Какво получавате
След като вашата организация определи правилото, Klytic Tel ви позволява:
- да записвате само линиите или опашките, за които има причина, например обслужването на клиенти;
- да ограничите слушането до малък брой хора, без да го давате на всеки вътрешен номер;
- да знаете къде се намират записите и какво от тях съществува другаде, като съобщенията от гласовата поща, получени по имейл.
Самото правило, тоест защо се записва, кого да информирате и колко дълго да пазите, е въпрос на вашата организация. То е обяснено в Колко дълго да се съхраняват записите на телефонни разговори. Тази страница описва само прилагането му в услугата.
Къде са записите
Всяка организация, клиент на Klytic Tel, разполага със собствен телефонен сървър. Записите се съхраняват там, в зоната на хостване, избрана при заявяването: облакът на Klytic, по подразбиране в Европа, в Мавриций или в друга зона, съответстваща на приложимата юрисдикция, или вашите собствени сървъри.
Записите на една организация не се смесват с тези на друга. Връзката между апаратите или приложенията и сървъра е криптирана (SRTP и TLS).
Сървърът се архивира ежедневно чрез резервните копия на Klytic. Тези копия служат само за възстановяване на услугата след инцидент; вашите потребители нямат достъп до тях.
Кой може да слуша
Принципът е прост: възможността да се обаждате не дава право да слушате. Служител, чиято линия се записва, не получава само заради това достъп до записите на колегите си.
Правото на слушане се дава на поименно посочени от вашата организация хора, обикновено ръководител на отдел или отговорника по качеството или обучението. Броят на оправомощените лица трябва да остане ограничен до нуждите на избраната цел.
Кой какво прави:
- Вашата организация решава кой има нужда да слуша и с каква цел.
- Посоченият администратор на вашата централа или Klytic по негово искане, при пускането в действие или чрез поддръжката, дава или отнема това право.
- Оправомощените лица слушат записите в своя обхват.
Подгответе списъка с оправомощените лица преди пускането в действие. Klytic го пренася в настройките на централата.
Записвайте само това, за което има причина
Записът е наличен още от Обикновената линия, но не е предназначен да се включва навсякъде. CNIL счита, че постоянното или систематично записване на всички разговори не е допустимо, освен ако специален нормативен акт предвижда друго.
На практика, с Klytic:
- Избройте линиите или опашките, които имат цел: обслужването на клиенти за качество, търговска линия за доказване на поръчка, когато нормативен акт го предвижда, опашка за поддръжка за обучение.
- Оставете останалите вътрешни номера без запис и предвидете незаписвани линии за лични разговори и за представителите на служителите.
- Поискайте да се добави информационно съобщение в началото на разговорите по записваните линии. Klytic го включва в гласовото посрещане.
- Определете срока за съхранение според вашето правило. Klytic Tel не ви налага законов срок; методът е в ръководството за срока на съхранение.
Ако използвате транскрипцията и обобщението на разговорите, включени в Business линията, тези текстове също са данни, извлечени от разговора. Вашето правило трябва да ги обхваща.
Контрол на достъпа
Контролът, наличен при всички обстоятелства, е прегледът на правата: редовно да проверявате кой има право да слуша и да го отнемате от тези, които вече не се нуждаят от него. Правете го поне веднъж годишно и при всяка смяна на длъжност или напускане.
Ако ви е нужна подробна история на слушанията, попитайте поддръжката какво записва вашата конфигурация. Тази страница не обещава журнал, който да показва за всеки файл кой го е слушал и в колко часа.
При напускане на оправомощен служител поискайте отнемането на правото му едновременно с закриването на вътрешния му номер.
Съобщението от гласовата поща, получено по имейл
Klytic Tel изпраща съобщенията от гласовата поща по имейл. Този имейл съдържа копие на записа на обаждащия. Тогава той вече не зависи от правата в централата, а от тези в пощенската кутия: всеки, който има достъп до кутията, чрез делегиране или защото тя е споделена, може да го чуе. Той следва също резервните копия и сроковете на пощенската система.
Затова за линия за посрещане изберете внимателно кутията, която получава съобщенията от гласовата поща. Работата със споделени кутии е описана в Споделени кутии, псевдоними, домейни и администратори.
Ограничения на услугата
- За запис, изтрит по грешка, се свържете с поддръжката: резервните копия на телефонията покриват последните 30 дни и поддръжката ще ви каже какво може да бъде възстановено. Тази намеса се извършва чрез платен тикет към поддръжката.
- Разговор с външен номер е криптиран само до платформата на Klytic; оттам нататък защитата му зависи от операторите.
- Информирането на служителите и събеседниците остава задължение на вашата организация.
