Puhelu on yrityksen tietoa
Ensimmäisenä tulee mieleen tallenne. Se on näkyvin jälki, mutta se on olemassa vain, jos joku on niin päättänyt. Tallentamaton puhelu jättää silti rivin historiaan: soittajan numeron, vastaanottajan numeron, vastanneen alanumeron, kellonajan, keston ja joskus päättymissyyn tai siirron.
Puhelun metatiedot: tiedot, jotka kuvaavat puhelua sisältämättä sen sanoja. Numerot, alanumero, päivämäärä, kellonaika, kesto, jono ja siirrot. Kun ne liitetään työntekijään tai asiakkaaseen, ne ovat henkilötietoja.
Nämä metatiedot kertovat usein enemmän kuin luullaan. Myyjän soittamien numeroiden luettelo piirtää hänen asiakaskuntansa. Johtajan puhelut asianajajalle tai ostajaehdokkaalle paljastavat käynnissä olevan järjestelyn. Historia on siis suojattava omaisuuserä samalla tavalla kuin asiakasrekisteri.
GDPR:ää sovelletaan heti, kun näiden tietojen avulla voidaan tunnistaa henkilö. Se edellyttää määriteltyä käyttötarkoitusta ja säilytysaikaa, joka ei ylitä tämän käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Se ei itse määrää säilytysaikaa: yrityksen on valittava ja perusteltava se.
Kartoitus: mitä alusta säilyttää
Yrityksen puhelinjärjestelmä tuottaa ainakin seitsemän tietoryhmää. Kaikkia ei ole kaikkialla, mutta ne kannattaa luetella ennen sopimuksen allekirjoittamista.
| Jälki | Mitä se sisältää | Olemassa, jos |
|---|
| Hakemisto | Nimet, alanumerot, suorat numerot, ryhmät, joskus ulkoiset yhteystiedot | Aina |
| Puheluhistoria | Jokaisen saapuvan, lähtevän ja sisäisen puhelun metatiedot | Aina |
| Tallenteet | Keskustelujen sisältö | Tallennus on otettu käyttöön linjalla tai jonossa |
| Litteroinnit ja tiivistelmät | Keskustelusta tuotettu teksti | Toiminto on tilattu ja käytössä |
| Ääniviestit | Soittajan ääni, usein kopioituna sähköpostiin | Vastaaja on käytössä |
| Tekniset lokit | Päätelaitteiden yhteydet, IP-osoitteet, virheet, hallintatoimet | Aina |
| Varmuuskopiot ja tukipyynnöt | Kopiot määrityksistä ja tiedoista; viestinvaihto tuen kanssa | Aina, sopimuksen mukaan |
Kaksi viimeistä riviä unohtuvat useimmin. Opas Mikä on suvereeni pilvi? muistuttaa: varmuuskopiot ja lokit ovat kopioita. Ne voidaan hostata muualla kuin pääpalvelu, ja ne voivat säilyä pidempään kuin alkuperäinen tieto.
Ääniviesti ansaitsee erityistä huomiota. Kun se lähetetään sähköpostitse, kopio poistuu puhelinalustalta ja siirtyy sähköpostiin. Siihen sovelletaan silloin postilaatikon sääntöjä: delegoinnit, jaetut postilaatikot ja sähköpostin varmuuskopiointi.
Kuka voi tietää soitetut numerot
”Pilvi” ei ole toimija. Neljä erillistä roolia voi nähdä historian kokonaan tai osittain.
- Käyttäjä näkee yleensä omat puhelunsa sovelluksessaan tai päätelaitteessaan.
- Yrityksen pääkäyttäjä näkee kaikkien hallinnoimiensa alanumeroiden historian, usein tilastoineen. Hän päättää muiden oikeuksista.
- Alustan ylläpitäjä hostaa palvelinta, päivittää ja palauttaa sen. Teknisesti se voi päästä tietoihin. Hyödyllinen kysymys on, milloin se pääsee niihin, jääkö pääsystä jälki ja mitä lakia siihen sovelletaan.
- Operaattori, joka liittää puhelinvaihteen yleiseen puhelinverkkoon, välittää lähtevät ja saapuvat puhelut. Se tietää siis numerot, kellonajat ja kestot, jo laskutuksen vuoksi.
