Google Workspace è lo strumento giusto quando i suoi team scrivono in più persone nel browser e ritrovano le proprie cartelle senza pensarci. Una soluzione europea è lo strumento giusto quando la società che detiene quelle cartelle deve essere europea o svizzera, e lei accetta un altro editor di documenti. La comodità di Docs è il punto critico del confronto. Va testata sui suoi file, non in teoria.
La modifica simultanea in Docs, Sheets e Slides è un riflesso per molti team. La condivisione tramite link è immediata. La ricerca nel patrimonio documentale è efficace. L’amministrazione di una piccola struttura è semplice. Per un’associazione, uno studio professionale o una PMI già organizzata attorno a Drive, abbandonare Google solo per principio, senza prova, produce ritorni indietro.
Queste qualità non sono dettagli di comodità. Hanno cambiato il modo di lavorare: non si invia più un allegato in versione 3, si condivide un link e si commenta nello stesso posto. Un team che ha preso questa abitudine la perde a fatica.
Esempio. Una società di consulenza di 15 persone redige le proprie proposte in più persone su Docs, segue la propria attività commerciale in un foglio Sheets condiviso e non ha un informatico. Per questa società, Google Workspace è al tempo stesso uno strumento di produzione e uno strumento di amministrazione. Abbandonarlo presuppone un altro editor, una formazione e qualcuno che amministri la nuova suite. Se la direzione non ha un motivo preciso per cambiare gestore, restare è la decisione coerente.
I limiti giuridici sono altrove. Google è una società americana. Le regioni di dati coprono contenuti elencati, a seconda dell’edizione, e non coprono tutto (ad esempio alcuni log). L’accesso del supporto dall’Unione si regola con un’opzione, non con l’offerta base. Il dettaglio è in GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) e Google Workspace.
A ciò si aggiunge il diritto americano: il testo derivante dal CLOUD Act (18 U.S.C. § 2713) riguarda i dati che un fornitore detiene o controlla, anche al di fuori degli Stati Uniti. Una regione europea non sottrae quindi Google a questo diritto. Quanto ai trasferimenti, la decisione di adeguatezza (UE) 2023/1795 è in vigore al 5 ottobre 2026 ed è contestata: secondo un commento di avvocati (WilmerHale), il Tribunale dell’Unione europea ha respinto un ricorso di annullamento il 3 settembre 2025, ed è stata proposta un’impugnazione dinanzi alla Corte di giustizia il 31 ottobre 2025. Il quadro è descritto in dettaglio in proteggere un’azienda dal CLOUD Act.
Sul piano giuridico. I file e le email si trovano presso un gestore europeo, o presso un gestore svizzero come Infomaniak, o su server che gestisce lei. Il contratto rientra nella competenza di un giudice europeo o svizzero. La Svizzera è al di fuori dell’Unione europea, coperta da una decisione di adeguatezza: a seconda del suo capitolato, ciò è sufficiente o meno. Un gestore europeo resta soggetto al diritto del proprio paese. Ciò che si ottiene è un cambiamento di giurisdizione, non un’immunità. Chieda l’elenco dei suoi subfornitori, il luogo in cui opera il suo supporto e chi detiene le chiavi di cifratura.
Sul piano operativo. L’editor online sarà OnlyOffice, Collabora o un equivalente. La co-redazione esiste. Non si comporta come Google su commenti, suggerimenti e tabelle molto elaborate. I file Google nativi vengono convertiti in formati per l’ufficio, con possibili perdite sulla formattazione, sulle formule specifiche di Sheets e sui link tra file. La condivisione esterna cambia forma: link, password, data di scadenza, a seconda dello strumento.
La posta, invece, si sostituisce più facilmente di Docs. Si basa su protocolli standard, e l’utente ritrova una casella, delle cartelle, un calendario. Molte organizzazioni potrebbero cambiare servizio di email e mantenere Drive ancora per un anno. Il contrario è più doloroso.
