Det får I
Ingen arbejdsdokumenter går tabt, ingen adgang består efter fratrædelsen, og kollegerne arbejder videre uden afbrydelse. Rækkefølgen er vigtig: først hentes filerne, derefter lukkes der.
To forskellige situationer
| Situation | Det vigtigste greb | Hvad personen beholder |
|---|
| Skift af team eller afsluttet opgave på et projekt | Fjern personen fra den pågældende gruppe | Sin konto, sit personlige område, sine andre grupper |
| Et helt team eller en ekstern leverandør stopper | Fjern gruppen fra teammappen, eller tøm gruppen | Deres konti, hvis de bruges andre steder |
| Fratrædelse fra virksomheden | Hent personens filer, deaktivér og slet til sidst kontoen | Intet |
Er jeres arbejdsmapper teammapper, klares de fleste fratrædelser ved at fjerne en gruppe. Filer i en teammappe tilhører organisationen: de bliver liggende, når forfatteren går. Indstilling af grupper er beskrevet i Styr, hvem der ser hvilke dokumenter.
Før fratrædelsesdatoen
Foretag disse kontroller, mens personen stadig er der. Vedkommende ved, hvad der er vigtigt i det personlige område.
- Gennemgang af det personlige område. Alt, der bruges af virksomheden, skal flyttes til en teammappe: igangværende tilbud, kundefiler, skabeloner.
- Overførsel af filer. Fra sine indstillinger kan personen overdrage ejerskabet af en fil eller en mappe til en kollega. Kollegaen accepterer overførslen og finder elementerne i sit område med deres delinger. For et afdelingsdokument er det enklest at flytte det til teammappen.
- Mapper delt fra det personlige område. Delte personen en personlig mappe med kolleger, så overfør eller flyt den, før kontoen lukkes: ellers forsvinder den sammen med kontoen.
- Eksterne links. Gennemgå de links, personen har oprettet. Fjern dem, der ikke længere bruges. Genopret dem, som en kunde eller partner stadig bruger, fra en konto, der fortsætter.
- Enheder. Sørg for at afkoble synkroniseringsklienten på personens computer og telefon og at fjerne lokale kopier på det udstyr, der afleveres.
På fratrædelsesdagen: deaktivér kontoen
En administrator af jeres instans deaktiverer kontoen. Virkninger:
- personen kan ikke længere logge ind, hverken i browseren eller fra sine enheder, som holder op med at synkronisere;
- offentlige links og delinger pr. e-mail, som personen har oprettet, holder op med at virke;
- som standard forbliver interne delinger, som personen har oprettet, tilgængelige for kollegerne, som arbejder videre;
- personens filer bevares. Kontoen kan genaktiveres uden tab.
Deaktivering er derfor et sikkert mellemtrin. Det giver tid til at kontrollere, at intet mangler.
Efter fratrædelsen
Ligger der stadig filer i en deaktiveret kontos område, kan en samlet overførsel til en kollega foretages på serveren. Bed Klytic-supporten om det, og angiv den oprindelige konto og den konto, der overtager.
Først derefter sletter administratoren kontoen. Bemærk: sletningen fjerner straks alle filer i det personlige område, også dem, personen delte. Den kan kun fortrydes i få sekunder.
Er der glemt noget efter sletningen? Klytics sikkerhedskopier gør det muligt at få data genskabt via supporten ud fra sikkerhedskopierne fra de seneste 30 dage. For en konto, der er slettet for tidligt ved en fratrædelse, er genskabelsen inkluderet, dog højst 3 anmodninger om måneden. Dette sikkerhedsnet er ikke en arkivering af medarbejderens mapper: efter 30 dage er det, der ikke er hentet, tabt.
Eksempel: en sælger stopper
En sælger forlader virksomheden ved udgangen af måneden. To uger før hjælper hendes leder hende med at flytte hendes igangværende tilbud til teammappen »Salg«. Hun overfører en personlig mappe, som hun delte med to kolleger, til sin efterfølger. Hendes links til tre kunder genoprettes af efterfølgeren med en ny adgangskode. På den sidste dag deaktiverer administratoren hendes konto. En måned senere, efter kontrol, slettes kontoen.
Hvad denne side ikke dækker
- Personens postkasse håndteres for sig: Postkassen for en medarbejder, der stopper.
- Hvor længe visse HR- eller salgsdokumenter skal opbevares, hører under en arkiveringspolitik: se guiden Opbevar vigtige dokumenter.
- En kopi, der allerede er downloadet til en privat computer, kan Klytic Docs ikke hente tilbage. Det er et spørgsmål om interne regler og håndtering af udstyr.
Ofte stillede spørgsmål
Skal kontoen slettes med det samme?
Nej. Deaktivér den først: adgangen lukkes, og intet går tabt. Slet den, når I har kontrolleret, at der ikke er nyttige filer tilbage.
Hvordan undgår vi dette arbejde ved næste fratrædelse?
Ved at arbejde i teammapper i stedet for i personlige områder. Se Styr, hvem der ser hvilke dokumenter.
En kunde brugte et link oprettet af medarbejderen. Hvad gør vi?
Genopret linket fra en konto, der fortsætter, med adgangskode og slutdato. Se Delingslinks, partnere og downloads.
Og medarbejderens postkasse?
Den håndteres i Klytic Mail: Postkassen for en medarbejder, der stopper.
