Mitä lähtee ulos, kun asiakirja lähetetään tekoälypalveluun
Kun tiedosto lähetetään verkossa toimivalle avustajalle tai tekoälytyökalu liitetään asiakirjatilaan, ulos lähtee muutakin kuin asiakirjan teksti:
- sisältö kokonaan tai otteina;
- metatiedot: tiedoston nimi, laatija, kansiopolku. ”Asiakkaat/Dupont/Riita 2026” kertoo jo paljon;
- itse kysely: ”etsi sopimukset, jotka voimme irtisanoa ilman sopimussakkoa” paljastaa aikomuksen;
- palveluntarjoajan lokit: kyselyt ja vastaukset, joita säilytetään sen ehtojen mukaisesti;
- johdettu indeksi: merkitykseen perustuvaa hakua varten työkalu muodostaa sisällöstä esityksen, joka on eräänlainen kopio siitä;
- myöhempi käyttö: sopimuksesta riippuen tietoja voidaan käyttää mallin parantamiseen.
Tämän lisäksi on kysymys palveluntarjoajaan sovellettavasta laista, jota käsitellään oppaassa yrityksen suojaaminen CLOUD Actilta.
Paikallisen tai instanssin sisäisen käsittelyn edellytykset
Ranskan tietosuojaviranomainen CNIL suosittaa generatiivista tekoälyä käyttöön otettaessa valitsemaan turvallisen käyttöönottotavan, esimerkiksi suosimalla paikallisia, suojattuja ja erikoistuneita järjestelmiä. Muussa tapauksessa se edellyttää selvittämään, missä määrin palveluntarjoaja voi käyttää sille annettuja tietoja uudelleen, ja mukauttamaan käytön sen mukaan. Käytännössä kuusi kysymystä:
- Missä malli toimii? Työasemalla, yrityksen palvelimella, dokumenttienhallinnan palveluntarjoajan instanssissa vai ulkopuolisella tekoälypalvelun tarjoajalla.
- Kuka sitä ylläpitää? Mallia pyörittävällä yrityksellä on pääsy siihen, mitä malli lukee.
- Kirjataanko kyselyt ja otteet lokiin? Kuinka kauan, ja kuka voi lukea näitä lokeja?
- Käytetäänkö asiakirjoja mallin parantamiseen? Vastauksen on oltava kirjattuna sopimukseen.
- Noudattaako indeksi oikeuksia? Henkilö ei saa tekoälylle esitetyllä kysymyksellä saada sellaisen kansion sisältöä, jota hän ei voi avata.
- Mitä indeksille tapahtuu, kun asiakirja poistetaan? Muuten säilytysaika koskee vain tiedostoa, ei sen kopiota.
CNIL suosittaa myös ohjaamaan käyttöä luettelolla sallituista ja kielletyistä asioista, esimerkiksi olemaan syöttämättä järjestelmään henkilötietoja, kun sitä ei ole tarkoitettu.
Mitä tekoäly tekee ja mitä se ei päätä
Hyvin ohjattuna tekoäly voi ehdottaa tunnisteita, poimia päivämäärän, summan tai toimittajan nimen tai vastata arkikielellä muotoiltuun hakuun. Kyse on ehdotuksista. Ne ovat joskus väärin, ja harvoin niin, että se näkyy.
Se ei poista tarvetta kolmelle päätökselle:
- kansiorakenne: kuka omistaa minkäkin kansion, minne sopimus tallennetaan. Automaattinen luokittelu rakenteeseen, josta kukaan ei ole päättänyt, on edelleen sekasotkua;
- oikeudet: tekoäly ei tiedä, kenen pitää nähdä palkkatiedot;
- säilytysaika: se määräytyy säädöksestä tai politiikasta, katso asiakirjojen säilytys ja arkistointi.
Yritystä sitovat asiakirjat hyväksyy ihminen. Se on hyväksyntäkierron tehtävä, ei mallin.
Rajoitus: palveluntarjoajanne ylläpitämä malli on silti pääsy
Kun malli toimii dokumenttienhallinnan palveluntarjoajalla, asiakirjoja ei lähetetä kolmannelle osapuolelle. Se ei silti tarkoita, ettei pääsyä ole. Lukeakseen asiakirjan mallin on nähtävä se salaamattomana. Mallia pyörittävällä ylläpitäjällä on siis teknisesti pääsy sisältöön, samoin kuin silloin, kun se palauttaa varmuuskopion tai toimii tukitapauksessa.
Salaus tekee tämän kompromissin näkyväksi. Lähteellä salattu asiakirja, jonka avain on johdettu käyttäjän tilistä, on ylläpitäjälle lukukelvoton. Se on lukukelvoton myös palvelimella toimivalle mallille. Kansion salaustavasta riippuen saatte joko luottamuksellisuuden tai palvelinpuolen käsittelyn, harvoin molempia. Avainten hallintaa käsitellään tarkemmin oppaassa mikä on suvereeni pilvi?
Esimerkki: ehtojen etsiminen sopimuksista
Kuvitteellinen tapaus. Viidentoista hengen toimisto haluaa löytää kaikki sopimukset, joissa on kilpailukieltoehto. Vaihtoehtoja on kolme.
Kuluttajille suunnattu verkkoavustaja. Sopimukset ladataan sinne. Sisältö, asiakkaiden nimet ja kysely lähtevät yrityksestä. Niiden säilytys ja uudelleenkäyttö riippuvat palvelun ehdoista.
