Какво получавате
Нито един работен документ не се губи, никакъв достъп не остава след напускането, а колегите продължават да работят без прекъсване. Редът на действията е важен: първо се придобива, след това се затваря.
Две различни ситуации
| Ситуация | Основно действие | Какво запазва човекът |
|---|
| Смяна на екип или край на работата по проект | Премахване от съответната група | Акаунта си, личното си пространство, другите си групи |
| Напускане на цял екип или на външен изпълнител | Премахване на групата от екипната папка или изпразване на групата | Акаунтите си, ако се използват другаде |
| Напускане на дружеството | Придобиване на файловете, след това деактивиране и накрая изтриване на акаунта | Нищо |
Ако работните ви папки са екипни папки, повечето напускания се решават с премахване на група. Файловете в екипна папка принадлежат на организацията: те остават на мястото си, когато авторът им напусне. Настройката на групите е описана в Как да определите кой какви документи вижда.
Преди датата на напускане
Направете тези проверки, докато човекът е още тук. Той знае какво е важно в неговото пространство.
- Опис на личното пространство. Всичко, което служи на дружеството, трябва да отиде в екипна папка: текущи оферти, клиентски файлове, шаблони.
- Прехвърляне на файловете. От настройките си човекът може да прехвърли собствеността на файл или папка към колега. Колегата приема прехвърлянето и намира елементите в своето пространство, заедно с техните споделяния. За служебен документ най-просто е да се премести в екипната папка.
- Папки, споделени от личното пространство. Ако човекът е споделял лична папка с колеги, прехвърлете я или я преместете преди затварянето: иначе тя ще изчезне заедно с акаунта.
- Външни връзки. Прегледайте връзките, които човекът е създал. Премахнете тези, които вече не се използват. Създайте наново, от акаунт, който остава, тези, които клиент или партньор все още използва.
- Устройства. Предвидете изключване на клиента за синхронизация на компютъра и телефона му, както и премахване на локалните копия от върнатото оборудване.
В деня на напускане: деактивиране на акаунта
Администратор на вашата инстанция деактивира акаунта. Последици:
- човекът вече не може да влиза нито през браузъра, нито от устройствата си, които спират да синхронизират;
- публичните връзки и споделянията по имейл, които е създал, спират да работят;
- по подразбиране вътрешните споделяния, които е направил, остават достъпни за колегите, които продължават да работят;
- файловете му се запазват. Акаунтът може да бъде активиран отново без загуба.
Деактивирането е сигурен преходен етап. То дава време да проверите, че нищо не липсва.
След напускането
Ако в пространството на деактивиран акаунт са останали файлове, те могат да бъдат прехвърлени наведнъж към колега от страната на сървъра. Поискайте това от поддръжката на Klytic, като посочите изходния акаунт и акаунта, който поема файловете.
Чак след това администраторът изтрива акаунта. Внимание: изтриването незабавно премахва всички файлове в личното пространство, включително тези, които човекът е споделял. То може да бъде отменено само в рамките на няколко секунди.
Нещо е забравено след изтриването? Резервните копия на Klytic позволяват възстановяване по заявка към поддръжката от резервните копия за последните 30 дни. За акаунт, изтрит твърде рано при напускане, това възстановяване е включено, в рамките на 3 заявки на месец. Тази предпазна мрежа не е архив на папките на служителя: след 30 дни всичко, което не е било придобито, е загубено.
Пример: напускане на търговски представител
Търговска представителка напуска дружеството в края на месеца. Две седмици по-рано ръководителят ѝ помага да премести текущите си оферти в екипната папка „Търговски отдел“. Тя прехвърля на наследника си лична папка, която е споделяла с двама колеги. Връзките ѝ към трима клиенти се създават наново от наследника, с нова парола. В последния ден администраторът деактивира акаунта ѝ. Един месец по-късно, след проверка, акаунтът се изтрива.
Какво не покрива тази страница
- Пощенската кутия на човека се управлява отделно: Пощенската кутия на напускащ служител.
- Срокът, през който някои документи на човешките ресурси или търговски документи трябва да се съхраняват, се определя от политиката за архивиране: вижте ръководството Съхранение на важните документи.
- Копие, вече изтеглено на личен компютър, не може да бъде върнато от Klytic Docs. Това е въпрос на вътрешни правила и управление на оборудването.
Често задавани въпроси
Трябва ли акаунтът да се изтрие веднага?
Не. Първо го деактивирайте: достъпът се прекъсва и нищо не се губи. Изтрийте го, когато сте проверили, че не са останали полезни файлове.
Как да избегнем тази работа при следващото напускане?
Като работите в екипни папки, а не в лични пространства. Вижте Как да определите кой какви документи вижда.
Клиент е използвал връзка, създадена от служителя. Какво да направя?
Създайте връзката наново от акаунт, който остава, с парола и крайна дата. Вижте Връзки за споделяне, партньори и изтегляния.
А пощенската му кутия?
Тя се управлява в Klytic Mail: Пощенската кутия на напускащ служител.
