Una conversazione è un dato aziendale
Si pensa anzitutto alla registrazione. È la traccia più visibile, ma esiste solo se qualcuno l’ha deciso. Una chiamata non registrata lascia comunque una riga in una cronologia: il numero del chiamante, quello del chiamato, il telefono che ha risposto, l’ora, la durata, talvolta il motivo di chiusura o il trasferimento.
Metadati di chiamata: le informazioni che descrivono una chiamata senza contenerne le parole. Numeri, telefono, data, ora, durata, coda di attesa, trasferimenti. Associati a un dipendente o a un cliente, sono dati personali.
Questi metadati dicono spesso più di quanto si creda. L’elenco dei numeri chiamati da un commerciale disegna il suo portafoglio clienti. Le chiamate di un dirigente a un avvocato o a un acquirente rivelano un’operazione in corso. Una cronologia è quindi un patrimonio da proteggere, al pari di un archivio clienti.
Il GDPR si applica non appena questi dati consentono di identificare una persona. Impone una finalità determinata e una durata di conservazione non superiore a quanto necessario per tale finalità. Non fissa esso stesso una durata: spetta all’azienda sceglierla e giustificarla.
Inventario: che cosa conserva la piattaforma
Una telefonia aziendale produce almeno sette famiglie di dati. Non tutte esistono ovunque, ma è meglio averle elencate prima di firmare.
| Traccia | Che cosa contiene | Esiste se |
|---|
| Rubrica | Nomi, telefoni, numeri diretti, gruppi, talvolta contatti esterni | Sempre |
| Cronologia delle chiamate | Metadati di ogni chiamata in entrata, in uscita e interna | Sempre |
| Registrazioni | Il contenuto delle conversazioni | La registrazione è attivata sulla linea o sulla coda |
| Trascrizioni e riassunti | Il testo tratto da una conversazione | La funzione è sottoscritta e utilizzata |
| Messaggi vocali | La voce del chiamante, spesso copiata via e-mail | La segreteria telefonica è attiva |
| Log tecnici | Connessioni dei telefoni, indirizzi IP, errori, azioni di amministrazione | Sempre |
| Backup e ticket | Copie della configurazione e dei dati; scambi con il supporto | Sempre, secondo il contratto |
Le ultime due righe sono le più spesso dimenticate. La guida Che cos’è il cloud sovrano? lo ricorda: i backup e i log sono copie. Possono essere ospitati altrove rispetto al servizio principale e durare più a lungo del dato originale.
Il messaggio vocale merita un’attenzione particolare. Quando viene inviato via e-mail, una copia lascia la piattaforma telefonica e raggiunge la posta elettronica. Segue allora le regole della casella: deleghe, caselle condivise, backup della posta.
Chi può conoscere i numeri chiamati
«Il cloud» non è un soggetto. Quattro ruoli distinti possono vedere tutta o parte della cronologia.
- L’utente vede in genere le proprie chiamate, nell’applicazione o sul telefono.
- L’amministratore dell’azienda vede la cronologia di tutti i telefoni che gestisce, spesso con statistiche. È lui che decide i diritti degli altri.
- Il gestore della piattaforma ospita il server, lo aggiorna, lo ripristina. Tecnicamente, può accedere ai dati. La domanda utile è sapere quando vi accede, se lo fa in modo tracciato e quale diritto gli si applica.
- L’operatore che collega il centralino alla rete telefonica pubblica instrada le chiamate in uscita e in entrata. Conosce quindi i numeri, gli orari e le durate, se non altro per fatturare.
Il gestore e l’operatore possono essere la stessa società o due società diverse. Quando mantiene il suo operatore e affida il centralino a un altro fornitore, i suoi metadati si trovano presso entrambi. Anche un interlocutore esterno ha il proprio operatore: una chiamata verso l’esterno lascia tracce al di fuori del suo perimetro, qualunque sia la sua scelta.
Di chi è la cronologia
La parola «possedere» crea confusione. Dal punto di vista della protezione dei dati, l’azienda che decide di utilizzare la telefonia e di conservarne la cronologia è titolare di questo trattamento. Il gestore della piattaforma agisce in genere per suo conto, come responsabile del trattamento, nei limiti di un contratto di trattamento dei dati.
Nei fatti, il gestore detiene i dati per la durata del servizio, poi per la durata dei suoi backup. Tre domande da porre:
- Esportazione: si possono recuperare la cronologia, le registrazioni e la configurazione, in quale formato e entro quale termine dopo la fine del contratto?
- Cancellazione: quando vengono cancellati i dati, anche nei backup?
- Numeri: i numeri appartengono al suo abbonamento con l’operatore, e possono essere trasferiti altrove?
La reversibilità si negozia alla firma. Il giorno dell’uscita è troppo tardi per scoprire che le registrazioni non si possono esportare.
Dove sono le registrazioni
Una registrazione è un file audio archiviato da qualche parte: sul server telefonico, in uno spazio di archiviazione accessorio, talvolta presso un fornitore di trascrizione. Prima di attivarla, bisogna sapere dove finisce e chi può ascoltarla.
Le decisioni sono due e distinte. La prima è giuridica: perché registrare, chi informare, per quanto tempo conservare. È trattata in Per quanto tempo conservare le registrazioni telefoniche. La seconda è un’impostazione: quali linee registrare e chi può ascoltare. Per Klytic Tel, è descritta in Chi può ascoltare le registrazioni in Klytic Tel.
