Какво получавате
Давате достъп до файл или папка, без да ги изпращате като прикачен файл. Документът остава на мястото си, във вашата инстанция. Знаете кой има достъп, можете да намалите правата или да прекъснете достъпа във всеки момент, а другата страна винаги вижда последната версия.
Вътрешно споделяне
От панела за споделяне на файл или папка изберете колега или група от вашата организация. Определяте правата: преглед, редакция, повторно споделяне. Елементът се появява в неговото пространство.
За цял отдел предпочетете екипна папка, отворена за група, вместо поредица индивидуални споделяния. Настройката на групите е обяснена в Как да определите кой какви документи вижда.
Изпращане на връзка навън
Връзката за споделяне дава достъп до файл или папка на човек, който няма акаунт във вашата инстанция. Адресът съдържа случаен идентификатор, който не може да бъде познат. За всяка връзка настройвате:
- правата: само преглед или качване и редакция. За папка режимът „само качване“ позволява да получавате файлове, без да показвате какво вече съдържа папката;
- парола, която се предава по друг канал, различен от връзката, например по телефона;
- крайна дата, след която връзката автоматично спира да работи;
- бележка за получателя, ако е нужно.
Можете да създадете няколко връзки към една и съща папка, с различни права, и да премахвате всяка поотделно. От Klytic Mail изпращайте тази връзка вместо тежък прикачен файл: получателят вижда актуалната версия.
Предотвратяване на случайно споделяне
Повечето изтичания идват от връзка към грешната папка или от връзка без срок на валидност. Администратор на вашата инстанция може да зададе правила за всички:
- задължителна парола за всички външни връзки;
- крайна дата по подразбиране и максимален срок, който потребителят не може да надвиши;
- разрешаване или забрана на повторното споделяне на получен елемент;
- ограничаване на вътрешните споделяния до членовете на групите на човека;
- забрана за членовете на някои групи да създават споделяния, като могат да получават такива.
За потребителя са достатъчни два навика. Да споделя нужната подпапка, никога родителската папка за удобство. И да проверява в панела за споделяне кой вече има достъп, включително чрез родителска папка, преди да качи чувствителен документ.
Работа с партньор
Правилният инструмент зависи от продължителността и посоката на обмена.
| Ситуация | Действие |
|---|
| Еднократно изпращане на документ | Връзка само за преглед, парола, кратък срок |
| Получаване на документи от клиент | Връзка „само качване“ към специална папка |
| Редовен двупосочен обмен | Специална папка за партньора, връзка с право на редакция, парола, крайна дата, преглеждана при всеки срок |
| Дългосрочно сътрудничество | Акаунт, създаден от администратора във вашата инстанция, в група, която вижда само общата папка |
Папката за партньора се поставя извън чувствителната ви структура от папки. Така твърде широка връзка не може да разкрие нищо друго. За създаването на акаунти за външни хора обсъдете с Klytic ефекта върху оразмеряването на вашия план.
За срещите външните гости се присъединяват към видеоконференцията на Klytic Docs с обикновена връзка, без акаунт. Този достъп до срещата не им отваря вашите папки: документ, показан по време на разговора, се споделя отделно, чрез връзка.
Видеоконференцията се предоставя за ограничен брой потребители. Поддръжката на голям брой потребители на видеоконференция е предмет на отделна оферта.
Чувствителни документи и изтегляния
Документ, показан на екран, винаги може да бъде копиран или сниман. Затова контролът се основава на няколко комбинирани лоста:
- право за преглед без право за редакция;
- при връзка – скриване на бутона за изтегляне. Това затруднява взимането на файла, но не го прави невъзможно;
- кратък срок на валидност и премахване на връзката, щом вече не е нужна;
- проследяване на активността в папката чрез журнала;
- без синхронизиране на чувствителна папка на външен или споделен компютър;
- за това, което никога не бива да излиза – никакви връзки и изключване на съответната група от създаването на споделяния.
Обменът с вашата инстанция е криптиран. В зависимост от начина на криптиране на папката обаче предлаганите опции за споделяне могат да се различават: проверете ги, преди да криптирате папка, предназначена за външни хора.
Пример: папка „Клиенти“ и папка „Заплати“
Дружество за услуги създава две екипни папки.
- Клиенти: всеки клиент има своя подпапка. Ръководителите на проекти създават в нея връзки, защитени с парола и валидни най-много тридесет дни, както изисква администраторът.
- Заплати: отворена само за групата „Заплати“, с право на редакция, без право на повторно споделяне. Групата е изключена от създаването на споделяния. Фишовете за заплата никога не се изпращат чрез връзка.
Ограничения
- Премахването на връзка прекъсва достъпа, но не изтрива копие, вече изтеглено от получателя.
- Връзка, предадена на трето лице, остава използваема от него, ако няма парола. Оттук и смисълът паролата да е задължителна.
- Интегрирането на Klytic Docs с други инструменти на дружеството е разгледано в ръководството Свързване на DMS с ERP, CRM и електронната поща.
