Čemu služi sigurnosni zapisnik e-pošte
- Razumjeti odluku. Klijent se žali da poruka nikada nije stigla: zapisnik govori je li odbijena, stavljena u karantenu ili isporučena i iz kojeg razloga.
- Dokazati da je poruka zaustavljena. Nakon pokušaja prijevare poduzeće može pokazati da je poruka blokirana i u kojem trenutku.
- Istražiti nakon incidenta. Tko je u poduzeću primio istu kampanju? Otkad ta slična domena piše?
- Hraniti SIEM. Alat za nadzor sigurnosti povezuje odluke filtra s prijavama, radnim stanicama i mrežom.
Zapisnik filtriranja. Trag odluka filtra: datum, domena pošiljatelja, ocjena, razlog, odluka. To nije kopija pošte. Čuvanje samih poruka pitanje je sustava e-pošte i, po potrebi, zakonskog arhiviranja.
Što sadrži odluka
U Klytic MTA svaka je odluka objašnjena. Ocjena i razlog nalaze se u zaglavljima isporučene poruke, pod nazivima svojstvenima Klyticu: X-KlyticMTA-Status za odluku, X-KlyticMTA-Score za ocjenu, X-KlyticMTA-Reason za razlog. Administrator stoga na samoj poruci može pročitati zašto je isporučena. To vrijedi u oba paketa.
Paket Advanced dodaje zapisnike predstavljene kao usklađene s referentnim okvirima CIS i NIST, koji se mogu izvesti u vaš SIEM. Razlika između dvaju paketa stoga je jasna:
- Essential: odluka je objašnjena, poruku po poruku, u zaglavljima.
- Advanced: odluke osim toga čine zapisnik koji možete poslati u vlastiti alat, kako biste ga čuvali i povezivali s drugim izvorima.
Svakodnevno čitanje tih odluka opisano je u Pročitati i izvesti odluku filtra.
Dva sata koja ne treba brkati
Tehnički sat filtra
Poznat je i određuje ga proizvod. Za Klytic MTA:
| Podatak | Rok |
|---|
| Pošiljatelj, primatelji, predmet, tijelo, nazivi privitaka, nakon uobičajene isporuke | Brišu se nakon 2 dana prema zadanim postavkama; rok se može prilagoditi |
| Vremenska oznaka, domena pošiljatelja, ocjene, odluka, metapodaci analize | Čuvaju se nakon brisanja |
| Opasna poruka u karanteni | Cjelovita i šifrirana tijekom valjanosti poveznice za puštanje, 7 dana |
| Poruka u redu čekanja (poslužitelj sandučića nedostupan) | Šifrirana do isporuke ili isteka roka |
Praktična posljedica: mjesec dana nakon događaja filtar zna da je poruka s određene domene stavljena u karantenu, s kojom ocjenom i iz kojeg razloga. Više ne zna tko ju je kome poslao ni što je u njoj pisalo. Ako se pri kontroli traži sadržaj, treba ga tražiti u sandučiću ili u arhivi.
Pozor na čestu zabunu: sigurnosna kopija od 30 dana najavljena za sandučiće Klytic Mail odnosi se na sandučiće, a ne na zapisnike pristupnika. To su dvije usluge i dva roka.
Sat koji bira poduzeće
Ovisi o svrsi. Nijedan propis ne određuje jedinstven rok za zapisnik filtriranja e-pošte. Okvir je GDPR: podaci se čuvaju onoliko dugo koliko to svrha opravdava, i to se dokumentira.
Korisna orijentacija: za bilježenje pristupa i radnji nad obradom osobnih podataka CNIL preporučuje rok između šest mjeseci i jedne godine, a u nekim opravdanim slučajevima i dulji. Ta preporuka nije obvezujuća i odnosi se prije svega na zapisnike pristupa, a ne na zapisnik filtriranja. Podsjeća i da zapisnici ne bi smjeli čuvati podatke dulje od roka predviđenog za same podatke.
U praksi se dugi rok primjenjuje na izvoz, u vašem SIEM-u: ondje određujete čuvanje, pristup i brisanje. Filtar sam čuva malo.
Primjer: tri mjeseca nakon pokušaja prijevare
Hipotetski slučaj. U siječnju nekoliko zaposlenika poduzeća primi lažnu poruku svojeg direktora. U travnju osiguravatelj pita što se dogodilo. Što se može pokazati?
- U filtru: datum, slična domena koja je pisala, ocjena, razlog (slična domena, zlouporaba prikaznog imena) i odluka o karanteni za svaku poruku. Ne više adrese primatelja ni tekst, odavno izbrisani.
