Det får I
Hver medarbejder ser tre ting: sit personlige område, de teammapper, der er åbne for vedkommendes grupper, og de elementer, som en kollega har delt. Intet andet. Rettighederne styres pr. bruger, pr. gruppe og pr. mappe i en instans, der er dedikeret til jeres virksomhed.
Den rigtige indstilling kan siges i én sætning: én teammappe pr. fast område (afdeling, lokation, selskab), én gruppe pr. persongruppe og individuelle delinger forbeholdt enkeltstående tilfælde.
To lag: kontoen og mappen
Kontoen bestemmer, hvem der kommer ind. Den oprettes, deaktiveres eller slettes af en administrator af jeres instans. Totrinsgodkendelse er tilgængelig for at styrke login.
Mappen bestemmer, hvad personen må gøre, når vedkommende er kommet ind. Tre niveauer er nok i de fleste tilfælde:
| Rettighed | Hvad den tillader | Eksempel |
|---|
| Læsning | Åbne og se | Kvalitetsprocedurer for alle medarbejdere |
| Redigering | Oprette, ændre og slette filer | Salgsafdelingens arbejdsmappe |
| Videredeling | Selv give andre personer adgang | Projektleder, der inddrager kolleger |
Retten til videredeling er den mest følsomme: det er den, der får et dokument ud af det planlagte område. Giv den kun til dem, der har brug for den.
Tænk i grupper, ikke i navne
Så snart teamet er på mere end nogle få personer, så sæt rettighederne på grupper: »Regnskab«, »Værksted Lyon«, »Ledelse«. En gruppe vedligeholdes med ét greb:
- en ny medarbejder: personen tilføjes gruppen og ser straks afdelingens mapper;
- et jobskifte: personen skifter gruppe, og adgangene følger med;
- en person forlader et team: personen forlader gruppen, og adgangen forsvinder uden at røre ved mapperne.
Rettigheder, der sættes navn for navn, ender altid med at afvige fra den reelle organisation. Ingen ved længere, hvorfor en tidligere praktikant stadig kan se tilbudsmappen.
Teammappen: en afdeling, en lokation, et selskab
En teammappe tilhører organisationen, ikke en person. En administrator opretter den, knytter en eller flere grupper til den og fastsætter hver gruppes rettighedsniveau. Filer, der lægges der, bliver liggende, når forfatteren skifter job eller forlader virksomheden.
For mere følsomt indhold inden for en afdeling, for eksempel løn i HR, er det enklest med en separat teammappe, der er åben for en mindre gruppe. Finere rettigheder på en undermappe kan også sættes, når denne indstilling er aktiveret på jeres instans: spørg Klytic-supporten.
Selskab eller datterselskab: i én og samme instans er håndtaget det samme, en gruppe og teammapper pr. selskab. Skal selskaberne isoleres så meget, at ingen fælles administrator ser det andet, er det en anden arkitektur, som er beskrevet i Flere selskaber i Klytic Docs. Tilfældet med en person, der arbejder for to datterselskaber, behandles også dér.
Hvem administrerer hvad
- Administratoren af jeres instans, en person i jeres organisation: opretter konti og grupper, åbner teammapper og fastsætter delingsreglerne for alle.
- En gruppeadministrator, hvis I uddelegerer: administrerer konti i sin gruppe (oprettelse, adgangskode, kvote) uden adgang til de generelle indstillinger. Nyttigt for en lokation eller et datterselskab, der selv håndterer nye medarbejdere.
- Hver bruger: deler sine egne filer inden for de grænser, administratoren har fastsat.
- Klytic-supporten: hjælper jer med at indføre denne organisation og står for vedligeholdelse og gendannelser, inkluderet eller faktureret afhængigt af årsagen (se Find en tidligere version af et dokument). Klytics teknikere griber kun ind, når tjenesten kræver det, og på en sporbar måde. De beslutter ikke på jeres vegne, hvem der ser hvad.
Kontrollér, hvem der har adgang til en fil
Detaljepanelet for en fil eller en mappe viser, hvem den er delt med. Det viser også de personer, der har adgang, fordi en overordnet mappe er delt med dem. Oplysningen er synlig for ejeren og for personer med ret til videredeling. Det er den første kontrol, I bør foretage, før I lægger et følsomt dokument i en eksisterende mappe.
Gennemgå adgange: loggen
Klytic Docs fører en log over adgange og aktivitet i mapperne: oprettelser, ændringer, sletninger, delinger. Den gør det muligt at besvare spørgsmål som »hvem har delt denne mappe?« eller »hvem har slettet denne fil, og hvornår?«. Adgangs- og administrationslogge kan også eksporteres til jeres egne overvågningsværktøjer.
Har I brug for et finere spor, for eksempel blot at en bestemt fil er blevet åbnet, så kontrollér med Klytic-supporten, hvad jeres instans registrerer, før I gør det til en intern regel.
Eksempel: en SMV med 40 medarbejdere
| Teammappe | Gruppe med redigering | Gruppe med læsning |
|---|
| Salg | Sælgere | Ledelse |
| Regnskab | Regnskab | Ledelse |
| HR | HR | ingen |
| Procedurer | Kvalitet | Alle medarbejdere |
Videredeling gives kun til afdelingslederne. En ny sælger tilføjes gruppen »Sælgere«: der er ikke andet at gøre.
Ofte stillede spørgsmål
En medarbejder forlader virksomheden. Hvad gør vi med vedkommendes adgange?
Fjern personen fra sine grupper, hent de personlige filer, og deaktivér derefter kontoen. Fremgangsmåden findes i Dokumenter, når en medarbejder eller et team stopper.
Kan jeg forhindre en gruppe i at dele eksternt?
Ja, administratoren kan udelukke visse grupper fra at oprette delinger. Se Delingslinks, partnere og downloads.
Skal to datterselskaber have to instanser?
Kun hvis ingen fælles administrator må se det andet selskab. De to ordninger sammenlignes i Flere selskaber i Klytic Docs.
En fil er slettet ved en fejl. Hvem kan gendanne den?
Brugeren, fra papirkurven, uden omkostninger. Er papirkurven ikke nok, gendanner Klytic-supporten fra sikkerhedskopierne fra de seneste 30 dage. En sletning ved en fejl er en fejlbetjening: gendannelsen håndteres som en betalt supportsag. Se Find en tidligere version af et dokument.