La CNIL, l’autorità francese per la protezione dei dati, chiede, per le registrazioni sul luogo di lavoro, che l’accesso sia limitato ai servizi interessati dall’obiettivo perseguito e che le azioni effettuate siano tracciate. È un buon test per qualsiasi piattaforma: chi ha il diritto di ascoltare, e lo si può verificare?
Cifratura: fin dove protegge
La cifratura di una telefonia IP riguarda due flussi: la segnalazione, che stabilisce la chiamata, e la voce stessa. Tra i telefoni o le applicazioni e la piattaforma, possono essere cifrati, per esempio con TLS per la segnalazione e SRTP per la voce.
Il limite sta nel percorso. Una chiamata verso un numero esterno esce dall’infrastruttura del fornitore e attraversa le reti di uno o più operatori. Da quel momento, il suo livello di protezione dipende da queste reti. Nessun fornitore di centralino può cifrare da solo una chiamata per tutta la sua lunghezza fino al telefono di un interlocutore esterno.
La cifratura dei dati archiviati, invece, non dice nulla su chi detiene la chiave. Una registrazione cifrata sul disco resta leggibile per il servizio che deve restituirla all’ascolto.
Esempio: un’agenzia per il lavoro di quindici persone
Caso ipotetico. Un’agenzia registra le chiamate della sua linea di accoglienza candidati, per formare i nuovi selezionatori. Un candidato chiede che cosa l’agenzia conservi su di lui.
Facendo l’inventario, l’agenzia trova più della registrazione: una riga di cronologia per ogni chiamata, due messaggi vocali arrivati in una casella condivisa, una trascrizione nel CRM e copie nei backup. Può rispondere perché ha elencato queste tracce e sa chi le detiene. Senza questo inventario, avrebbe parlato solo del file audio.
Domande frequenti
Una chiamata non registrata lascia dati?
Sì. La cronologia conserva i numeri, l’ora e la durata di ogni chiamata, e anche l’operatore ne conserva una traccia. Solo il contenuto della conversazione non esiste.
Il mio fornitore di centralino può ascoltare le mie chiamate?
Un gestore può tecnicamente accedere ai dati che ospita. Chieda quando vi accede, se l’accesso è tracciato e quale diritto gli si applica. Il quadro è approfondito in Proteggere l’azienda dal CLOUD Act.
Per quanto tempo conservare la cronologia e le registrazioni?
Non esiste una durata unica. Dipende dalla finalità. Veda Per quanto tempo conservare le registrazioni telefoniche.
L’hosting in Europa basta?
Il luogo è una risposta utile, non l’unica. Veda «Dati ospitati in Europa».
Dove si colloca Klytic
Con Klytic Tel, ogni organizzazione dispone del proprio server telefonico. È ospitato per impostazione predefinita in un cloud europeo, a Mauritius o in un’area geografica conforme alla giurisdizione applicabile, secondo la sua richiesta, oppure installato sui suoi server. Nel cloud, Klytic Tel si appoggia a un provider cloud di primo piano, con un impegno di disponibilità di livello enterprise del 99,99% (escluse le manutenzioni programmate annunciate in anticipo) e una commutazione tra più siti di hosting in caso di guasto: la resilienza ai guasti è molto elevata. Klytic può anche installare la soluzione presso un altro fornitore cloud di sua scelta. Klytic è gestito da Dedicace Software, società francese.
Le comunicazioni tra i telefoni o le applicazioni e i server Klytic, così come le comunicazioni interne alla piattaforma, sono cifrate (SRTP e TLS). Una volta che la chiamata è uscita dall’infrastruttura Klytic verso una rete esterna, il suo livello di protezione dipende dalle reti e dagli operatori attraversati.
La telefonia viene salvata ogni giorno. I backup sono cifrati e conservati 30 giorni; l’obiettivo di perdita massima di dati è di 24 ore per Klytic Tel. A fine contratto, Klytic la accompagna nel recupero dei suoi dati, poi li cancella su richiesta.
La registrazione delle chiamate è una funzione dell’offerta. Non è un obbligo attivato su tutte le linee: è lei a decidere dove ha una ragion d’essere. Può mantenere il suo operatore attuale, salvo verifica di compatibilità: in tal caso, resta uno dei quattro soggetti descritti sopra. Klytic non è un’offerta qualificata SecNumCloud.
Questa pagina descrive un quadro generale. Non sostituisce l’analisi del suo contratto né il parere del suo DPO.
Fonti
Consultate a ottobre 2026.
- GDPR, articolo 5: dati raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati. cnil.fr
- CNIL, «L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail» (L’ascolto e la registrazione delle chiamate sul luogo di lavoro): accesso limitato ai servizi interessati dall’obiettivo perseguito e tracciabilità delle azioni effettuate. La pagina reca la dicitura «obsolète, en cours de mise à jour» (obsoleta, in corso di aggiornamento). cnil.fr
- Klytic, «Che cos’è il cloud sovrano?»: i backup e i log sono copie; cifratura della telefonia fino alla piattaforma, dipendenza dagli operatori oltre. klytic.com
- Klytic, pagina Klytic Tel: server dedicato per cliente, aree di hosting, registrazione delle chiamate, segreteria telefonica via e-mail, operatore mantenibile. klytic.com
- Klytic, domande frequenti: backup giornaliero di Klytic Tel, conservazione 30 giorni, RPO di 24 ore, recupero e poi cancellazione dei dati su richiesta. klytic.com