Ylläpitäjä ja operaattori voivat olla sama yhtiö tai kaksi eri yhtiötä. Kun pidätte operaattorinne ja annatte puhelinvaihteen toiselle palveluntarjoajalle, metatietonne ovat molemmilla. Myös ulkoisella osapuolella on oma operaattorinsa: ulos soitettu puhelu jättää jälkiä ympäristönne ulkopuolelle, valitsittepa mitä tahansa.
Kenelle historia kuuluu
Sana ”omistaa” on harhaanjohtava. Tietosuojan kannalta yritys, joka päättää käyttää puhelinjärjestelmää ja säilyttää sen historian, on tämän käsittelyn rekisterinpitäjä. Alustan ylläpitäjä toimii yleensä sen puolesta henkilötietojen käsittelijänä käsittelysopimuksen rajoissa.
Käytännössä ylläpitäjä pitää tietoja hallussaan palvelun ajan ja sen jälkeen varmuuskopioidensa ajan. Kolme kysymystä:
- Vienti: voiko historian, tallenteet ja määritykset saada takaisin, missä muodossa ja kuinka nopeasti sopimuksen päätyttyä?
- Poisto: milloin tiedot poistetaan, myös varmuuskopioista?
- Numerot: kuuluvatko numerot teidän operaattorisopimukseenne, ja voiko ne siirtää muualle?
Palautettavuudesta neuvotellaan allekirjoitusvaiheessa. Lähtöpäivänä on liian myöhäistä huomata, ettei tallenteita voi viedä.
Missä tallenteet ovat
Tallenne on jonnekin tallennettu äänitiedosto: puhelinpalvelimelle, erilliseen tallennustilaan, joskus litterointipalvelun tarjoajalle. Ennen käyttöönottoa on tiedettävä, minne se päätyy ja kuka voi kuunnella sen.
Päätöksiä on kaksi erillistä. Ensimmäinen on oikeudellinen: miksi tallennetaan, kenelle siitä kerrotaan ja kuinka kauan säilytetään. Sitä käsitellään oppaassa Kuinka kauan puhelutallenteita säilytetään. Toinen on asetus: mitkä linjat tallennetaan ja kuka voi kuunnella. Klytic Telin osalta se kuvataan ohjeessa Kuka voi kuunnella tallenteita Klytic Telissä.
Ranskan tietosuojaviranomainen CNIL edellyttää työpaikalla tehtävien tallenteiden osalta, että pääsy rajataan tavoitteen kannalta asianomaisiin yksiköihin ja että suoritetuista toimista jää jälki. Se on hyvä testi mille tahansa alustalle: kuka saa kuunnella, ja voiko sen tarkistaa?
Salaus: kuinka pitkälle se suojaa
IP-puhelinjärjestelmän salaus koskee kahta tietovirtaa: signalointia, joka muodostaa puhelun, ja itse puhetta. Päätelaitteiden tai sovellusten ja alustan välillä ne voidaan salata, esimerkiksi TLS:llä signaloinnin ja SRTP:llä puheen osalta.
Raja liittyy reittiin. Ulkoiseen numeroon soitettu puhelu poistuu palveluntarjoajan infrastruktuurista ja kulkee yhden tai useamman operaattorin verkkojen kautta. Siitä eteenpäin sen suojaustaso riippuu näistä verkoista. Yksikään puhelinvaihteen palveluntarjoaja ei voi yksin salata puhelua koko matkalta ulkoisen osapuolen puhelimeen asti.
Tallennettujen tietojen salaus puolestaan ei kerro mitään siitä, kenen hallussa avain on. Levylle salattu tallenne on luettavissa palvelulle, jonka on toistettava se kuunneltavaksi.
Esimerkki: viidentoista hengen rekrytointitoimisto
Kuvitteellinen tapaus. Toimisto tallentaa hakijoiden vastaanottolinjansa puhelut uusien rekrytoijien perehdyttämistä varten. Hakija kysyy, mitä toimisto säilyttää hänestä.
Kartoitusta tehdessään toimisto löytää muutakin kuin tallenteen: historiarivin jokaisesta puhelusta, kaksi jaettuun postilaatikkoon saapunutta ääniviestiä, litteroinnin CRM:ssä ja kopiot varmuuskopioissa. Se pystyy vastaamaan, koska se on luetteloinut nämä jäljet ja tietää, kenen hallussa ne ovat. Ilman kartoitusta se olisi puhunut vain äänitiedostosta.
Usein kysyttyä
Jättääkö tallentamaton puhelu tietoja?
