Før du vælger målplatform
De migreringer, der mislykkes, er sjældent tekniske fiaskoer. Det er projekter, hvor ledelsen har lovet “det samme, bare europæisk”, selv om en del af anvendelserne ikke kunne følge med. Denne første blok fastlægger, hvad der flytter, hvad der bliver, og hvad man fortæller teamene.
- De faktiske anvendelser er opført: mail, filer, Teams, avanceret Excel, forretningsapplikationer.
- Det, der ikke migreres, er skrevet ned og accepteret af ledelsen.
- Medarbejderne er orienteret om, hvad der ændres: webmail, online-editor til dokumenter, Teams-historik, der ikke overføres.
- Målplatformens online-editor er testet på dine egne regneark og dokumenter, ikke på en demonstration.
- Målplatformen er valgt ud fra disse anvendelser, ikke ud fra et slogan. Se guiden til alternativerne.
- Tilbuddet adskiller abonnement, migrering og udeladelser. Se omkostningerne.
- Tilbuddet angiver den mængde, der er lagt til grund, antallet af kopieringskørsler, afslutningskriteriet og prisen for en afvigelse, der opdages bagefter.
- Driftsleverandørens forpligtelse er skriftlig: at beskederne kommer frem, at historikken overføres, eller begge dele.
- Den interne tid er planlagt: en udpeget kontaktperson, der er til rådighed for opgørelsen, stikprøven og dagen D.
Opgørelse
Opgørelsen afgør tilbuddet og tidsplanen. Hvert element, der glemmes her, vender senere tilbage som en genoptagelse, ofte på det værst tænkelige tidspunkt. Applikationer, der sender mail, er det hyppigste hul: en kopimaskine eller et lønsystem, der fortsat sender med det gamle login, opdages først efter skiftet.
- Domæner og underdomæner, der sender eller modtager mail.
- Personlige postkasser, delte postkasser, lister, aliaser, videresendelser.
- Mængde pr. postkasse og postkasser under retslig tilbageholdelse.
- Eksisterende arkiver, og hvad der skal bevares.
- Konti uden ejer (fratrådte medarbejdere).
- Enheder: Outlook til Windows, Outlook til Mac, mobiler, kun webmail.
- Applikationer, der sender: kopimaskiner, website, CRM, alarmer, løn.
- Programmer, der godkender sig via SMTP, med det login, de bruger.
- Filer inden for omfanget: OneDrive, relevante SharePoint-biblioteker, interne links og anonyme delinger.
- Nuværende DNS-poster: MX, SPF, DKIM, DMARC, autodiscover.
- Udløb af de nuværende Microsoft-abonnementer og opsigelsesvilkår.
Forbered målplatformen
Målplatformen forberedes, mens medarbejderne fortsat arbejder i Microsoft 365. MX flyttes ikke. Denne fase bruges til at finde problemerne på en stikprøve, mens der stadig er tid til at rette metoden.
- Konti oprettet, adgangskoder eller invitation klar.
- Aliaser og lister genoprettet.
- Målplatformens SPF, DKIM og DMARC klar til publicering.
- Første kopi af historikken startet, MX uændret.
- Stikprøve kontrolleret: ledelse, delt postkasse, stor postkasse, tom postkasse.
- På stikprøven: antal beskeder, mapper, kontakter og tilbagevendende aftaler kontrolleret.
- Filer kopieret, hvis omfanget omfatter dem, og åbnet på målplatformen.
- Vejledning på én side til Outlook og til mobilen med proceduren “slet kontoen og opret den igen”.
- MX-postens TTL sænket flere dage i forvejen.
- Skriftlig tilbagerulningsplan: hvem sætter den gamle MX tilbage, og på hvor mange minutter.
Dagen før
Dagen før bruges til at reducere forskellen mellem de to platforme til et minimum. Uden anden kørsel mangler de sidste dages post. Uden frys findes et alias, der oprettes om aftenen, kun på den ene side.
