Съхранение, архивиране, резервно копие: три срока
Тези три понятия често се смесват. Те отговарят на различни въпроси.
| Въпрос | Типичен срок |
|---|
| Резервно копие | Връщане назад след инцидент | Дни или седмици |
| Архивиране | Запазване на документ, който вече не се използва всеки ден, непроменен и достъпен | Срокът на задължението или употребата |
| Съхранение | Колко дълго документът трябва или може да съществува | Определен от нормативен акт, договор или вътрешно решение |
За личните данни CNIL описва три етапа. Активната база – докато данните служат на целта, за която са събрани. Междинното архивиране – когато вече не служат на тази цел, но остават полезни, например за съдебен спор или законово задължение: тогава те се отделят и се преглеждат само при нужда от оправомощени лица. И накрая окончателното архивиране – за някои информации, съхранявани заради стойността им. Това разделение се прилага добре за всички документи.
Резервното копие има собствено ръководство: версиониране, репликация и резервни копия. Резервно копие за тридесет дни не е архив.
Какво установява политиката за архивиране
Политиката се свежда до няколко страници. За всяка категория документи тя отговаря на седем въпроса:
- какво: категорията документи (фактури, договори, лични досиета на персонала, протоколи);
- колко дълго и от кога: приключването на финансовата година, краят на договора, напускането на служителя;
- къде: коя папка, кой отдел, какво хостване;
- в каква форма: хартиен оригинал, цифрово копие, формат на файла;
- кой отговаря: отговорник за всяка категория, а не „IT отделът“;
- кой все още има достъп: архивът не е отворен за всички, които са виждали активната папка;
- каква е крайната съдба: унищожаване, постоянно съхранение или предаване на трето лице, с документиране на решението.
Всичко започва с опис. Без него политиката е лозунг: тя определя срокове за документи, за които никой не знае къде се намират.
Срокове, определени от закона
Във Франция редица срокове са определени със закон. Официалният сайт Service Public Entreprendre ги събира заедно с правните им основания. Ето някои от най-честите за едно дружество:
| Документ | Срок | Начало | Цитиран акт |
|---|
| Счетоводни книги и регистри | 10 години | Приключване на финансовата година | Code de commerce, art. L123-22 |
| Правооснователни документи (поръчки, приемо-предавателни протоколи, фактури) | 10 години | Приключване на финансовата година | Code de commerce, art. L123-22 |
| Данъчни документи (общо правило) | 6 години | Последна посочена операция или дата на съставяне | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Договори и търговска кореспонденция | 5 години | Според приложимата давност | Code de commerce, art. L110-1 à L110-4 |
| Дубликат на фиша за заплата (работодател) | 5 години | Не е посочено в информационния лист | Code du travail, art. L3243-1 à L3243-5 |
| Единен регистър на персонала | 5 години | Напускане на служителя | Code du travail, art. R1221-26 |
Три бележки. Един и същ документ може да попада под няколко срока: фактурата е едновременно счетоводен и данъчен документ. Данъчният срок става десет години при скрита дейност. И тази таблица важи само за Франция: секторът (здравеопазване, банково дело, застраховане) и държавата на читателя променят сроковете. Няма единна скала, приложима за всички дружества.
Личните досиета на персонала и личните данни
Документ, който съдържа лични данни, не се пази безсрочно. ОРЗД изисква ограничен срок, който администраторът на лични данни определя според целта, както напомня CNIL.
За човешките ресурси CNIL публикува през април 2026 г. справочник за сроковете за съхранение, подреден по дейности: подбор, административно управление, възнаграждение, трудови злополуки, сигнали за нарушения. Този справочник е меко право: спазването му не е задължително. Някои от сроковете, които той посочва, обаче са наложени от нормативни актове и работодателят не може да се отклонява от тях. За едно и също обработване могат да се прилагат няколко срока.
На практика лично досие, подредено в DMS, се нуждае от две правила: кой може все още да го отваря след напускането на служителя и кога се изтрива. „Да се пази за всеки случай“ не е правило.
Форматът и четимостта след десет години
Да пазите файл десет години няма смисъл, ако никой не може да го отвори. Мястото е важно, но и форматът:
- предпочитайте отворени и документирани формати, а за документите с доказателна сила – фиксиран документ (PDF) вместо редактируем файл;
- не зависете от софтуер, който може да изчезне или да смени лиценза си;
- запазвайте метаданните: дата, вид, срок, отговорник – без тях архивът е куп файлове;
- предвидете изхода: възможност да експортирате архивите в стандартни формати, ако смените доставчика.