Malli yrityksen palvelimella. Se indeksoi vain kansion ”Sopimukset” kansion oikeuksin. Lokit ovat rajattuja, ja niitä lukee pääkäyttäjä. Sisältö ei poistu infrastruktuurista, mutta palvelinta on ylläpidettävä ja päivitettävä.
Ei tekoälyä. Tunniste ”kilpailukielto” lisätään tallennuksen yhteydessä hyväksyntäkierrossa. Tunnistehaku löytää sopimukset sekunneissa. Toistuvaan ja selkeästi määriteltyyn tarpeeseen tämä riittää usein.
Oikea valinta riippuu kysymyksen toistuvuudesta ja asiakirjojen arkaluonteisuudesta, ei työkalun houkuttelevuudesta.
Älkää sekoittako kokousten litterointiin
Videoneuvottelu voi tuottaa litteroinnin ja yhteenvedon. Se on kokouksen käsittelyä, ei tiedostojen luokittelua. Yhteenvedosta tulee asiakirja muiden joukossa: se arkistoidaan, jaetaan ja säilytetään samojen sääntöjen mukaan. Se ei tee dokumenttienhallinnasta ”älykästä”.
Usein kysyttyä
Voiko kuluttajille suunnattua tekoälyavustajaa käyttää sisäisiin asiakirjoihin?
Vasta sen jälkeen, kun sen ehdot on luettu: kyselyjen säilytys, tietojen uudelleenkäyttö, sovellettava laki. CNIL suosittaa käytön ohjaamista.
Onko paikallisesti asennettu tekoäly välttämättä turvallinen?
Ei. Se estää tietojen lähdön, mutta indeksin oikeudet, lokit ja poistaminen on edelleen määritettävä.
Voiko tekoäly määrittää säilytysajat?
Ei. Ne määräytyvät säädöksistä ja politiikastanne. Katso asiakirjojen säilytys ja arkistointi.
Entä sähköpostien suodatus tekoälyllä?
Aiheella on oma oppaansa: tekoäly ja suodatuksen luottamuksellisuus.
Voiko Klytic Docsiin lisätä tekoälyn?
Kyllä, laajennuksella, jonka lisäätte instanssiinne. Tarkistakaa ennen sen käyttöönottoa tämän oppaan kysymysten avulla, missä malli toimii ja mitä se säilyttää.
Miten luokitella ilman tekoälyä?
Tiimikansioilla, tunnisteilla ja hyväksyntäkierrolla. Katso asiakirjan löytäminen, tunnisteet ja käsittelykierto.
Klyticin asema
Klytic Docsissa ei oletuksena ole tekoälyä: luokittelu perustuu tiimikansioihin, tunnisteisiin, hyväksyntäkiertoihin ja hakuun. Halutessanne voitte lisätä tekoälylaajennuksen instanssiinne, jonka pääkäyttäjä olette. Tämän oppaan kysymykset koskevat silloin kyseistä laajennusta: missä malli toimii, kuka sitä ylläpitää, mitä säilytetään ja mitä lähtee instanssista ulos.
Klytic Docsiin sisältyvä videoneuvottelu mahdollistaa kokousten tallennuksen, litteroinnin, käännöksen ja yhteenvedon asiakkaan instanssissa. Se on kokouspalvelu, ei älykäs dokumenttienhallinta. Se tarjotaan rajatulle käyttäjämäärälle; suuren käyttäjämäärän videoneuvotteluista tehdään erillinen tarjous.
Lähteellä salattujen asiakirjojen avain luodaan asiakkaan tilin perusteella: Klytic ei voi lukea niiden sisältöä. Tiedot, joita palvelun on käsiteltävä, on salattu levossa Klyticin hallinnoimilla avaimilla. Klyticin puolella tekniset käyttöoikeudet ovat henkilökohtaisia ja lokiin kirjattuja.
Sähköpostien osalta Klytic MTA käyttää Klyticin tai asiakkaan instanssissa ylläpidettävää mallia, ei kuluttajapalvelua, ja vain niiden viestien ratkaisemiseen, joiden pisteytys on monitulkintainen. Yksityiskohdat ovat suodatusta käsittelevässä oppaassa.
Hosting on mahdollinen millä tahansa sovellettavaa lainkäyttöaluetta vastaavalla maantieteellisellä alueella palvelujen saatavuuden mukaan, erityisesti Euroopassa tai Mauritiuksella, tai asiakkaan palvelimilla. Klyticillä ei ole SecNumCloud-hyväksyntää.
Tämä sivu kuvaa yleisiä periaatteita. Se ei korvaa yksittäisen tekoälypalvelun ehtojen analyysia.
Lähteet
Tarkistettu lokakuussa 2026.
- CNIL, ”Comment déployer une IA générative ? La CNIL apporte de premières précisions”, 18.7.2024: paikallisten, suojattujen ja erikoistuneiden järjestelmien suosiminen; muussa tapauksessa palveluntarjoajan suorittaman tietojen uudelleenkäytön arviointi; käytön ohjaaminen, esimerkiksi henkilötietojen syöttämisen välttäminen. cnil.fr
- Klytic, Mikä on suvereeni pilvi?: lähteellä salattujen asiakirjojen avain luodaan asiakkaan tilin perusteella, eikä Klytic voi lukea niitä; palvelun käsittelemät tiedot on salattu levossa Klyticin hallinnoimilla avaimilla. klytic.com
- Klytic, Klytic Docs -sivu: luokittelu kansioilla ja tunnisteilla, hyväksyntäkierrot, haku. klytic.com
- Klytic, Hosting ja suvereniteetti: tekniset käyttöoikeudet rajattu ylläpitoon ja tukeen, henkilökohtaisia ja lokiin kirjattuja. klytic.com
