Kaj odteče, ko dokument odide v storitev UI
Če datoteko pošljete spletnemu pomočniku ali orodje UI povežete z dokumentnim prostorom, odteče več kot le besedilo dokumenta:
- vsebina, v celoti ali v izvlečkih;
- metapodatki: ime datoteke, avtor, pot mape. »Stranke/Novak/Spor 2026« pove že veliko;
- sama poizvedba: »najdi pogodbe, ki jih lahko odpovemo brez kazni« razkrije namen;
- dnevniki ponudnika: poizvedbe in odgovori, shranjeni po njegovih pogojih;
- izpeljani indeks: za iskanje po pomenu orodje zgradi predstavitev vsebine, ki je neke vrste kopija;
- nadaljnja uporaba: glede na pogodbo se lahko podatki uporabijo za izboljšanje modela.
K temu se pridruži vprašanje prava, ki velja za ponudnika, obravnavano v zaščita podjetja pred zakonom CLOUD Act.
Pogoji za lokalno obdelavo ali obdelavo v instanci
CNIL za uvedbo generativne UI priporoča izbiro varnega načina uvedbe, na primer z dajanjem prednosti lokalnim, varnim in specializiranim sistemom. Če to ni mogoče, zahteva, da ugotovite, v kolikšni meri lahko ponudnik ponovno uporabi posredovane podatke, in uporabo temu prilagodite. Konkretno šest vprašanj:
- Kje teče model? Na računalniku, na strežniku podjetja, v instanci ponudnika sistema za upravljanje dokumentov ali pri tretjem ponudniku UI.
- Kdo ga upravlja? Družba, ki poganja model, ima dostop do tega, kar ta bere.
- Ali se poizvedbe in izvlečki beležijo? Kako dolgo in kdo lahko bere te dnevnike?
- Ali se dokumenti uporabljajo za izboljšanje modela? Odgovor mora biti zapisan v pogodbi.
- Ali indeks spoštuje pravice? Oseba z vprašanjem UI ne sme dobiti vsebine mape, ki je ne more odpreti.
- Kaj se zgodi z indeksom, ko je dokument izbrisan? Sicer rok hrambe velja samo za datoteko, ne za njeno kopijo.
CNIL priporoča tudi, da uporabo uredite s seznamom dovoljenega in prepovedanega, na primer da sistemu ne posredujete osebnih podatkov, kadar to ni predvideno.
Kaj UI naredi in česa ne odloči
Ustrezno urejena UI lahko predlaga oznake, izloči datum, znesek ali ime dobavitelja ali odgovori na iskanje, zastavljeno v vsakdanjem jeziku. To so predlogi. Včasih se zmotijo, in redko vidno.
Ne odpravi pa treh odločitev:
- struktura map: kdo ima katero mapo, kam spada pogodba. Samodejno razvrščanje v strukturo, o kateri ni nihče odločil, ostaja nered;
- pravice: UI ne ve, kdo sme videti plače;
- rok hrambe: izhaja iz predpisa ali politike, glejte hramba in arhiviranje dokumentov.
Dokumente, ki zavezujejo podjetje, potrdi človek. To je vloga potrditvenega postopka, ne modela.
Omejitev: model, ki ga upravlja vaš ponudnik, ostaja dostop
Če model teče pri ponudniku sistema za upravljanje dokumentov, se izognete pošiljanju dokumentov tretji osebi. To pa še ne pomeni, da dostopa ni. Model mora za branje dokument videti nešifriran. Upravljavec, ki poganja model, ima torej tehnično dostop do vsebine, tako kot pri obnovi varnostne kopije ali posegu podpore.
Šifriranje ta kompromis naredi viden. Dokument, šifriran pri viru s ključem, izpeljanim iz uporabnikovega računa, je za upravljavca neberljiv. Neberljiv je tudi za model, ki teče na strežniku. Glede na način šifriranja mape pridobite zaupnost ali obdelavo na strežniku, redko oboje. Vprašanje hrambe ključev je razvito v kaj je suveren oblak?
Primer: iskanje klavzul v pogodbah
Hipotetičen primer. Pisarna s petnajstimi zaposlenimi želi najti vse pogodbe, ki vsebujejo konkurenčno klavzulo. Tri možnosti.
Javni spletni pomočnik. Pogodbe naložite vanj. Vsebina, imena strank in poizvedba zapustijo podjetje. Njihova hramba in ponovna uporaba sta odvisni od pogojev storitve.
Model na strežniku podjetja. Indeksira samo mapo »Pogodbe«, s pravicami mape. Dnevniki so omejeni in jih bere skrbnik. Vsebina ne zapusti infrastrukture, vendar je treba ta strežnik poganjati in posodabljati.
