Hvad I opnår
Tre objekter håndterer fælles adresser. Udefra ligner de hinanden; de opfører sig ikke ens.
Alias: en ekstra adresse, der lander i en eksisterende postkasse. Distributionsliste: en adresse, der sender en kopi til flere postkasser. Delt postkasse: en fælles postkasse med sin egen adresse, som flere personer åbner med deres egen konto efter de rettigheder, de har fået.
| Behov | Objekt | Eksempel |
|---|
| Kun én person behandler adressen | Alias | direktion@, der lander hos direktøren |
| Alle skal have deres egen kopi | Distributionsliste | salgsteam@ til at informere alle sælgere |
| Et team behandler e-mails, og alle skal kunne se, hvad der er gjort | Delt postkasse | kontakt@, fakturaer@, bogholderiets postkasse |
Tommelfingerreglen: risikerer to personer at svare den samme kunde uden at vide det, skal der bruges en delt postkasse i stedet for en liste. I en delt postkasse er en e-mail, der er læst, sorteret eller behandlet, det for alle.
Hvem kan gøre det
- Administratoren af jeres konto i administrationskonsollen: oprettelse af postkasser, aliasser og lister, valg af domæner, rettigheder til delte postkasser, kvoter.
- Hver bruger i sin webmail: egne autosvar, filtre og deling af egne mapper og kalendere med kolleger.
- Klytic-supporten: tilføjelse af et domæne, domænets SPF-, DKIM- og DMARC-poster og forespørgsler, der går ud over konsollen, som et skift af hostingform.
En bruger opretter ikke selv aliasser eller postkasser, medmindre administratoren udtrykkeligt har delegeret det. Reglen forhindrer adresser, som ingen holder øje med.
Opsæt en delt postkasse
- Opret postkassen. Administratoren opretter en postkasse med den fælles adresse, for eksempel fakturaer@. Det er en fuldgyldig postkasse med sin egen lagerplads.
- Tildel rettigheder person for person. For hver medarbejder vælger administratoren et niveau: kun læse; administrere indholdet (læse, sortere, oprette mapper, slette); eller administrere fuldt ud, det vil sige også styre de andres rettigheder til postkassen. Forbehold det sidste niveau til afdelingens ansvarlige.
- Indstil afsendelse. Der findes to forskellige rettigheder. »Send som«: modtageren ser kun den delte postkasses adresse. »Send på vegne af«: modtageren ser postkassen og navnet på den person, der har skrevet. For fakturaer@ er den første som regel at foretrække; for en assistent, der skriver for en partner, er den anden mere gennemsigtig.
- Kontrollér på computerne. De personer, der har adgang, finder den delte postkasse i deres webmail ved siden af deres egen. Visningen kan være anderledes i Outlook og på telefonen: test på én enhed af hver type, før I annoncerer den for hele teamet.
Del aldrig adgangskoden til en delt postkasse. Alle åbner den med deres egen konto: så er det nok at fjerne en rettighed, når en person stopper, og hver handling kan tilskrives en bestemt person.
Flere domæner i samme konsol
En koncern, der bevarer én samlet drift, kan samle alle sine domæner i én administrationskonsol: koncern.dk, kaede-a.dk, datterselskab-b.com. Hvert domæne har sine egne adresser og sine egne SPF-, DKIM- og DMARC-poster.
En person, der arbejder for to selskaber, har to muligheder. Enten en postkasse i hvert domæne, hvis de to aktiviteter skal holdes adskilt. Eller én postkasse med et alias i det andet domæne, hvis personen skal behandle alt samme sted. I det andet tilfælde skal I kontrollere, at den adresse, der svares fra, er det rigtige selskabs.
Fortæl Klytic ved idriftsættelsen, om selskaberne skal kunne se hinanden i virksomhedens adressebog eller holdes adskilt.
Adskil enheder
Der findes tre niveauer af adskillelse, fra det letteste til det stærkeste.
- Separate domæner på samme platform: adresserne er adskilt, men én administrator eller ét team administrerer det hele.
- Administratorrettigheder begrænset til ét domæne: platformen kender dette princip, som gør det muligt for en ansvarlig i et datterselskab at administrere sit domænes postkasser uden at se de andres. Opsætningen besluttes sammen med Klytic afhængigt af jeres hostingform; betragt det ikke som givet før en skriftlig bekræftelse.
- En dedikeret instans eller server pr. enhed: når administratorerne slet ikke må se hinanden, eller et selskab kan blive solgt i morgen, er dette det rette niveau. Det etableres efter tilbud.
Ræsonnementet er det samme for dokumenter: se flere selskaber i Klytic Docs.
Kalendere, mødelokaler og virksomhedens adressebog
Kalendere og adressebogen er delte objekter, der er adskilt fra postkasserne. Klytic Mail omfatter personlige og delte kalendere, visning af ledig tid, booking af mødelokaler og virksomhedens globale adressebog. Adgang til en delt postkasse giver ikke nødvendigvis adgang til dens kalender: hvert objekt har sine egne rettigheder. For en assistent, der styrer en direktørs kalender, skal begge dele indstilles.
Tjenestens begrænsninger
- Klytic lover ikke delegering »pr. datterselskab« ud over det, der er bekræftet for jeres konto.
- Overtagelse af en eksisterende organisering (aliasser, lister, delte postkasser fra et andet e-mailsystem) er en del af en migrering, der udføres efter tilbud.
- De funktioner, man generelt bør kræve af et e-mailsystem, er beskrevet i guiden hvad et professionelt e-mailsystem skal kunne.
Ofte stillede spørgsmål
Kan en bruger selv oprette et alias?
Nej, det er kontoens administrator, der opretter det i konsollen. Brugeren kan til gengæld dele sine egne mapper og kalendere.
Hvad sker der med adressen for en medarbejder, der stopper?
Den kan forblive aktiv, blive et alias eller lukkes med et autosvar. Se postkassen for en medarbejder, der stopper.
Kan to datterselskaber isoleres fuldstændigt?
Ja, med en dedikeret instans eller server pr. enhed. Driftsformerne er beskrevet på siden hosting og suverænitet.
Er en e-mail, der slettes i en delt postkasse, tabt?
Nej. Den hentes først i containermappen uden omkostninger. Derudover gendanner supporten den fra backupperne fra de seneste 30 dage, som en inkluderet eller faktureret opgave afhængigt af årsagen. Se gendan en e-mail eller en postkasse.
