säilitustähtajad: 10 aastat raamatupidamisraamatutele ja algdokumentidele (C. com., art. L123-22), 6 aastat maksudokumentidele (LPF, art. L102 B), 5 aastat ärilepingutele, personalidokumentide tähtajad. service-public.gouv.fr
- CNIL, andmete säilitustähtajad: eesmärgi järgi määratud piiratud tähtaeg; aktiivne andmebaas, vahearhiveerimine, lõpparhiveerimine. cnil.fr
- CNIL, personalijuhtimise säilitustähtaegade juhis (aprill 2026): soovituslik, korraldatud tegevuste kaupa; mõned tähtajad on kehtestatud õigusaktidega. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: seadusjärgne arhiveerimine lisavõimalusena. klytic.com
- Klytic, Majutus ja suveräänsus: eksport igal ajal standardvormingutes, andmed eksporditavad 30 päeva pärast lepingu lõppu, seejärel kustutatakse. klytic.com
