Το Google Workspace μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε πλαίσιο GDPR (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων). Όπως και για το Microsoft 365, η συμμόρφωση ελέγχεται στη σύμβαση, στην περιοχή που καλύπτεται πραγματικά και στην ικανότητα απάντησης στα πρόσωπα. Ο κατασκευαστής λογισμικού είναι αμερικανική εταιρεία. Η φράση αυτή ανοίγει τον έλεγχο. Δεν τον κλείνει.
Για το περιεχόμενο που ο οργανισμός σας τοποθετεί στο Gmail, στο Drive, στο Docs και στο Ημερολόγιο, είστε κατά κανόνα υπεύθυνος επεξεργασίας και η Google εκτελούσα την επεξεργασία. Η Google περιγράφει επίσης επεξεργασίες για τις οποίες είναι υπεύθυνη η ίδια, που συνδέονται με τον λογαριασμό, την ασφάλεια και τη λειτουργία της υπηρεσίας. Το Google Workspace Data Processing Amendment και τα παραρτήματα διαβίβασης είναι τα έγγραφα που πρέπει να αρχειοθετηθούν μαζί με το αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας.
Γιατί. Ο ρόλος καθορίζει ποιος ενημερώνει τα πρόσωπα, ποιος τους απαντά και ποιος επιλέγει τις διάρκειες. Για το περιεχόμενο, είστε εσείς· η Google ενεργεί σύμφωνα με τις οδηγίες σας, στο πλαίσιο του άρθρου 28 του GDPR.
Πώς να το ελέγξετε. Ελέγξτε ότι η τροποποίηση καλύπτει τις ενεργοποιημένες υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που προστέθηκαν μετά την αρχική παραγγελία. Ένα γραφείο επικοινωνίας 30 ατόμων που ξεκίνησε με Gmail και Drive και στη συνέχεια άνοιξε Chat, Sites και φόρμες έχει συχνά τεκμηριώσει μόνο τις δύο πρώτες.
Στο αρχείο. Μία γραμμή ανά υπηρεσία, με τον ρόλο της Google, την ημερομηνία ενεργοποίησης και την αρχειοθετημένη έκδοση της τροποποίησης.
Συχνό λάθος. Να αρχειοθετείτε τη σύμβαση που υπογράφηκε κατά το άνοιγμα του λογαριασμού και να μην την ξαναδιαβάζετε ποτέ.
Ανάλογα με την έκδοση, ένας διαχειριστής μπορεί να επιλέξει να αποθηκεύει καλυπτόμενα δεδομένα στις Ηνωμένες Πολιτείες ή στην Ευρώπη και να περιορίσει ένα μέρος της επεξεργασίας σε αυτή την περιοχή. Η Google δημοσιεύει τον κατάλογο: καλυπτόμενο περιεχόμενο σε κατάσταση ηρεμίας για το Gmail, το Ημερολόγιο, το Drive, το Chat, το Docs, το Sheets, το Slides και άλλες βασικές υπηρεσίες, καλυπτόμενη επεξεργασία για ένα μέρος τους. Η τεκμηρίωση διευκρινίζει ότι η πολιτική περιοχής δεν εφαρμόζεται στα δεδομένα που δεν αναφέρει, ιδίως σε ορισμένα αρχεία καταγραφής ή περιεχόμενο στην cache.
Πρακτικές συνέπειες.
Γιατί. Η «περιοχή Ευρώπη» περιγράφει μια περίμετρο με κατάλογο, όχι το σύνολο της υπηρεσίας. Ό,τι δεν περιλαμβάνεται στον κατάλογο είναι αυτό που πρέπει να αναλάβει το αρχείο σας.
Πώς να το ελέγξετε. Ζητήστε από τον διαχειριστή σας στιγμιότυπο οθόνης της πραγματικής ρύθμισης, όχι το διαφημιστικό φυλλάδιο. Διασταυρώστε το με την έκδοση που έχει αγοράσει κάθε ομάδα χρηστών. Μια βιομηχανική ΜμΕ με δύο εγκαταστάσεις, από τις οποίες η μία διαθέτει πιο απλή έκδοση, μπορεί να έχει κανόνα περιοχής που εφαρμόζεται μόνο στους μισούς λογαριασμούς.