Доказателната сила на цифрово копие на хартиен оригинал се подчинява на собствени правила. Преди да унищожите оригинали, проверете ги с вашия счетоводител или консултант.
Пример: политика за половин ден
Хипотетичен случай. Малко дружество с четиридесет души събира счетоводителката, отговорничката по човешки ресурси и управителя. За половин ден те описват шест категории документи.
Фактурите от доставчици минават през маршрут за одобрение и след това се подреждат по години; пазят се десет години след приключването на финансовата година. Договорите с клиенти се подреждат по клиенти и се пазят пет години след прекратяването им. Личните досиета на персонала са в папка с ограничен достъп; сроковете им следват справочника на CNIL, проверен за всеки документ. Черновите и работните документи нямат политика: те съществуват и изчезват заедно с проектите.
Всяка година през февруари счетоводителката открива папките с изтекли срокове, съгласува унищожаването им и записва решението. Политиката се свежда до две страници.
Чести грешки
- Да се пази всичко. Това не е разумно за личните данни и забавя търсенето.
- Да се смята резервното копие за архив. То се изтрива след изтичане на срока си на съхранение.
- Да се архивира в електронната поща. Прикаченият файл към имейл няма нито подредба, нито маршрут, нито срок. Архивирането на съобщения е отделна тема.
- Да се забравят копията. Прикачени файлове, синхронизирани компютри, USB памети: почистването в DMS не ги изтрива.
Често задавани въпроси
Може ли всичко да се пази безсрочно?
За документи без лични данни това е възможно, но скъпо и непрегледно. За лични данни – не: срокът трябва да е ограничен до целта.
Резервно копие за тридесет дни архив ли е?
Не. То служи за връщане назад след инцидент. Вижте версиониране, репликация и резервни копия.
Трябва ли да се архивират имейлите?
Това е отделна тема с собствени инструменти. Вижте архивиране на съобщения.
Как да намеря архив след пет години?
Чрез стабилна подредба и етикети, поставени при качването. Вижте намиране, етикетиране и движение на документи.
Къде трябва да се хостват архивите?
Въпросът за мястото и оператора е разгледан в какво е суверенен облак?
Къде се намира Klytic
Klytic Docs съхранява папките, версиите и етикетите в специално заделената инстанция на клиента, докато той ги оставя там. Маршрутите за одобрение подреждат и съхраняват документа след одобрение, както фактурата от доставчик в публикувания пример. Правата по група позволяват да се ограничи достъпът до архивна папка. Данните ви могат да бъдат експортирани във всеки момент в стандартни формати и остават достъпни за експорт тридесет дни след прекратяване на договора, след което се изтриват.
Две неща не бива да се смесват. Резервното копие на Klytic се пази тридесет дни: то защитава от инцидент, а не е архив за десет години. Законовото архивиране, обявено за Klytic Mail, е опция на електронната поща: то не превръща Klytic Docs в система за архивиране с доказателна сила.
Самата политика (категории, срокове, унищожаване) остава решение на дружеството, прилагано от неговите администратори. Хостването е възможно във всяка географска зона, съответстваща на приложимата юрисдикция, при наличност на услугите, по-специално в Европа или на о. Мавриций, или на сървърите на клиента. Klytic не е услуга с квалификация SecNumCloud.
Тази страница описва обща рамка. Тя не замества съвета на вашия счетоводител или консултант.
Правно състояние към 11 октомври 2026 г. Цитираните срокове са тези на френското право, както ги представя официалният сайт Service Public Entreprendre, който препраща по-специално към чл. L123-22 от Code de commerce и чл. L102 B от Livre des procédures fiscales. Те се различават в зависимост от държавата, сектора и естеството на документа.
Източници
Прегледани през октомври 2026 г.
- Service Public Entreprendre (министър-председател на Франция), срокове за съхранение на документи за дружествата: 10 години за счетоводни книги и правооснователни документи (C. com., art. L123-22), 6 години за данъчни документи (LPF, art. L102 B), 5 години за търговски договори, срокове за документите на персонала. service-public.gouv.fr
- CNIL, срокове за съхранение на данните: ограничен срок според целта; активна база, междинно архивиране, окончателно архивиране. cnil.fr
- CNIL, справочник за сроковете за съхранение при управлението на човешките ресурси (април 2026 г.): меко право, подреден по дейности; някои срокове са наложени от нормативни актове. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: законово архивиране, налично като опция. klytic.com
- Klytic, Хостинг и суверенитет: експорт във всеки момент в стандартни формати, данни, достъпни за експорт 30 дни след прекратяване на договора и изтрити след това. klytic.com
