Vad ni får
Tre objekt hanterar gemensamma adresser. Utifrån ser de likadana ut; de beter sig inte på samma sätt.
Alias: en annan adress som levereras till en befintlig brevlåda. Sändlista: en adress som skickar en kopia till flera brevlådor. Delad brevlåda: en gemensam brevlåda, med egen adress, som flera personer öppnar med sina egna konton, enligt de behörigheter de har fått.
| Behov | Objekt | Exempel |
|---|
| En enda person hanterar adressen | Alias | direction@ som levereras till vd:n |
| Alla ska få en egen kopia | Sändlista | equipe-commerciale@ för att informera alla säljare |
| Ett team hanterar meddelandena, och alla ska se vad som har gjorts | Delad brevlåda | contact@, factures@, ekonomiavdelningens brevlåda |
Tumregeln: om två personer riskerar att svara samma kund utan att veta om det behövs en delad brevlåda snarare än en lista. I en delad brevlåda är ett meddelande som lästs, sorterats eller hanterats det för alla.
Vem kan göra det
- Administratören för ert konto, i administrationskonsolen: skapar brevlådor, alias och listor, väljer domäner, sätter behörigheter på delade brevlådor och kvoter.
- Varje användare, i sin webbmejl: sina autosvar, sina filter och delning av sina egna mappar och kalendrar med kollegor.
- Klytics support: lägger till en domän, domänens SPF-, DKIM- och DMARC-poster, och begäranden som går utöver konsolen, till exempel byte av driftform.
En användare skapar inte alias eller brevlådor åt sig själv, utom vid uttrycklig delegering som administratören har beslutat. Regeln undviker adresser som ingen bevakar.
Inrätta en delad brevlåda
- Skapa brevlådan. Administratören skapar en brevlåda med den gemensamma adressen, till exempel factures@. Det är en fullvärdig brevlåda, med eget lagringsutrymme.
- Ge behörigheter, person för person. För varje medarbetare väljer administratören en nivå: bara läsa; hantera innehållet (läsa, sortera, skapa mappar, radera); eller administrera, det vill säga också hantera andras behörigheter till brevlådan. Reservera den sista nivån för avdelningens chef.
- Ställ in sändningen. Det finns två separata behörigheter. ”Skicka som”: mottagaren ser bara den delade brevlådans adress. ”Skicka för räkning av”: mottagaren ser brevlådan och namnet på den som skrev. För factures@ är det första i regel att föredra; för en assistent som skriver åt en delägare är det andra mer transparent.
- Kontrollera på datorerna. De behöriga personerna hittar den delade brevlådan i sin webbmejl, bredvid sin egen. Visningen kan skilja sig i Outlook och på telefon: testa på en enhet av varje typ innan ni meddelar hela teamet.
Lämna aldrig ut lösenordet till en delad brevlåda. Var och en öppnar den med sitt eget konto: då räcker det att ta bort en behörighet när någon slutar, och varje åtgärd kan härledas till en person.
Flera domäner i samma konsol
En koncern som behåller en gemensam drift kan samla alla sina domäner i en och samma administrationskonsol: groupe.fr, enseigne-a.fr, filiale-b.com. Varje domän har egna adresser och egna SPF-, DKIM- och DMARC-poster.
En person som arbetar för två bolag har två möjligheter. Antingen en brevlåda i varje domän, om de två verksamheterna ska hållas åtskilda. Eller en enda brevlåda, med ett alias i den andra domänen, om personen ska hantera allt på ett ställe. I det andra fallet, kontrollera att den adress som väljs för att svara verkligen tillhör rätt bolag.
Ange för Klytic, vid driftstarten, om bolagen ska se varandra i företagets adressbok eller hållas åtskilda.
Hålla enheter åtskilda
Det finns tre nivåer av åtskillnad, från den lättaste till den starkaste.
- Separata domäner på samma plattform: adresserna är åtskilda, men en enda administratör, eller ett enda team, hanterar helheten.
- Administratörsbehörigheter begränsade till en domän: plattformen stöder principen, som låter en ansvarig för ett dotterbolag hantera brevlådorna i sin domän utan att se de andras. Införandet beslutas tillsammans med Klytic, beroende på er driftform; räkna inte med det förrän det har bekräftats skriftligt.
- En dedikerad instans eller server per enhet: när administratörerna inte alls får se varandra, eller när ett bolag kan säljas i morgon, är det den lämpliga nivån. Den införs enligt offert.
Resonemanget är detsamma för dokument: se flera bolag i Klytic Docs.
Kalendrar, mötesrum och företagets adressbok
Kalendrar och adressbok är delade objekt som är skilda från brevlådorna. Klytic Mail innehåller personliga och delade kalendrar, visning av tillgänglighet, bokning av mötesrum och företagets globala adressbok. Åtkomst till en delad brevlåda ger inte nödvändigtvis åtkomst till dess kalender: varje objekt har egna behörigheter. För en assistent som sköter en chefs kalender, ställ in båda.
Tjänstens begränsningar
- Klytic lovar ingen delegering ”per dotterbolag” utöver det som har bekräftats för ert konto.
- Överföring av en befintlig organisation (alias, listor, delade brevlådor från ett annat e-postsystem) ingår i en migrering, som görs enligt offert.
- De funktioner man generellt bör kräva av ett e-postsystem beskrivs i guiden vad ett professionellt e-postsystem ska klara.
Vanliga frågor
Kan en användare själv skapa ett alias?
Nej, det är kontots administratör som skapar det i konsolen. Användaren kan däremot dela sina egna mappar och kalendrar.
Vad händer med adressen för en anställd som slutar?
Den kan förbli aktiv, bli ett alias eller stängas med ett autosvar. Se brevlådan när en anställd slutar.
Kan man helt isolera två dotterbolag?
Ja, med en dedikerad instans eller server per enhet. Driftformerna beskrivs på sidan hosting och suveränitet.
Är ett meddelande som raderats i en delad brevlåda förlorat?
Nej. Det kan först hämtas tillbaka från återvinningsmappen, utan kostnad. Därefter återställer supporten det från säkerhetskopiorna för de senaste 30 dagarna, i ett ärende som ingår eller debiteras beroende på orsaken. Se återställa ett meddelande eller en brevlåda.
