Was nach außen geht, wenn ein Dokument an einen KI-Dienst gesendet wird
Eine Datei an einen Online-Assistenten zu senden oder ein KI-Werkzeug an einen Dokumentenbereich anzubinden, gibt mehr preis als den Text des Dokuments:
- den Inhalt, vollständig oder in Auszügen;
- die Metadaten: Dateiname, Autor, Ordnerpfad. „Kunden/Dupont/Rechtsstreit 2026“ sagt bereits viel aus;
- die Anfrage selbst: „Finde die Verträge, die wir ohne Vertragsstrafe kündigen können“ verrät eine Absicht;
- die Protokolle des Anbieters: Anfragen und Antworten, aufbewahrt nach seinen Bedingungen;
- einen abgeleiteten Index: Um nach Bedeutung zu suchen, erstellt ein Werkzeug eine Darstellung des Inhalts, die eine Form von Kopie ist;
- die spätere Nutzung: Je nach Vertrag können die Daten zur Verbesserung des Modells dienen.
Hinzu kommt die Frage des für den Anbieter geltenden Rechts, behandelt in Ihr Unternehmen vor dem CLOUD Act schützen.
Die Bedingungen einer Verarbeitung vor Ort oder in der Instanz
Die CNIL (französische Datenschutzbehörde) empfiehlt für den Einsatz generativer KI, eine sichere Bereitstellungsart zu wählen, beispielsweise durch Bevorzugung lokaler, sicherer und spezialisierter Systeme. Andernfalls verlangt sie zu bestimmen, inwieweit der Dienstleister die bereitgestellten Daten wiederverwenden kann, und die Nutzung entsprechend anzupassen. Konkret sind es sechs Fragen:
- Wo läuft das Modell? Auf dem Arbeitsplatzrechner, auf einem Server des Unternehmens, in der Instanz des DMS-Dienstleisters oder bei einem externen KI-Anbieter.
- Wer betreibt es? Das Unternehmen, das das Modell betreibt, hat Zugriff auf das, was es liest.
- Werden Anfragen und Auszüge protokolliert? Wie lange, und wer kann diese Protokolle lesen?
- Dienen die Dokumente zur Verbesserung des Modells? Die Antwort muss im Vertrag stehen.
- Beachtet der Index die Berechtigungen? Eine Person darf nicht durch eine Frage an die KI den Inhalt eines Ordners erhalten, den sie nicht öffnen darf.
- Was geschieht mit dem Index, wenn ein Dokument gelöscht wird? Andernfalls gilt die Aufbewahrungsfrist nur für die Datei, nicht für ihre Kopie.
Die CNIL empfiehlt außerdem, die Nutzung durch eine Liste des Erlaubten und Verbotenen zu regeln, etwa dem System keine personenbezogenen Daten zu übergeben, wenn dies nicht vorgesehen ist.
Was die KI tut und was sie nicht entscheidet
Gut eingerahmt kann eine KI Schlagwörter vorschlagen, ein Datum, einen Betrag oder einen Lieferantennamen extrahieren oder eine in Alltagssprache formulierte Suche beantworten. Das sind Vorschläge. Sie irren sich manchmal, und selten auf sichtbare Weise.
Sie ersetzt drei Entscheidungen nicht:
- die Ordnerstruktur: Wem welcher Ordner gehört, wo ein Vertrag abgelegt wird. Eine automatische Ablage in einer Struktur, über die niemand entschieden hat, bleibt Unordnung;
- die Berechtigungen: Die KI weiß nicht, wer die Gehaltsabrechnung sehen darf;
- die Aufbewahrungsfrist: Sie ergibt sich aus einer Rechtsvorschrift oder einer Richtlinie, siehe Dokumente aufbewahren und archivieren.
Bei Dokumenten, die das Unternehmen verpflichten, gibt ein Mensch frei. Das ist die Aufgabe des Freigabeprozesses, nicht des Modells.
Die Grenze: Ein von Ihrem Dienstleister betriebenes Modell bleibt ein Zugriff
Das Modell beim DMS-Dienstleister laufen zu lassen, vermeidet, die Dokumente an Dritte zu senden. Das bedeutet aber nicht, dass kein Zugriff besteht. Um ein Dokument zu lesen, muss das Modell es im Klartext sehen. Der Betreiber, der das Modell laufen lässt, hat daher technisch Zugriff auf den Inhalt, so wie bei der Wiederherstellung eines Backups oder bei einem Support-Einsatz.
Die Verschlüsselung macht diesen Kompromiss sichtbar. Ein an der Quelle verschlüsseltes Dokument, mit einem aus dem Benutzerkonto abgeleiteten Schlüssel, ist für den Betreiber unlesbar. Es ist auch für ein Modell unlesbar, das auf dem Server läuft. Je nach Verschlüsselungsart des Ordners gewinnen Sie Vertraulichkeit oder serverseitige Verarbeitung, selten beides. Die Frage, wer die Schlüssel hält, wird in Was ist eine souveräne Cloud? vertieft.
Beispiel: Klauseln in Verträgen wiederfinden
Hypothetischer Fall. Eine Kanzlei mit fünfzehn Personen möchte alle Verträge finden, die ein Wettbewerbsverbot enthalten. Drei Optionen.
Ein Online-Assistent für Endverbraucher. Man lädt die Verträge dort hoch. Der Inhalt, die Kundennamen und die Anfrage verlassen das Unternehmen. Ihre Aufbewahrung und Wiederverwendung hängen von den Bedingungen des Dienstes ab.
Ein Modell auf einem Server des Unternehmens. Es indexiert nur den Ordner „Verträge“, mit den Berechtigungen des Ordners. Die Protokolle sind begrenzt und werden vom Administrator gelesen. Der Inhalt verlässt die Infrastruktur nicht, aber dieser Server muss betrieben und aktualisiert werden.