Brez UI. Oznaka »konkurenčna klavzula« se doda ob oddaji, v potrditvenem postopku. Iskanje po oznaki najde pogodbe v nekaj sekundah. Za ponavljajočo se in jasno opredeljeno potrebo to pogosto zadošča.
Prava izbira je odvisna od pogostosti vprašanja in občutljivosti dokumentov, ne od privlačnosti orodja.
Ne zamenjujte s prepisom sestankov
Videokonferenca lahko ustvari prepis in povzetek. To je obdelava sestanka, ne razvrščanje datotek. Povzetek postane dokument kot vsak drug: razvrsti se, deli in hrani po istih pravilih. Sistema za upravljanje dokumentov ne naredi »pametnega«.
Pogosta vprašanja
Ali lahko javni pomočnik UI uporabljamo za notranje dokumente?
Šele potem, ko preberete njegove pogoje: hramba poizvedb, ponovna uporaba podatkov, veljavno pravo. CNIL priporoča, da njegovo uporabo uredite.
Ali je lokalno nameščena UI nujno varna?
Ne. Prepreči odtekanje podatkov, a je treba še urediti pravice indeksa, dnevnike in brisanje.
Ali lahko UI določi roke hrambe?
Ne. Izhajajo iz predpisov in vaše politike. Glejte hramba in arhiviranje dokumentov.
Kaj pa filtriranje e-pošte z UI?
Tema ima svoj vodnik: UI in zaupnost filtriranja.
Ali lahko v Klytic Docs dodamo UI?
Da, z razširitvijo, ki jo dodate na svojo instanco. Preden jo vklopite, z vprašanji iz tega vodnika preverite, kje teče model in kaj hrani.
Kako razvrščati brez UI?
S skupinskimi mapami, oznakami in postopkom. Glejte najti, označiti in posredovati dokument.
Kje je Klytic
Klytic Docs privzeto nima vgrajene UI: razvrščanje temelji na skupinskih mapah, oznakah, potrditvenih postopkih in iskanju. Če želite, lahko na svojo instanco, katere skrbnik ste, dodate razširitev UI. Vprašanja iz tega vodnika tedaj veljajo za to razširitev: kje teče model, kdo ga upravlja, kaj se hrani in kaj zapusti instanco.
Videokonferenca, vključena v Klytic Docs, omogoča snemanje, prepis, prevod in povzetek sestankov v instanci stranke. To je storitev za sestanke, ne pameten sistem za upravljanje dokumentov. Na voljo je za omejeno število uporabnikov; podpora za večje število uporabnikov v videokonferenci je predmet posebne ponudbe.
Za dokumente, šifrirane pri viru, se ključ ustvari iz računa stranke: Klytic njihove vsebine ne more prebrati. Podatki, ki jih mora storitev obdelati, so šifrirani v mirovanju s ključi, ki jih upravlja Klytic. Na strani Klytic so tehnični dostopi poimenski in beleženi.
Za e-pošto Klytic MTA uporablja model, ki ga upravlja Klytic ali ki teče v instanci stranke, in ne javne storitve, samo za presojo sporočil z dvoumno oceno. Podrobnosti so v vodniku o filtriranju.
Gostovanje je mogoče v katerem koli geografskem območju, ki ustreza veljavni jurisdikciji, ob razpoložljivosti storitev, zlasti v Evropi ali na Mavriciju, ali na strežnikih stranke. Klytic ni ponudba s kvalifikacijo SecNumCloud.
Ta stran opisuje splošni okvir. Ne nadomešča analize pogojev določene storitve UI.
Viri
Pregledano oktobra 2026.
- CNIL, »Comment déployer une IA générative ? La CNIL apporte de premières précisions«, 18. julij 2024: prednost lokalnim, varnim in specializiranim sistemom; sicer oceniti ponovno uporabo podatkov s strani ponudnika; urediti uporabo, na primer ne posredovati osebnih podatkov. cnil.fr
- Klytic, Kaj je suveren oblak?: ključ dokumentov, šifriranih pri viru, ustvarjen iz računa stranke in za Klytic neberljiv; podatki, ki jih obdeluje storitev, šifrirani v mirovanju s ključi, ki jih upravlja Klytic. klytic.com
- Klytic, stran Klytic Docs: razvrščanje po mapah in oznakah, odobritveni postopki, iskanje. klytic.com
- Klytic, Gostovanje in suverenost: tehnični dostopi, omejeni na upravljanje in podporo, poimenski in beleženi. klytic.com