- Anden kopieringskørsel (ændringerne).
- Frys af oprettelse af aliaser og ændringer af lister.
- Intern hotline udpeget til dagen D.
- Afsendelsestest fra målplatformen til en ekstern Gmail-postkasse og en ekstern Microsoft-postkasse.
Dagen D
Dagen D bedømmes på eksterne beviser, ikke på at “det virker internt”. En besked sendt fra en ekstern privat postkasse skal nå frem til den nye platform inden for TTL-tiden; en rigtig udgående besked skal bestå SPF, DKIM og DMARC hos en modtager.
- MX skiftet.
- Ekstern testmail modtaget på den nye platform.
- SPF, DKIM og DMARC godkendt på en rigtig udgående besked.
- Kopimaskiner, website og CRM flyttet til den nye SMTP-server.
- Stikprøve af brugere, der kan nås og kan sende.
- Køen overvåget i løbet af dagen.
- Den person, der har ret til at sætte den gamle MX tilbage, kan nås hele dagen.
Efter
Migreringen er ikke færdig, når MX er skiftet. Den er færdig, når kun én verden sender post, afvigelserne er håndteret, og en gendannelse er afprøvet på målplatformen. At lukke for afsendelse fra den gamle platform forhindrer, at en medarbejder svarer fra to steder.
- Gammel platform kun i læsetilstand, ikke længere til afsendelse.
- Indrapporterede afvigelser håndteret (manglende mappe, delegering), målrettet tredje kørsel om nødvendigt.
- Serverbaserede regler, centrale signaturer og delegeringsrettigheder sat op igen.
- Mobiler omkonfigureret, gamle profiler slettet, hvis de skaber dubletter.
- Dato for lukning af Microsoft-tenanten noteret, endelig eksport arkiveret om nødvendigt.
- Målplatformens opbevaringsregler og backup kontrolleret med en testgendannelse.
- Fortegnelse over behandlingsaktiviteter og intern dokumentation opdateret med den nye driftsleverandør.
Metoden trin for trin findes i migrering uden afbrydelse. Den overordnede rækkefølge af opgaverne og det, der ikke kan overføres, findes i migrering fra Microsoft 365 til en europæisk løsning.
Ofte stillede spørgsmål
Hvem skal styre denne tjekliste?
En intern kontaktperson med en ansvarlig og en dato på hver linje. Leverandøren kan udføre en stor del af den, men godkendelsen af stikprøven, udeladelserne og afslutningskriteriet påhviler virksomheden.
Kan man springe stikprøven over, hvis kopieringsværktøjet er pålideligt?
Nej. Værktøjet kopierer, det kontrollerer ikke, at ledelsens delte postkasse eller de tilbagevendende aftaler er kommet korrekt over. Stikprøven er det tidspunkt, hvor metoden kan rettes billigst.
Hvor længe skal man beholde Microsoft 365 efter skiftet?
Så længe det tager at kontrollere, at intet flow længere bruger det, og at afvigelserne er håndteret, i læsetilstand. Fastlæg lukningsdatoen på forhånd, og notér den, så du ikke betaler for to platforme uden grund.
Gælder denne liste også for Google Workspace?
I det væsentlige ja: opgørelse, DNS, kopieringskørsler, afsendende applikationer, tilbagerulning. De punkter, der er særlige for Google (etiketter, ejere af Drive-filer, grupper), er beskrevet i migrering fra Google Workspace.
Klytic
Ved migrering af en e-mailtjeneste til Klytic: gratis rådgivning, ingen mail går tabt, udførelse ved Klytic efter tilbud. Abonnementet og migreringen er to fakturaer; priserne på abonnementerne står på siden Priser.
Denne side beskriver en kontrolliste. Den erstatter hverken opgørelsen af din tenant eller den skiftplan, der udarbejdes skriftligt med din leverandør.
Kilder
Besøgt i oktober 2026.
