Въпросът, който да решите първо
Преди папките и групите си задайте този въпрос: има ли един и същ човек право да администрира документите на всички дружества?
Администраторът на инстанция създава акаунтите, групите и екипните папки. Следователно той технически може да си даде достъп до всяка папка. В обща инстанция разделянето между дружествата се държи на настройките, които той задава, а не на бариера, която не би могъл да премине.
- Ако отговорът е да (холдинг и дъщерни дружества, управлявани от един и същ екип, утвърдено доверие): една инстанция с отделни обхвати.
- Ако отговорът е не (дружества с различни акционери, субект, който трябва да може да бъде продаден, професионална тайна, свойствена на дадена дейност): инстанция за всяко дружество.
Режим 1: инстанция за всяко дружество
Това е силната изолация. Klytic Docs винаги работи върху специално заделена инстанция: независимо от начина на хостване, вашите файлове не се смесват с тези на никой друг клиент. Същият принцип се прилага между дружествата от група, които искат тази бариера.
- Всяка инстанция има собствени акаунти, собствени администратори и собствени правила за споделяне.
- Всяка инстанция криптира данните си със собствен ключ, който не се споделя с никоя друга инстанция.
- Всяка инстанция може да бъде хоствана по начина, избран за дружеството: облакът на Klytic, специален сървър или сървърите на дружеството. Зоната на хостване се избира според приложимата юрисдикция, при наличност на услугите.
- Продажба или отделяне става лесно: инстанцията на съответното дружество се прехвърля заедно с него.
Между две инстанции обменът става чрез връзки за споделяне, както с външен партньор: Връзки за споделяне, партньори и изтегляния. Изборът на хостване е описан подробно на страницата Хостинг и суверенитет.
Режим 2: една инстанция, отделни обхвати
Една инстанция е подходяща, когато хората си имат доверие и някои папки са общи за групата. Разделянето се основава на групите и екипните папки:
- Група за всяко дружество, например „Дружество А – персонал“ и „Дружество Б – персонал“, евентуално разделена по отдели.
- Екипни папки за всяко дружество, отворени само за групата на съответното дружество.
- Общи папки за групата (процедури, правилници, шаблони), отворени за преглед от всички.
- Правило за споделяне: администраторът може да ограничи вътрешните споделяния до членовете на групите на всеки човек. Тогава служител на дружество А може да споделя само с колегите от своята група.
- Делегиране, ако всяко дружество управлява новите си служители: администратор на група за всяко дружество създава и управлява акаунтите в своята група, без достъп до общите настройки.
Подробностите за правата по група и папка са в Как да определите кой какви документи вижда.
Сравнение на двата режима
| Критерий | Инстанция за всяко дружество | Обща инстанция |
|---|
| Общ администратор | Не, освен при изричен избор | Да |
| Ключ за криптиране | По един за всяко дружество | Един за инстанцията |
| Общи папки за групата | Чрез връзки за споделяне | Екипни папки, отворени за няколко групи |
| Човек в две дружества | Акаунт във всяка инстанция | Един акаунт, две групи |
| Продажба на дружество | Инстанцията се прехвърля заедно с него | Извличане на папките, което трябва да се организира |
Човек, който работи за две дъщерни дружества
В обща инстанция той е член на двете групи. Следователно вижда двата обхвата, всеки със своите права. Това е очакваното поведение.
Рискът е той да стане мост: като премести или сподели документ на дружество А към дружество Б. Три настройки ограничават този риск:
- да му се даде само право за преглед в обхвата, в който не трябва да създава документи;
- да не му се дава право на повторно споделяне върху чувствителните папки;
- да се настроят отделно правата му за външно споделяне, за да не излиза документ на едното дружество чрез връзка от името на другото.
Ако този риск е неприемлив, това е знак, че двете дружества спадат към режим 1. Тогава човекът има акаунт във всяка инстанция и всеки акаунт вижда само своето дружество.
Пример: група от три дружества
Холдинг притежава търговско дружество и консултантска кантора, която има задължение за поверителност към клиентите си. Холдингът и търговското дружество споделят една инстанция: група за всяко дружество, отделни екипни папки, обща папка „Група – процедури“. Консултантската кантора има собствена инстанция със собствен администратор. Финансовата директорка, която работи за трите, има акаунт във всяка инстанция.
Смяна на режима по-късно
Начинът на хостване може да се промени, например от облака на Klytic към специално заделена инстанция. Разделянето на обща инстанция на две или обединяването на две е проект, който се подготвя с Klytic: опис на папките, акаунтите и връзките, след това миграция. По-добре е въпросът за общия администратор да бъде решен от самото начало.