Kyllä. Historia säilyttää jokaisen puhelun numerot, kellonajan ja keston, ja myös operaattori säilyttää niistä jäljen. Vain keskustelun sisältöä ei ole olemassa.
Voiko puhelinvaihteeni palveluntarjoaja kuunnella puheluitani?
Ylläpitäjä voi teknisesti päästä hostaamiinsa tietoihin. Kysykää, milloin se pääsee niihin, jääkö pääsystä jälki ja mitä lakia siihen sovelletaan. Kehystä käsitellään oppaassa Yrityksen suojaaminen CLOUD Actilta.
Kuinka kauan historiaa ja tallenteita säilytetään?
Yhtä ainoaa säilytysaikaa ei ole. Se riippuu käyttötarkoituksesta. Katso Kuinka kauan puhelutallenteita säilytetään.
Riittääkö hosting Euroopassa?
Sijainti on hyödyllinen vastaus, mutta ei ainoa. Katso ”Tiedot hostataan Euroopassa”.
Klyticin asema
Klytic Telissä jokaisella organisaatiolla on oma puhelinpalvelimensa. Se hostataan oletuksena eurooppalaisessa pilvessä, Mauritiuksella tai sovellettavaa lainkäyttöaluetta vastaavalla maantieteellisellä alueella pyynnöstänne, tai se asennetaan palvelimillenne. Pilvessä Klytic Tel toimii johtavan pilvipalveluntarjoajan alustalla yritystason 99,99 % käytettävyyssitoumuksella (pois lukien etukäteen ilmoitetut suunnitellut huoltokatkot) ja varajärjestelyllä useiden konesalien välillä vikatilanteessa: vikasietoisuus on erittäin vahva. Klytic voi myös ottaa ratkaisun käyttöön valitsemanne muun pilvipalveluntarjoajan alustalla. Klyticia ylläpitää ranskalainen yhtiö Dedicace Software.
Viestintä päätelaitteiden tai sovellusten ja Klyticin palvelinten välillä sekä alustan sisäinen viestintä on salattu (SRTP ja TLS). Kun puhelu poistuu Klyticin infrastruktuurista ulkoiseen verkkoon, sen suojaustaso riippuu niistä verkoista ja operaattoreista, joiden kautta se kulkee.
Puhelinpalvelut varmuuskopioidaan päivittäin. Varmuuskopiot ovat salattuja ja niitä säilytetään 30 päivää; Klytic Telin suurimman hyväksyttävän tietojen menetyksen tavoite on 24 tuntia. Sopimuksen päättyessä Klytic auttaa teitä saamaan tietonne takaisin ja poistaa ne sitten pyynnöstä.
Puheluiden tallennus on paketin toiminto. Se ei ole kaikilla linjoilla käytössä oleva pakko: te päätätte, missä sille on syy. Voitte pitää nykyisen operaattorinne, jos se on yhteensopiva: tällöin se on yksi edellä kuvatuista neljästä toimijasta. Klytic ei ole SecNumCloud-hyväksytty palvelu.
Tämä sivu kuvaa yleisen kehyksen. Se ei korvaa sopimuksenne analyysia eikä tietosuojavastaavanne lausuntoa.
Lähteet
Tarkistettu lokakuussa 2026.
- GDPR, 5 artikla: tiedot kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, ja niitä säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen näiden tarkoitusten toteuttamiseksi. cnil.fr
- CNIL, ”L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail”: pääsy rajattu tavoitteen kannalta asianomaisiin yksiköihin ja suoritettujen toimien jäljitettävyys. Sivulla on merkintä ”vanhentunut, päivitys käynnissä”. cnil.fr
- Klytic, ”Mikä on suvereeni pilvi?”: varmuuskopiot ja lokit ovat kopioita; puhelinpalvelujen salaus alustalle asti, riippuvuus operaattoreista sen jälkeen. klytic.com
- Klytic, Klytic Tel -sivu: asiakaskohtainen omistettu palvelin, hosting-alueet, puheluiden tallennus, vastaajaviestit sähköpostiin, mahdollisuus pitää operaattori. klytic.com
- Klytic, usein kysytyt kysymykset: Klytic Telin päivittäinen varmuuskopiointi, 30 päivän säilytys, 24 tunnin RPO, tietojen palautus ja sen jälkeen poisto pyynnöstä. klytic.com