Στο αρχείο. Η έκδοση, η επιλεγμένη περιοχή, οι μονάδες οργάνωσης που καλύπτονται, οι εξαιρούμενες κατηγορίες (αρχεία καταγραφής, cache), η ημερομηνία του ελέγχου.
Συχνό λάθος. Να γράφετε «δεδομένα αποθηκευμένα στην Ευρώπη» χωρίς να αναφέρετε τις εξαιρέσεις που δημοσιεύει η Google.
Το Access Management επιτρέπει τον περιορισμό του προσωπικού της Google που ενεργεί σε ορισμένα δεδομένα υποστήριξης: για παράδειγμα προσωπικό που βρίσκεται στην ΕΕ ή που περνά από εικονικό γραφείο που βρίσκεται στην ΕΕ. Η λειτουργία αυτή συνδέεται με συγκεκριμένες εκδόσεις και με την επιλογή Assured Controls. Δεν είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση όλων των προσφορών Business.
Γιατί. Ένας τεχνικός που συμβουλεύεται δεδομένα για να επιλύσει ένα περιστατικό επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα. Ο τόπος της αποθήκευσης δεν λέει τίποτα για τον τόπο αυτής της πρόσβασης.
Πώς να το ελέγξετε. Αν ο φάκελος συμμόρφωσής σας προϋποθέτει «υποστήριξη μόνο από την Ένωση», ελέγξτε ότι η επιλογή έχει αγοραστεί και είναι ενεργή, και διατηρήστε την απόδειξη.
Η κρυπτογράφηση από την πλευρά του πελάτη, όταν είναι διαθέσιμη για την έκδοσή σας, σας αφήνει τον έλεγχο των κλειδιών για μια περίμετρο περιεχομένου. Αλλάζει το τι μπορεί να διαβάσει η Google. Αλλάζει επίσης την αναζήτηση, την προστασία από καταχρήσεις και ορισμένες λειτουργίες συνεργασίας. Δοκιμάζεται πριν ανακοινωθεί στα τμήματα: ένα πιλοτικό σε μία ομάδα, με τον κατάλογο όσων δεν λειτουργούν πλέον, αξίζει περισσότερο από ένα γενικό σημείωμα.
Στο αρχείο. Οι ενεργές επιλογές, η περίμετρός τους και ό,τι παραμένει προσβάσιμο στην υποστήριξη.
Συχνό λάθος. Να υποθέτετε ότι η επιλογή συμπεριλήφθηκε στην ανανέωση επειδή είχε συζητηθεί κατά την προπώληση.
Η Google είναι αμερικανική εταιρεία. Μόλις μια πρόσβαση ή ένα αντίγραφο βγει από την Ένωση, η διαβίβαση πρέπει να έχει νομική βάση. Στις 5 Οκτωβρίου 2026, η απόφαση επάρκειας (ΕΕ) 2023/1795 παραμένει σε ισχύ για τους πιστοποιημένους αμερικανικούς οργανισμούς, ενώ ταυτόχρονα αμφισβητείται. Σύμφωνα με σχόλιο της δικηγορικής εταιρείας WilmerHale, το Γενικό Δικαστήριο της Ευρωπαϊκής Ένωσης απέρριψε μια προσφυγή ακύρωσης στις 3 Σεπτεμβρίου 2025 και ασκήθηκε αναίρεση ενώπιον του Δικαστηρίου στις 31 Οκτωβρίου 2025. Η δικηγορική εταιρεία DAC Beachcroft κάνει λόγο, στον τίτλο του σχολίου της, για σταθερότητα προς το παρόν και αβεβαιότητα στη συνέχεια.