Cambiare prima la posta, mantenere Drive per un anno. Una PMI di servizi di 30 persone sposta la propria posta elettronica presso un gestore europeo e lascia Drive in funzione. I team mantengono le proprie abitudini di scrittura mentre l’azienda testa l’editor di destinazione e riordina Drive: archivi da congelare, cartelle attive da spostare, file da abbandonare. Punti di attenzione: gli account Google restano necessari per accedere a Drive; i link Drive circolano in email che partono da un altro servizio di posta; gli inviti di calendario e le riunioni pianificate cambiano strumento; le applicazioni di terze parti a cui si accede con l’account Google devono essere censite. Fissi una data di fine, altrimenti l’anno diventa permanente.
Mantenere Google per un team. Il team marketing che produce le proprie presentazioni in Slides con le agenzie resta su Google; il resto dell’azienda esce. Occorre allora una regola scritta: quali contenuti vanno dove, e chi decide.
Spostare Drive prima di Gmail. È lo scenario più costoso in termini di gestione del cambiamento, per un beneficio giuridico parziale: la posta elettronica, che riceve i documenti di tutti, resta presso il gestore americano. Si giustifica raramente, salvo se una pratica specifica impone di spostare i file per primi.
Il metodo di uscita è descritto in migrare da Google Workspace, e il passaggio della posta in migrare senza interruzioni.
Per due settimane, faccia redigere a un team reale tre tipi di documenti sulla destinazione: un verbale, una tabella di monitoraggio, una proposta commerciale. Annoti ciò che si rompe. Se il verbale funziona e la tabella no, sa quale mestiere può spostarsi.
Affinché la prova porti a una decisione, annoti per ogni documento:
Classifichi ogni attività in tre caselle: funziona, funziona con un aggiramento accettabile, si rompe. Esegua la prova con le persone che producono, non solo con il reparto IT. Durante queste due settimane, censisca anche i moduli e gli Apps Script: sono loro a bloccare un processo il giorno del passaggio. Una prova gratuita permette di condurre questo test su una destinazione reale.
Restare in questi casi non è una rinuncia. È una scelta documentata, che si riesamina quando la prova, l’edizione o il quadro giuridico cambiano.
Infomaniak (Svizzera, al di fuori dell’Unione europea, decisione di adeguatezza), un Nextcloud gestito da un provider di hosting europeo o in proprio, OVHcloud per la posta elettronica, BlueMind per la posta, e Klytic per una suite su misura, non sono intercambiabili. La pagina alternative europee a Google Workspace li distingue.
Può essere utilizzato in un quadro conforme al GDPR. Il regolamento impone un contratto con il responsabile del trattamento, una base giuridica per i trasferimenti e un registro che descriva ciò che la regione di dati non copre. La nazionalità del gestore è una decisione distinta, che spetta alla direzione. La verifica è in GDPR e Google Workspace.
Risponde alla questione del luogo di archiviazione per i contenuti elencati da Google, a seconda dell’edizione. Non copre alcuni log e non cambia la nazionalità di Google. Se il suo requisito riguarda il detentore dei dati, non è sufficiente.
Sì. È spesso l’ordine più ragionevole: la posta si recupera meglio dei documenti. Preveda di conservare gli account Google necessari per Drive e una data di fine per questo periodo misto.
Non sempre. La conversione in un formato per l’ufficio va verificata sui suoi file; i punti delicati sono le tabelle molto elaborate, le formule specifiche di Sheets e i link tra file. È l’obiettivo della prova di due settimane.
Klytic fornisce un’istanza Nextcloud dedicata per cliente e una posta elettronica Zimbra gestite da Dedicace Software, società francese. È un’alternativa per i file, la loro condivisione e la loro modifica online da soli o in più persone, con cronologia delle versioni, nonché per la posta e la videoconferenza. Non è Google Docs con un altro nome: l’editor online non è né quello di Google né quello di Office.
Klytic non è qualificato SecNumCloud, e un operatore francese resta soggetto al diritto francese.
Questa pagina descrive un quadro generale. Non costituisce una consulenza legale.
Consultate a ottobre 2026.
Provi Klytic per 30 giorni con le sue email e i suoi file, senza impegno.
Offerta di benvenuto
Offerta di prova senza impegno. Un consulente la ricontatterà per comprendere le sue esigenze e preparare il suo spazio Klytic.
