Coimeád, cartlannú, cúltaca: trí thréimhse
Is minic a mheasctar na trí fhocal. Ní fhreagraíonn siad an cheist chéanna.
| Ceist | Gnáthréimhse |
|---|
| Cúltaca | Dul siar tar éis teagmhais | Laethanta nó seachtaine |
| Cartlannú | Doiciméad nach n-úsáidtear go laethúil a thuilleadh a choinneáil, slán agus inléite | Tréimhse na hoibleagáide nó na húsáide |
| Coimeád | Cé chomh fada is ceart nó is féidir leis an doiciméad a bheith ann | Socraithe ag téacs, ag conradh nó ag cinneadh inmheánach |
I gcás sonraí pearsanta, déanann an CNIL cur síos ar thrí thréimhse. An bunachar gníomhach, fad a fhreastalaíonn na sonraí ar an gcuspóir ar bailíodh iad dó. An chartlann idirmheánach, nuair nach bhfreastalaíonn siad ar an gcuspóir sin a thuilleadh ach go bhfuil siad úsáideach fós, mar shampla do dhíospóid nó d’oibleagáid dhlíthiúil: scartáiltear ansin iad agus féachann daoine údaraithe orthu ó am go ham. Agus ar deireadh an chartlann bhuan, d’fhaisnéis áirithe a choinnítear mar gheall ar a luach. Baineann an roinnt seo go maith le gach doiciméad.
Tá a treoir féin ag an gcúltaca: leaganú, macasamhlú agus cúltaca. Ní cartlannú é cúltaca tríocha lá.
An méid a shocraíonn polasaí cartlannaithe
Is leor cúpla leathanach do pholasaí. Freagraíonn sé, do gach teaghlach doiciméad, seacht gceist:
- cad: an teaghlach doiciméad (sonraisc, conarthaí, comhaid foirne, miontáisí);
- cé chomh fada, agus ó chathain: dúnadh na bliana airgeadais, deireadh an chonartha, imeacht an fhostaí;
- cá háit: cén fillteán, cén tseirbhís, cén óstáil;
- i gcén fhoirm: bunchóipeanna páipéir, cóip dhigiteach, formáid comhaid;
- cé atá freagrach: duine freagrach do gach teaghlach, ní “an roinn TF”;
- cé a bhfuil rochtain aige fós: níl cartlann oscailte do gach duine a chonaic an comhad gníomhach;
- cén deireadh: scriosadh, coimeád buan, nó tabhairt do thríú páirtí, le rian ar an gcinneadh.
Tosaíonn gach rud le fardal. Gan é, is manaí é an polasaí: socraíonn sé tréimhsí do dhoiciméid nach eol d’aon duine cá bhfuil siad.
Tréimhsí a thagann ó na téacsanna
Sa Fhrainc, tá roinnt tréimhsí socraithe ag an dlí. Bhailiíonn an suíomh oifigiúil Service Public Entreprendre le chéile iad, lena dtagairtí. Seo cuid acu, i measc na gcinn is coitianta do ghnó:
| Doiciméad | Tréimhse | Pointe tosaigh | Téacs a luaitear |
|---|
| Leabhair agus cláir chuntasaíochta | 10 mbliana | Dúnadh na bliana airgeadais | Code de commerce, alt. L123-22 |
| Doiciméid tacaíochta (orduithe ceannaigh, nótaí seachadta, sonraisc) | 10 mbliana | Dúnadh na bliana airgeadais | Code de commerce, alt. L123-22 |
| Doiciméid chánach (riail ghinearálta) | 6 bliana | An oibríocht dheireanach a luaitear nó dáta tarraingthe | Livre des procédures fiscales, alt. L102 B |
| Conarthaí agus comhfhreagras tráchála | 5 bliana | De réir an téarma infheidhme | Code de commerce, alt. L110-1 go L110-4 |
| Dara cóip den duillín pá (fostaíoir) | 5 bliana | Níl sé sonraithe sa bhileog | Code du travail, alt. L3243-1 go L3243-5 |
| Clár aonair na foirne | 5 bliana | Imeacht an fhostaí | Code du travail, alt. R1221-26 |
Trí phointe. Is féidir le níos mó ná tréimhse amháin baint leis an doiciméad céanna: is doiciméad cuntasaíochta agus doiciméad cánach araon é sonrasc. Méadaítear an tréimhse chánach go deich mbliana i gcás gníomhaíochta folaithe. Agus ní bhaineann an tábla seo ach leis an bhFrainc: athraíonn an earnáil (sláinte, baincéireacht, árachas) agus tír an léitheora na tréimhsí. Níl aon scála amháin ann a bhaineann le gach gnó.