Οι τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες παραμένουν το άλλο συνηθισμένο εργαλείο. Το προηγούμενο του 2020 δείχνει γιατί πρέπει να τις γνωρίζετε: στις 16 Ιουλίου 2020, με την απόφαση C-311/18 (γνωστή ως Schrems II), το Δικαστήριο ακύρωσε το Privacy Shield (απόφαση 2016/1250), λόγω ιδίως της έκτασης των αμερικανικών προγραμμάτων επιτήρησης και της απουσίας αποτελεσματικής προσφυγής. Οι τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες παρέμειναν έγκυρες, με αξιολόγηση κατά περίπτωση.
Οι λεπτομέρειες για τον CLOUD Act βρίσκονται στη σελίδα προστασία μιας επιχείρησης από τον CLOUD Act: μια ευρωπαϊκή περιοχή δεν βγάζει την Google από το αμερικανικό δίκαιο αν η Google κατέχει ή ελέγχει τα δεδομένα. Το άρθρο 48 του GDPR προβλέπει, από την πλευρά του, ότι μια απόφαση δικαστηρίου ή αρχής τρίτης χώρας που απαιτεί τη γνωστοποίηση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα μπορεί να αναγνωριστεί ή να εκτελεστεί μόνο αν βασίζεται σε διεθνή συμφωνία, για παράδειγμα σύμβαση αμοιβαίας δικαστικής συνδρομής, που ισχύει μεταξύ αυτής της χώρας και της Ένωσης ή του κράτους μέλους. Ένας αμερικανικός πάροχος που δραστηριοποιείται στην Ευρώπη μπορεί έτσι να βρεθεί ανάμεσα σε δύο κανόνες. Το άρθρο 48 περιγράφει αυτή τη σύγκρουση· δεν την επιλύει.
Στο αρχείο. Το εργαλείο που χρησιμοποιεί η σύμβασή σας και το εναλλακτικό σχέδιο αν η απόφαση επάρκειας καταπέσει.
Συχνό λάθος. Να πιστεύετε ότι η περιοχή δεδομένων (σημείο 2) απαντά στο ερώτημα της διαβίβασης. Λέει πού αποθηκεύονται ορισμένα δεδομένα, όχι ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτά ούτε υπό ποιο δίκαιο.
Εξαγωγή μέσω του εργαλείου λήψης δεδομένων (Takeout) και των εργαλείων διαχείρισης, αναζήτηση στο Vault αν το διαθέτετε, προθεσμία απάντησης ενός μήνα με ευθύνη του υπευθύνου επεξεργασίας.
Πώς να το ελέγξετε. Ορίστε το εσωτερικό πρόσωπο που ξέρει να εξάγει ένα γραμματοκιβώτιο Gmail, ένα Drive και ένα Ημερολόγιο, και ζητήστε του να κάνει μια δοκιμή σε δοκιμαστικό λογαριασμό. Ελέγξτε τα ομαδικά γραμματοκιβώτια και τα αρχεία των οποίων ο κάτοχος έχει αποχωρήσει από την επιχείρηση: αυτά είναι τα αιτήματα που καθυστερούν.
Στο αρχείο. Η διαδικασία, ο υπεύθυνος, ο αναπληρωτής του και το εργαλείο που χρησιμοποιείται ανάλογα με την έκδοση.
Συχνό λάθος. Να διαγράφετε τον λογαριασμό ενός εργαζομένου που αποχώρησε χωρίς να έχετε ρυθμίσει την τύχη των κοινόχρηστων αρχείων του, και στη συνέχεια να λαμβάνετε αίτημα που τα αφορά.
Τα μηνύματα και τα αρχεία μεταφέρονται σχετικά καλά (IMAP, εξαγωγή Drive). Τα ιστορικά του Google Chat, τα Sites, τα Apps Script, οι φόρμες που συνδέονται με αυτοματισμούς και οι κανόνες διαχείρισης δεν μεταφέρονται αυτούσια σε άλλη σουίτα. Η σελίδα μετάβαση από το Google Workspace απαριθμεί αυτές τις αποκλίσεις.