Keine KI. Ein Schlagwort „Wettbewerbsverbot“ wird bei der Ablage im Freigabeprozess gesetzt. Die Suche nach Schlagwort findet die Verträge in wenigen Sekunden. Für einen wiederkehrenden, klar definierten Bedarf reicht das oft aus.
Die richtige Wahl hängt davon ab, wie oft die Frage gestellt wird und wie sensibel die Dokumente sind, nicht vom Reiz des Werkzeugs.
Nicht mit der Transkription von Besprechungen verwechseln
Eine Videokonferenz kann eine Transkription und eine Zusammenfassung erzeugen. Das ist eine Verarbeitung der Besprechung, keine Ablage von Dateien. Die Zusammenfassung wird zu einem Dokument wie jedes andere: Sie wird nach denselben Regeln abgelegt, geteilt und aufbewahrt. Sie macht das DMS nicht „intelligent“.
Häufige Fragen
Kann man einen KI-Assistenten für Endverbraucher für interne Dokumente nutzen?
Erst nachdem man seine Bedingungen gelesen hat: Aufbewahrung der Anfragen, Wiederverwendung der Daten, anwendbares Recht. Die CNIL empfiehlt, die Nutzung zu regeln.
Ist eine lokal installierte KI zwangsläufig sicher?
Nein. Sie vermeidet den Abfluss der Daten, aber Berechtigungen des Index, Protokolle und Löschung müssen trotzdem geregelt werden.
Kann die KI die Aufbewahrungsfristen festlegen?
Nein. Sie ergeben sich aus den Rechtsvorschriften und Ihrer Richtlinie. Siehe Dokumente aufbewahren und archivieren.
Und bei der E-Mail-Filterung durch KI?
Das Thema hat einen eigenen Ratgeber: KI und Vertraulichkeit der Filterung.
Kann man Klytic Docs um eine KI ergänzen?
Ja, durch eine Erweiterung, die Sie Ihrer Instanz hinzufügen. Prüfen Sie vor der Aktivierung anhand der Fragen dieses Ratgebers, wo das Modell läuft und was es speichert.
Wie ordnet man ohne KI?
Mit Teamordnern, Schlagwörtern und einem Freigabeprozess. Siehe ein Dokument wiederfinden, verschlagworten und in Umlauf bringen.
Wo Klytic steht
Klytic Docs enthält standardmäßig keine KI: Die Ablage beruht auf Teamordnern, Schlagwörtern, Freigabeprozessen und der Suche. Wenn Sie es wünschen, können Sie Ihrer Instanz, deren Administrator Sie sind, eine KI-Erweiterung hinzufügen. Die Fragen dieses Ratgebers gelten dann für diese Erweiterung: wo das Modell läuft, wer es betreibt, was gespeichert wird und was die Instanz verlässt.
Die in Klytic Docs enthaltene Videokonferenz ermöglicht Aufzeichnung, Transkription, Übersetzung und Zusammenfassung von Besprechungen in der Instanz des Kunden. Das ist ein Besprechungsdienst, kein intelligentes DMS. Sie wird für eine begrenzte Zahl von Benutzern bereitgestellt; die Unterstützung einer großen Zahl von Benutzern bei Videokonferenzen erfolgt nach individuellem Angebot.
Bei an der Quelle verschlüsselten Dokumenten wird der Schlüssel aus dem Konto des Kunden erzeugt: Klytic kann ihren Inhalt nicht lesen. Die Daten, die der Dienst verarbeiten muss, werden im Ruhezustand mit von Klytic verwalteten Schlüsseln verschlüsselt. Auf Seiten von Klytic sind technische Zugriffe personenbezogen und protokolliert.
Bei E-Mails verwendet Klytic MTA ein von Klytic oder in der Instanz des Kunden betriebenes Modell, nicht einen Dienst für Endverbraucher, um ausschließlich Nachrichten mit mehrdeutigem Score zu beurteilen. Einzelheiten stehen im Ratgeber zur Filterung.
Das Hosting ist in jeder geografischen Zone möglich, die der anwendbaren Rechtsordnung entspricht, vorbehaltlich der Verfügbarkeit der Dienste, insbesondere in Europa oder auf Mauritius, oder auf den Servern des Kunden. Klytic ist kein SecNumCloud-qualifiziertes Angebot.
Diese Seite beschreibt einen allgemeinen Rahmen. Sie ersetzt nicht die Prüfung der Bedingungen eines bestimmten KI-Dienstes.
Quellen
Abgerufen im Oktober 2026.
- CNIL, „Comment déployer une IA générative ? La CNIL apporte de premières précisions“ (Wie setzt man generative KI ein? Die CNIL liefert erste Klarstellungen), 18. Juli 2024: lokale, sichere und spezialisierte Systeme bevorzugen; andernfalls die Wiederverwendung der Daten durch den Dienstleister bewerten; die Nutzung regeln, etwa keine personenbezogenen Daten übergeben. cnil.fr
- Klytic, Was ist eine souveräne Cloud?: Schlüssel der an der Quelle verschlüsselten Dokumente aus dem Konto des Kunden erzeugt und für Klytic unlesbar; vom Dienst verarbeitete Daten im Ruhezustand mit von Klytic verwalteten Schlüsseln verschlüsselt. klytic.com
- Klytic, Seite Klytic Docs: Ablage nach Ordnern und Schlagwörtern, Genehmigungsprozesse, Suche. klytic.com
- Klytic, Hosting und Souveränität: technische Zugriffe auf Betrieb und Support beschränkt, personenbezogen und protokolliert. klytic.com