- U SIEM-u, ako poduzeće ima paket Advanced i izvoz čuva dulje: isti zapisnik, s onim što je politika poduzeća odlučila sačuvati, povezan s prijavama iz tog razdoblja.
- U sandučićima: ništa, jer su poruke zaustavljene prije.
Dokaz se dakle temelji na odluci, a ne na sadržaju. Ako poduzeće želi čuvati više, o tome treba odlučiti prije incidenta, određivanjem roka čuvanja izvoza.
Tko pristupa zapisnicima
- Administrator Klytic MTA čita odluke za svoje domene, a u paketu Advanced prima izvoz u SIEM.
- Korisnik vidi vlastitu karantenu putem poveznice koju prima, bez obzira ima li sandučić Klytic ili ne: pogledajte Karantena, lažno pozitivni rezultati i prijave.
- U vašem SIEM-u primjenjuju se vaša pravila pristupa: ograničite čitanje na osobe zadužene za sigurnost.
Sigurnosni zapisnik i sam sadrži osobne podatke, makar domene i vremena: štiti se i briše kao i oni.
Dobre prakse
- Zapisati svrhu: dijagnostika, dokaz, istraga, nadzor.
- Prema tome odrediti rok čuvanja izvoza i upisati ga u evidenciju aktivnosti obrade.
- Ograničiti pristup i bilježiti pregledavanje samih zapisnika.
- Ne pretvarati zapisnik u arhivu pošte: čuvati metapodatke, a ne tijela poruka.
- Isprobati stvarno pretraživanje: pronaći odluku donesenu o poruci od prije tri mjeseca.
Telefonske snimke slijede drugu logiku i druge rokove: pogledajte Koliko dugo čuvati telefonske snimke.
Česta pitanja
Može li se pronaći sadržaj poruke filtrirane prije mjesec dana?
Ne u filtru, ako je isporučena: sadržaj se briše nakon kratkog roka. Potražite ga u sandučiću ili u arhivi.
Koliko dugo treba čuvati zapisnike?
Ovisno o svrsi, koju treba dokumentirati. Preporuka CNIL-a o bilježenju daje red veličine od šest mjeseci do jedne godine.
Je li izvoz u SIEM uključen u Essential?
Nije, dio je paketa Advanced. Essential objašnjava svaku odluku u zaglavljima.
Treba li Klytic Mail za te zapisnike?
Ne treba. Izrađuje ih Klytic MTA, bez obzira na sustav e-pošte iza njega.
Gdje se nalazi Klytic
Klytic MTA objašnjava svaku odluku ocjenom i razlogom u zaglavljima, i u paketu Essential i u paketu Advanced. Advanced dodaje zapisnike koji se mogu izvesti u vaš SIEM i DMARC konzolu.
Tehničko zadržavanje podataka ograničeno je: nema trajnog čuvanja isporučene poruke, osobni detalji analize brišu se nakon 2 dana prema zadanim postavkama, opasna poruka čuva se šifrirana dok vrijedi poveznica za puštanje, red čekanja je šifriran. Dugotrajno čuvanje, ako vam je potrebno, obavlja se u vašem alatu, na temelju izvoza.
Usluga postoji bez Klytic Mail. Implementira se u oblaku Klytic, na namjenskoj instanci ili na vašim poslužiteljima.
Ova stranica opisuje opći okvir. Rok čuvanja primjenjiv na vašu organizaciju ovisi o vašim svrhama i, prema potrebi, o sektorskim obvezama.
Pravno stanje na dan 11. listopada 2026. Nijedan pregledani propis ne određuje poseban rok čuvanja za zapisnike filtriranja e-pošte. Preporuka CNIL-a od 18. studenoga 2021. o bilježenju nije obvezujuća.
Izvori
Pregledano u listopadu 2026.
- CNIL, „La CNIL publie une recommandation relative aux mesures de journalisation“ (18. studenoga 2021.): preporučeni rok čuvanja od šest mjeseci do jedne godine za bilježenje pristupa obradi, moguća produljenja ako su opravdana, preporuka nije obvezujuća. cnil.fr
- Klytic, stranica Klytic MTA: odluka objašnjena u zaglavljima (Essential i Advanced), zapisnici CIS / NIST koji se mogu izvesti u SIEM (Advanced), moduli paketa Essential i Advanced, opcije, načini implementacije, puštanje u rad putem MX zapisa. klytic.com