Γιατί. Η έξοδος αποτελεί μέρος της συμμόρφωσης: καθορίζει τη φορητότητα, τη λήξη των διαρκειών διατήρησης και την ανάκτηση των δεδομένων σας αν η σύμβαση λήξει.
Στο αρχείο. Η καταγραφή του περιεχομένου που δεν εξάγεται αυτούσιο και τι θα κάνατε με αυτό.
Συχνό λάθος. Να ανακαλύπτετε κρίσιμους αυτοματισμούς τον μήνα της λύσης της σύμβασης.
Όχι. Πλαισιώνει τους ρόλους, τις διαβιβάσεις και τα δικαιώματα των προσώπων. Δεν απαγορεύει έναν κατασκευαστή λογισμικού λόγω της εθνικότητάς του· ζητά να περιγράφετε τι κάνετε και σε ποια βάση.
Όχι. Η περιοχή καλύπτει τα δεδομένα που απαριθμεί η Google, ανάλογα με την έκδοσή σας. Ορισμένα αρχεία καταγραφής και περιεχόμενο στην cache δεν περιλαμβάνονται, και η περιοχή δεν αλλάζει την εθνικότητα του κατασκευαστή λογισμικού.
Αλλάζει το τι μπορεί να διαβάσει η Google στην κρυπτογραφημένη περίμετρο. Δεν καλύπτει τα πάντα και αλλάζει την αναζήτηση και ορισμένες λειτουργίες συνεργασίας. Δοκιμάστε την πριν τη γενικεύσετε.
Το αρχείο πρέπει ήδη να προβλέπει την εναλλακτική λύση, συνήθως τις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες με αξιολόγηση κατά περίπτωση. Αν προετοιμάσετε αυτή την αξιολόγηση εκ των προτέρων, αποφεύγετε να τη συντάξετε υπό πίεση.
Όταν οι ομάδες ζουν στο Docs και στο Drive, η περιοχή δεδομένων της έκδοσής σας καλύπτει το περιεχόμενο που σας ενδιαφέρει και το αρχείο αναλαμβάνει τα αρχεία καταγραφής και τις υπολειπόμενες προσβάσεις. Ο GDPR δεν υποχρεώνει σε αποχώρηση από την Google. Υποχρεώνει να περιγράφετε τι κάνετε.
Οι λόγοι παραμονής είναι σε αυτή την περίπτωση ισχυροί. Η ταυτόχρονη επεξεργασία στο Docs και στο Sheets, η αναζήτηση σε ολόκληρο το Drive και οι συνήθειες των ομάδων έχουν αξία που πρέπει να μετρηθεί πριν φύγετε. Μια κακώς προετοιμασμένη μετάβαση δημιουργεί τους δικούς της κινδύνους για τα δεδομένα. Η αγορά της έκδοσης που περιλαμβάνει τις περιοχές και τους ελέγχους υποστήριξης μπορεί να είναι πιο αναλογική από την αλλαγή σουίτας. Οι σταθμίσεις αναλύονται στη σελίδα παραμονή στο Google Workspace ή αποχώρηση.
Όταν θέλετε τα αρχεία και τα email να τα κατέχει ευρωπαϊκή ή ελβετική εταιρεία, ή όταν η έκδοση που έχετε αγοράσει δεν περιλαμβάνει τους ελέγχους περιοχής και υποστήριξης που απαιτεί η ανάλυσή σας. Αν η διαφορά μεταξύ της τρέχουσας έκδοσης και εκείνης που θα κάλυπτε την ανάγκη έχει το ίδιο βάρος με μια αλλαγή, το ερώτημα αξίζει να τεθεί.
