Vad ni får
Inga arbetsdokument går förlorade, ingen åtkomst finns kvar efter avgången, och kollegorna kan fortsätta arbeta utan avbrott. Ordningen spelar roll: först hämtar man, sedan stänger man.
Två olika situationer
| Situation | Huvudåtgärd | Vad personen behåller |
|---|
| Byte av team eller avslutat uppdrag i ett projekt | Ta bort personen från den berörda gruppen | Sitt konto, sitt personliga utrymme, sina övriga grupper |
| Ett helt team eller en extern leverantör slutar | Ta bort gruppen från teammappen, eller töm gruppen | Sina konton, om de används någon annanstans |
| Personen lämnar företaget | Hämta personens filer, inaktivera och slutligen radera kontot | Ingenting |
Om era arbetsmappar är teammappar löses de flesta avgångar genom att en grupp tas bort. Filer som lagts i en teammapp tillhör organisationen: de ligger kvar när upphovspersonen slutar. Inställningen av grupper beskrivs i Styr vem som ser vilka dokument.
Före slutdatumet
Gör dessa kontroller medan personen fortfarande är kvar. Hen vet vad som är viktigt i det egna utrymmet.
- Inventera det personliga utrymmet. Allt som företaget använder ska flyttas till en teammapp: pågående offerter, kundfiler, mallar.
- Överför filerna. I sina inställningar kan personen överföra ägandet av en fil eller mapp till en kollega. Kollegan accepterar överföringen och hittar objekten i sitt utrymme, med sina delningar. För ett dokument som gäller avdelningen är det enklast att flytta det till teammappen.
- Mappar som delats från det personliga utrymmet. Om personen delade en personlig mapp med kollegor, överför eller flytta den innan kontot stängs: annars försvinner den med kontot.
- Externa länkar. Gå igenom de länkar personen har skapat. Ta bort dem som inte längre används. Skapa om de länkar som en kund eller partner fortfarande använder, från ett konto som finns kvar.
- Enheter. Planera för att synkroniseringsklienten kopplas från på personens dator och telefon, och att lokala kopior tas bort från den utrustning som lämnas tillbaka.
Sista dagen: inaktivera kontot
En administratör för er instans inaktiverar kontot. Effekter:
- personen kan inte längre logga in, varken i webbläsaren eller från sina enheter, som slutar synkronisera;
- de publika länkar och e-postdelningar som personen hade skapat slutar fungera;
- som standard förblir de interna delningar som personen hade gjort tillgängliga för kollegorna, som kan fortsätta arbeta;
- personens filer bevaras. Kontot kan återaktiveras utan förlust.
Inaktiveringen är därför ett säkert vänteläge. Den ger tid att kontrollera att inget saknas.
Efter avgången
Om filer finns kvar i ett inaktiverat kontos utrymme kan en samlad överföring till en kollega göras på serversidan. Be Klytics support om det och ange ursprungskontot och det konto som tar över.
Först därefter raderar administratören kontot. Observera: raderingen tar omedelbart bort alla filer i det personliga utrymmet, även dem som personen delade. Den kan bara ångras under några sekunder.
Glömt något efter raderingen? Klytics säkerhetskopior möjliggör en återställning via supporten, från säkerhetskopiorna för de senaste 30 dagarna. För ett konto som raderats för tidigt i samband med en avgång ingår återställningen, med högst 3 begäranden per månad. Detta skyddsnät är ingen arkivering av den anställdes mappar: efter 30 dagar är det som inte har hämtats förlorat.
Exempel: en säljare slutar
En säljare lämnar företaget vid månadens slut. Två veckor innan hjälper hennes chef henne att flytta pågående offerter till teammappen ”Försäljning”. Hon överför till sin efterträdare en personlig mapp som hon delade med två kollegor. Hennes länkar till tre kunder skapas om av efterträdaren, med nytt lösenord. Sista dagen inaktiverar administratören hennes konto. En månad senare, efter kontroll, raderas kontot.
Vad sidan inte omfattar
- Personens e-postbrevlåda hanteras separat: Brevlådan när en anställd slutar.
- Hur länge vissa HR- eller affärsdokument ska bevaras styrs av en arkiveringspolicy: se guiden Bevara viktiga dokument.
- En kopia som redan laddats ner till en privat dator kan inte tas tillbaka av Klytic Docs. Det är en fråga för interna regler och hantering av utrustning.
Vanliga frågor
Ska kontot raderas direkt?
Nej. Inaktivera det först: åtkomsten stängs av och inget går förlorat. Radera det när ni har kontrollerat att inga användbara filer finns kvar.
Hur slipper vi detta arbete nästa gång någon slutar?
Genom att arbeta i teammappar i stället för i personliga utrymmen. Se Styr vem som ser vilka dokument.
En kund använde en länk som den anställda skapat. Vad gör vi?
Skapa om länken från ett konto som finns kvar, med lösenord och slutdatum. Se Delningslänkar, partner och nedladdningar.
Och personens brevlåda?
Den hanteras i Klytic Mail: Brevlådan när en anställd slutar.
