Какво получавате
Всеки служител вижда три неща: своето лично пространство, екипните папки, отворени за неговите групи, и елементите, които колега му е споделил. Нищо друго. Правата се настройват по потребител, група и папка, в инстанция, предназначена само за вашето дружество.
Правилната настройка се свежда до едно изречение: екипна папка за всеки стабилен обхват (отдел, обект, дружество), група за всяка категория служители и индивидуални споделяния само за еднократни случаи.
Два етажа: акаунтът и папката
Акаунтът определя кой влиза. Той се създава, деактивира или изтрива от администратор на вашата инстанция. За по-сигурно влизане е налична двуфакторна автентикация.
Папката определя какво може да прави човекът, след като е влязъл. В повечето случаи са достатъчни три нива:
| Право | Какво позволява | Пример |
|---|
| Преглед | Отваряне и разглеждане | Процедури по качеството за целия персонал |
| Редакция | Създаване, промяна, изтриване на файлове | Работна папка на търговския отдел |
| Повторно споделяне | Даване на достъп на други хора | Ръководител на проект, който включва колеги |
Правото на повторно споделяне е най-чувствителното: именно то извежда документ извън предвидения обхват. Давайте го само на тези, които наистина се нуждаят от него.
Мислете в групи, а не в имена
Щом екипът надхвърли няколко души, давайте правата на групи: „Счетоводство“, „Цех Лион“, „Ръководство“. Групата се поддържа с едно действие:
- нов служител: добавя се в групата и веднага вижда папките на своя отдел;
- смяна на длъжност: сменя групата и достъпът му се променя съответно;
- напускане на екип: излиза от групата и достъпът изчезва, без да се засягат папките.
Правата, дадени по имена, рано или късно се разминават с реалната организация. Никой вече не знае защо някой бивш стажант все още вижда папката с оферти.
Екипната папка: един отдел, един обект, едно дружество
Екипната папка принадлежи на организацията, а не на даден човек. Администратор я създава, свързва я с една или няколко групи и определя нивото на права за всяка. Файловете в нея остават на мястото си, когато авторът им смени длъжността си или напусне дружеството.
За по-чувствително съдържание в рамките на отдел, например заплатите в отдел „Човешки ресурси“, най-простото решение е отделна екипна папка, отворена за по-тесна група. По-фини права върху подпапка също могат да бъдат зададени, когато тази настройка е активирана във вашата инстанция: поискайте я от поддръжката на Klytic.
Дружество или дъщерно дружество: в една и съща инстанция лостът е същият – група и екипни папки за всяко дружество. Ако дружествата трябва да бъдат изолирани дотолкова, че никой общ администратор да не вижда другото, това е друга архитектура, описана в Няколко дружества в Klytic Docs. Там е разгледан и случаят с човек, който работи за две дъщерни дружества.
Кой какво администрира
- Администраторът на вашата инстанция, човек от вашата организация: създава акаунтите и групите, отваря екипните папки, определя правилата за споделяне за всички.
- Администратор на група, ако делегирате: управлява акаунтите в своята група (създаване, парола, квота), без достъп до общите настройки. Полезно за обект или дъщерно дружество, което само управлява новите си служители.
- Всеки потребител: споделя собствените си файлове в рамките, определени от администратора.
- Поддръжката на Klytic: помага ви да въведете тази организация, осигурява поддръжката и възстановяванията, включени или платени според причината (вижте Възстановяване на версия на документ). Техниците на Klytic се намесват само за нуждите на услугата и проследимо. Те не решават вместо вас кой какво вижда.
Проверка кой има достъп до файл
Панелът с подробности на файл или папка показва с кого е споделен. Той посочва и хората, които имат достъп, защото с тях е споделена родителска папка. Тази информация е видима за собственика и за хората с право на повторно споделяне. Това е първата проверка, преди да качите чувствителен документ в съществуваща папка.
Преглед на достъпа: журналът
Klytic Docs води журнал на достъпа и активността в папките: създавания, промени, изтривания, споделяния. Той позволява да се отговори на въпроси като „Кой е споделил тази папка?“ или „Кой е изтрил този файл и кога?“. Журналите за достъп и администрация могат също да бъдат експортирани към вашите собствени инструменти за мониторинг.
Ако ви е нужна по-подробна следа, например обикновен преглед на конкретен файл, проверете с поддръжката на Klytic какво записва вашата инстанция, преди да го направите вътрешно правило.
Пример: малко дружество с 40 души
| Екипна папка | Група с право на редакция | Група с право на преглед |
|---|
| Търговски отдел | Търговци | Ръководство |
| Счетоводство | Счетоводство | Ръководство |
| Човешки ресурси | Човешки ресурси | няма |
| Процедури | Качество | Целият персонал |
Право на повторно споделяне имат само ръководителите на отдели. Нов търговец се добавя в групата „Търговци“: нищо друго не е нужно.
Често задавани въпроси
Служител напуска дружеството: какво да правя с достъпа му?
Премахнете го от групите му, придобийте личните му файлове и след това деактивирайте акаунта му. Стъпките са описани в Документите при напускане на служител или екип.
Мога ли да забраня на дадена група да споделя навън?
Да, администраторът може да изключи някои групи от създаването на споделяния. Вижте Връзки за споделяне, партньори и изтегляния.
Трябва ли две дъщерни дружества да имат две инстанции?
Само ако никой общ администратор не бива да вижда другото дружество. Двата режима са сравнени в Няколко дружества в Klytic Docs.
Файл е изтрит по грешка: кой може да го възстанови?
Потребителят, от кошчето, безплатно. Ако кошчето вече не е достатъчно, поддръжката на Klytic възстановява от резервните копия за последните 30 дни. Изтриването по грешка е грешна манипулация: това възстановяване е предмет на платен тикет за поддръжка. Вижте Възстановяване на версия на документ.
