Какво получавате
Три обекта обслужват общите адреси. Отвън те изглеждат еднакво; но не се действат по един и същ начин.
Псевдоним: друг адрес, който пристига в съществуваща кутия. Списък за разпространение: адрес, който изпраща копие до няколко кутии. Споделена кутия: обща кутия със собствен адрес, която няколко души отварят със собствения си акаунт, според дадените им права.
| Нужда | Обект | Пример |
|---|
| Само един човек обработва адреса | Псевдоним | direction@, който пристига при управителката |
| Всеки трябва да получи свое копие | Списък за разпространение | equipe-commerciale@ за информиране на всички търговци |
| Екип обработва съобщенията и всеки трябва да вижда какво е направено | Споделена кутия | contact@, factures@, кутията на счетоводния отдел |
Практическото правило: ако има риск двама да отговорят на един и същ клиент, без да знаят, е нужна споделена кутия, а не списък. В споделена кутия прочетено, подредено или обработено съобщение е такова за всички.
Кой може да го направи
- Администраторът на вашия акаунт, в административната конзола: създаване на кутии, псевдоними и списъци, избор на домейни, права върху споделените кутии, квоти.
- Всеки потребител, в своя уебмейл: своите автоматични отговори, филтри и споделянето на собствените си папки и календари с колеги.
- Поддръжката на Klytic: добавяне на домейн, записите SPF, DKIM и DMARC за този домейн и заявките, които надхвърлят възможностите на конзолата, като смяна на начина на хостване.
Потребителят не създава псевдоними или кутии за себе си, освен при изрично делегиране, решено от администратора. Това правило предотвратява адреси, които никой не следи.
Създаване на споделена кутия
- Създайте кутията. Администраторът създава кутия с общия адрес, например factures@. Това е пълноценна кутия със собствено пространство за съхранение.
- Дайте правата, човек по човек. За всеки служител администраторът избира ниво: само преглед; управление на съдържанието (четене, подреждане, създаване на папки, изтриване); или администриране, т.е. и управление на правата на другите върху тази кутия. Оставете последното ниво за ръководителя на отдела.
- Настройте изпращането. Съществуват две отделни права. „Изпращане като“: получателят вижда само адреса на споделената кутия. „Изпращане от името на“: той вижда кутията и името на човека, който е писал. За factures@ по правило се предпочита първото; за асистентка, която пише за съдружник, второто е по-прозрачно.
- Проверете на компютрите. Оправомощените хора виждат споделената кутия в своя уебмейл, до собствената си. В Outlook и на телефон показването може да се различава: тествайте на по едно устройство от всеки тип, преди да го обявите на целия екип.
Никога не съобщавайте паролата на споделена кутия. Всеки я отваря със собствения си акаунт: така при напускане е достатъчно да се отнеме едно право, а всяко действие остава свързано с конкретен човек.
Няколко домейна в една конзола
Група, която запазва една обща експлоатация, може да събере всичките си домейни в една административна конзола: groupe.fr, enseigne-a.fr, filiale-b.com. Всеки домейн има собствени адреси и собствени записи SPF, DKIM и DMARC.
За човек, който работи за две дружества, има две възможности. Или по една кутия във всеки домейн, ако двете дейности трябва да останат отделни. Или една кутия с псевдоним в другия домейн, ако той трябва да обработва всичко на едно място. Във втория случай проверете, че адресът, избран за отговор, е на правилното дружество.
При въвеждането в експлоатация укажете на Klytic дали дружествата трябва да се виждат в адресника на дружеството или да останат отделни.
Разделяне на дружества
Съществуват три нива на разделяне, от най-лекото до най-силното.
- Отделни домейни в една и съща платформа: адресите са разделени, но един администратор или един екип управлява всичко.
- Администраторски права, ограничени до един домейн: платформата познава този принцип, който позволява на ръководител на дъщерно дружество да управлява кутиите на своя домейн, без да вижда тези на другите. Въвеждането му се решава с Klytic според начина ви на хостване; не го считайте за дадено преди писмено потвърждение.
- Отделна инстанция или сървър за всяко дружество: когато администраторите изобщо не трябва да се виждат или дружество може да бъде продадено утре, това е подходящото ниво. То се въвежда по оферта.
Логиката е същата и за документите: вижте Няколко дружества в Klytic Docs.
Календари, зали и фирмен адресник
Календарите и адресникът са споделени обекти, отделни от кутиите. Klytic Mail включва лични и споделени календари, преглед на заетостта, резервиране на зали за срещи и глобален адресник на дружеството. Достъпът до споделена кутия не дава непременно достъп до нейния календар: всеки обект има собствени права. За асистентка, която управлява календара на ръководител, настройте и двете.
Ограничения на услугата
- Klytic не обещава делегиране „по дъщерно дружество“ извън потвърденото за вашия акаунт.
- Пренасянето на съществуваща организация (псевдоними, списъци, споделени кутии от друга пощенска система) е част от миграция, извършвана по оферта.
- Функциите, които да изисквате от една електронна поща принципно, са описани в ръководството Какво трябва да прави корпоративната електронна поща.
Често задавани въпроси
Може ли потребител сам да създаде псевдоним?
Не, създава го администраторът на акаунта в конзолата. Потребителят обаче може да споделя собствените си папки и календари.
Какво става с адреса на напускащ служител?
Той може да остане активен, да стане псевдоним или да бъде затворен с автоматичен отговор. Вижте Пощенската кутия на напускащ служител.
Могат ли две дъщерни дружества да бъдат напълно изолирани?
Да, с отделна инстанция или сървър за всяко дружество. Вариантите са описани на страницата Хостинг и суверенитет.
Изгубено ли е съобщение, изтрито в споделена кутия?
Не. Първо то се връща от папката „Контейнер“, безплатно. След това поддръжката го възстановява от резервните копия за последните 30 дни, с включена или платена намеса според причината. Вижте Възстановяване на съобщение или пощенска кутия.