Comhaid foirne agus sonraí pearsanta
Ní choinnítear doiciméad ina bhfuil sonraí pearsanta go deo. Forchuireann an RGCS tréimhse theoranta, a chinneann an rialaitheoir de réir an chuspóra, mar a mheabhraíonn an CNIL.
Maidir le hacmhainní daonna, d’fhoilsigh an CNIL i mBéalteine 2026 creat tagartha do thréimhsí coimeáda, eagraithe de réir gníomhaíochta: earcaíocht, riarachán, luach saothair, timpiste oibre, sceithéireacht. Is dlí bog an creat seo: níl sé éigeantách é a chomhlíonadh. Ach forchuireann téacsanna tréimhsí áirithe a luann sé, agus ní féidir leis an bhfostaíoir imeacht uathu. Is féidir le níos mó ná tréimhse amháin baint leis an bpróiseáil chéanna.
Go praiticiúil, tá gá le dhá riail i gcás comhaid AD a choinnítear i gcóras bainistíochta doiciméad: cé a fhéadann é a oscailt fós tar éis imeacht an fhostaí, agus cé acu uair a ghlantar é. Ní riail é coinneáil “féachaint ar eagla”.
An fhormáid agus an inléiteacht i gceann deich mbliana
Níl aon mhaith i gcomhad a choinneáil ar feadh deich mbliana mura féidir le haon duine é a oscailt. Tá an áit tábhachtach, agus an fhormáid freisin:
- is fearr formáidí oscailte doiciméadaithe, agus doiciméad seasta (PDF) seachas comhad inathraithe do dhoiciméid údaracha;
- gan braith ar bhogearraí a d’fhéadfadh imeacht nó a gceadhúnas a athrú;
- na meiteashonraí a choinneáil: dáta, cineál, tréimhse, duine freagrach, agus gan iad níl sa chartlann ach carn comhad;
- pleanáil don imeacht: a bheith in ann na cartlanna a easpórtáil i bhformáidí caighdeánacha má athraíonn tú soláthraí.
Tá rialacha ar leith maidir le luach cóipe digití de bhunchóip pháipéir. Sula scriosann tú bunchóipeanna, deimhnigh iad le do chuntasóir nó le do chomhairleoir.
Sampla: polasaí i leath lá
Cás hipitéiseach. Tagann cuntasóir, bainisteoir AD agus ceannaire FBM le daichead duine le chéile. I leath lá, liostaíonn siad sé theaghlach doiciméad.
Téann sonraisc soláthraí trí shruth faofa, agus ansin comhdaítear iad de réir bliana; coinnítear iad deich mbliana tar éis dúnadh na bliana airgeadais. Comhdaítear conarthaí custaiméirí de réir custaiméara, agus coinnítear iad cúna bliana tar éis a ndeiridh. Bíonn comhaid foirne i bhfillteán le rochtain shrianta; leanann a dtréimhsí creat tagartha an CNIL, deimhnithe do gach doiciméad. Níl polasaí ag dréachtaí ná ag doiciméid oibre: maireann siad agus imíonn siad leis na tionscadail.
Gach bliain, i mFéabhra, aithníonn an cuntasóir na fillteáin a bhfuil a dtréimhse istigh, faigheann sí faomhadh ar a scriosadh, agus breacann sí síos an cinneadh. Tá an polasaí ar dhá leathanach.
Botaí coitianta
- Gach rud a choinneáil. Níl sé stuama i gcás sonraí pearsanta, agus déanann sé an cuardach níos moille.
- Cúltaca a ghlacadh mar chartlann. Scriostar é ag deireadh a thréimhse coinneála.
- Cartlannú sa ríomhphost. Níl ranghú, sruth ná tréimhse ag ceangaltán ríomhphoist. Is ábhar ar leith é cartlannú teachtaireachtaí.
- Dearmad a dhéanamh ar na cóipeanna. Ceangaltáin, ríomhairí sioncrónaithe, eochracha USB: ní scriosann glanadh sa chóras bainistíochta doiciméad iad.
Ceisteanna coitianta
An féidir gach rud a choinneáil go deo?
