Mida te saate
Ühtki töödokumenti ei kaota, ükski juurdepääs ei jää pärast lahkumist alles ja kolleegid jätkavad tööd katkestuseta. Tegevuste järjekord on oluline: kõigepealt võetakse üle, seejärel suletakse.
Kaks erinevat olukorda
| Olukord | Peamine tegevus | Mis inimesele jääb |
|---|
| Meeskonna vahetus või projektiülesande lõpp | Eemaldada ta asjaomasest grupist | Tema konto, isiklik ala ja muud grupid |
| Kogu meeskonna või teenusepakkuja lahkumine | Eemaldada grupp meeskonnakaustast või grupp tühjendada | Nende kontod, kui neid kasutatakse mujal |
| Ettevõttest lahkumine | Võtta üle tema failid, seejärel deaktiveerida ja lõpuks kustutada tema konto | Mitte midagi |
Kui teie töökaustad on meeskonnakaustad, lahendatakse enamik lahkumisi grupi eemaldamisega. Meeskonnakausta laaditud failid kuuluvad organisatsioonile: need jäävad alles, kui nende autor lahkub. Gruppide seadistamist kirjeldab leht Seadistage, kes näeb milliseid dokumente.
Enne lahkumise kuupäeva
Tehke need kontrollid ajal, mil inimene on veel kohal. Tema teab, mis tema alas on oluline.
- Isikliku ala inventuur. Kõik, mis on ettevõttele vajalik, peab liikuma meeskonnakausta: pooleli olevad pakkumised, kliendifailid, mallid.
- Failide üleandmine. Oma seadetes saab inimene anda faili või kausta omandiõiguse üle kolleegile. Kolleeg nõustub üleandmisega ja leiab elemendid oma alast koos nende jagamistega. Osakonna dokumendi puhul on lihtsaim see meeskonnakausta teisaldada.
- Tema alast jagatud kaustad. Kui ta jagas isiklikku kausta kolleegidega, andke see üle või teisaldage enne sulgemist: vastasel juhul kaob see koos tema kontoga.
- Välised lingid. Vaadake üle tema loodud lingid. Eemaldage need, mida enam ei kasutata. Need, mida klient või partner veel kasutab, looge uuesti kontolt, mis jääb alles.
- Seadmed. Nähke ette sünkroonimiskliendi lahtiühendamine tema arvutis ja telefonis ning kohalike koopiate eemaldamine tagastatud seadmetelt.
Lahkumise päeval: konto deaktiveerimine
Teie instantsi administraator deaktiveerib konto. Tagajärjed:
- inimene ei saa enam sisse logida ei brauseris ega oma seadmetest, mis lõpetavad sünkroonimise;
- tema loodud avalikud lingid ja e-posti teel jagamised lakkavad toimimast;
- vaikimisi jäävad tema tehtud sisemised jagamised kolleegidele kättesaadavaks ja nad jätkavad tööd;
- tema failid säilitatakse. Konto saab uuesti aktiveerida ilma kaota.
Deaktiveerimine on seega turvaline ooteetapp. See annab aega kontrollida, et midagi ei puudu.
Pärast lahkumist
Kui deaktiveeritud konto alasse on jäänud faile, saab serveri poolel teha kogu sisu üleandmise kolleegile. Taotlege seda Klyticu toelt, näidates algse konto ja üle võtva konto.
Alles seejärel kustutab administraator konto. Tähelepanu: kustutamine eemaldab kohe kõik isikliku ala failid, ka need, mida inimene jagas. Seda saab tühistada vaid mõne sekundi jooksul.
Midagi jäi pärast kustutamist unarusse? Klyticu varukoopiad võimaldavad toelt taotleda taastamist viimase 30 päeva varukoopiate põhjal. Lahkumisel liiga vara kustutatud konto puhul sisaldub see taastamine hinnas kuni 3 taotlust kuus. See turvavõrk ei ole töötaja toimikute arhiveerimine: üle 30 päeva on kõik, mida ei võetud üle, kadunud.
Näide: müügiesindaja lahkumine
Müügiesindaja lahkub ettevõttest kuu lõpus. Kaks nädalat varem aitab tema juht tal teisaldada pooleli olevad pakkumised meeskonnakausta „Müük“. Ta annab järglasele üle isikliku kausta, mida ta jagas kahe kolleegiga. Tema lingid kolmele kliendile loob järglane uuesti uue parooliga. Viimasel päeval deaktiveerib administraator tema konto. Kuu aega hiljem, pärast kontrolli, konto kustutatakse.
Mida see leht ei käsitle
- Inimese postkasti käsitletakse eraldi: Lahkuva töötaja postkast.
- See, kui kaua teatud personali- või müügidokumente tuleb säilitada, kuulub arhiveerimispoliitika alla: vt juhendit Oluliste dokumentide säilitamine.
- Isiklikku arvutisse juba alla laaditud koopiat ei saa Klytic Docs tagasi võtta. See on sisereeglite ja seadmete halduse küsimus.
Korduma kippuvad küsimused
Kas konto tuleb kohe kustutada?
Ei. Kõigepealt deaktiveerige see: juurdepääs katkestatakse ja midagi ei kao. Kustutage see siis, kui olete kontrollinud, et kasulikke faile ei ole jäänud.
Kuidas vältida seda tööd järgmisel lahkumisel?
Töötades meeskonnakaustades, mitte isiklikes alades. Vt Seadistage, kes näeb milliseid dokumente.
Klient kasutas töötaja loodud linki. Mida teha?
Looge link uuesti kontolt, mis jääb alles, koos parooli ja lõppkuupäevaga. Vt Jagamislingid, partnerid ja allalaadimised.
Aga tema postkast?
Seda käsitletakse Klytic Mailis: Lahkuva töötaja postkast.