Η αλλαγή παρόχου λειτουργίας υπάγει τον κάτοχο των δεδομένων στο δίκαιο της δικής του χώρας, υπό την προϋπόθεση ότι οι εκτελούντες την επεξεργασία του δεν επανεισάγουν αμερικανικό πάροχο. Δεν απαλλάσσει ούτε από τη σύμβαση επεξεργασίας ούτε από το αρχείο ούτε από τη διαδικασία για τα δικαιώματα. Η Infomaniak, ένα Nextcloud που λειτουργεί από ευρωπαίο πάροχο φιλοξενίας, η OVHcloud ή η Klytic ανταποκρίνονται σε διαφορετικές ανάγκες. Ο οδηγός ευρωπαϊκές εναλλακτικές λύσεις στο Microsoft 365 και η σελίδα εναλλακτικές λύσεις στο Google Workspace τις διακρίνουν. Οι ίδιοι έλεγχοι από την πλευρά της Microsoft βρίσκονται στη σελίδα GDPR και Microsoft 365.
Η Klytic λειτουργεί από την Dedicace Software, γαλλική εταιρεία. Καλύπτει την υπηρεσία email, τα έγγραφα σε αποκλειστική εγκατάσταση Nextcloud ανά πελάτη (κοινή χρήση, online επεξεργασία μεμονωμένα ή από κοινού, ιστορικό εκδόσεων), τη βιντεοδιάσκεψη, ένα CRM και μια τηλεφωνία, που μπορούν να αγοραστούν χωριστά. Το Nextcloud αναπτύσσεται από τη Nextcloud GmbH (Γερμανία)· η υπηρεσία email βασίζεται στο Zimbra, που αναπτύσσεται από τη Synacor (Ηνωμένες Πολιτείες) και λειτουργεί από την Klytic. Η φιλοξενία γίνεται σε οποιαδήποτε γεωγραφική ζώνη αντιστοιχεί στην εφαρμοστέα δικαιοδοσία, υπό την προϋπόθεση διαθεσιμότητας των απαιτούμενων υπηρεσιών, για παράδειγμα στην Ευρώπη ή στον Μαυρίκιο, ή στους διακομιστές του πελάτη. Τα δεδομένα τα κατέχει ο πελάτης, ή η Klytic για λογαριασμό του, και είναι κρυπτογραφημένα εγγενώς ή σύμφωνα με την επιλογή του πελάτη· το κλειδί το κατέχει ο πελάτης ή φυλάσσεται στον λογαριασμό του, και η Klytic δεν έχει πρόσβαση σε αυτό. Τα στάδια στα οποία την κρυπτογράφηση τη διαχειρίζεται η Klytic περιγράφονται λεπτομερώς στη σελίδα προστασία μιας επιχείρησης από τον CLOUD Act. Η σύμβαση πρέπει να περιγράφει αυτή την κατοχή και αυτή την κρυπτογράφηση. Η online επεξεργασία, μεμονωμένα ή από κοινού, γίνεται μέσα στην εγκατάσταση· δεν είναι ο επεξεργαστής κειμένου της Google, και η Klytic δεν αναπαράγει πανομοιότυπα την αναζήτηση της Google σε όλο το σύνολο των εγγράφων. Δεν είναι πιστοποιημένη κατά SecNumCloud.
Αυτή η σελίδα περιγράφει ένα γενικό πλαίσιο. Δεν αποτελεί νομική συμβουλή.
Νομική κατάσταση στις 5 Οκτωβρίου 2026. Το κείμενο αυτό δεν αντικαθιστά την ανάλυση μιας σύμβασης. Η απόφαση επάρκειας ΕΕ–ΗΠΑ (ΕΕ) 2023/1795 είναι σε ισχύ. Αμφισβητείται. Για το SecNumCloud, ισχύει ο κατάλογος της ANSSI.
Ανακτήθηκαν τον Οκτώβριο του 2026.
Email, έγγραφα, τηλεδιάσκεψη, CRM και τηλεφωνία, με φιλοξενία στη ζώνη που αντιστοιχεί στη δικαιοδοσία σας, για παράδειγμα στην Ευρώπη ή στον Μαυρίκιο, ή στις εγκαταστάσεις σας.
Προσφορά καλωσορίσματος
Δοκιμή χωρίς δέσμευση. Ένας σύμβουλος σας καλεί για να κατανοήσει τις ανάγκες σας και να προετοιμάσει τον χώρο σας στην Klytic.