I gcás doiciméad gan sonraí pearsanta, is féidir, ach tá sé costasach agus doiléir. I gcás sonraí pearsanta, ní féidir: ní mór an tréimhse a theorannú don chuspóir.
An cartlannú é cúltaca tríocha lá?
Ní hea. Freastalaíonn sé chun dul siar tar éis teagmhais. Féach leaganú, macasamhlú agus cúltaca.
An gá ríomhphoist a chartlannú?
Is ábhar ar leith é, lena uirlisí féin. Féach teachtaireachtaí a chartlannú.
Conas cartlann a aimsiú i gceann cúna bliana?
Trí ranghú seasmhach agus clibeanna a chuirtear tráth a dtaiscítear é. Féach doiciméad a aimsiú, a chlibeáil agus a chur ar a bhealach.
Cá háit ar chóir na cartlanna a óstáil?
Pléitear ceist na háite agus an oibreora in cad is néal ceannasach ann?
Cá seasann Klytic
Coinníonn Klytic Docs na fillteáin, na leaganacha agus na clibeanna in ásc tiomnaithe an chustaiméara, chomh fada is a fhágann sé ann iad. Comhdaíonn agus coinníonn na sruthanna faofa doiciméad nuair a fhaomhtar é, ar nós shonrasc an tsoláthraí sa sampla foilsithe. Ligeann cearta de réir grúpa duit rochtain ar fhillteán cartlainne a shrianadh. Is féidir do shonraí a easpórtáil am ar bith i bhformáidí caighdeánacha, agus fanann siad ineaspórtála ar feadh tríocha lá tar éis dheireadh an chonartha sula scriostar iad.
Níor chóir dhá rud a mheascadh. Maireann cúltaca Klytic tríocha lá: cosnaíonn sé ar theagmhas, ní cartlannú deich mbliana é. Is rogha den ríomhphost é an cartlannú dlíthiúil a fhógraítear do Klytic Mail: ní dhéanann sé córas cartlannaithe fianaise de Klytic Docs.
Is cinneadh de chuid an ghnó féin é an polasaí (teaghlaigh, tréimhsí, scriostaí), a chuireann a riarthóirí i bhfeidhm. Is féidir óstáil a dhéanamh in aon limistéar geografach a fhreagraíonn don dlínse infheidhme, faoi réir infhaighteacht na seirbhísí, go háirithe san Eoraip nó i Muirís, nó ar fhreastalaí an chustaiméara. Ní tairiscint cáilithe SecNumCloud é Klytic.
Déanann an leathanach seo cur síos ar chreat ginearálta. Ní ionann é agus comhairle ó do chuntasóir nó ó do chomhairleoir.
Pointe dlíthiúil amhail an 11 Deireadh Fómhair 2026. Is iad na tréimhsí a luaitear na cinn i ndlí na Fraince, mar a chuireann an suíomh oifigiúil Service Public Entreprendre i láthair iad, a thagraíonn go háirithe d’alt L123-22 den Code de commerce agus d’alt L102 B den Livre des procédures fiscales. Athraíonn siad de réir tíre, earnála agus cineál an doiciméid.
Foinsí
Ceadaithe i nDeireadh Fómhair 2026.
- Service Public Entreprendre (Premier ministre), tréimhsí coimeáda doiciméad do ghnóthaí: 10 mbliana do leabhair chuntasaíochta agus doiciméid tacaíochta (C. com., alt. L123-22), 6 bliana do dhoiciméid chánach (LPF, alt. L102 B), 5 bliana do chonarthaí tráchála, tréimhsí doiciméad foirne. service-public.gouv.fr
- CNIL, tréimhsí coimeáda sonraí: tréimhse theoranta de réir an chuspóra; bunachar gníomhach, cartlann idirmheánach, cartlann bhuan. cnil.fr
- CNIL, creat tagartha do thréimhsí coimeáda i mbainistíocht acmhainní daonna (Aibreán 2026): dlí bog, eagraithe de réir gníomhaíochta; forchuireann téacsanna tréimhsí áirithe. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: cartlannú dlíthiúil ar fáil mar rogha. klytic.com
- Klytic, Óstáil agus ceannasacht: easpórtáil am ar bith i bhformáidí caighdeánacha, sonraí ineaspórtála 30 lá tar éis dheireadh an chonartha agus scriosta ansin. klytic.com
