Google Workspace on oikea työkalu, kun tiimisi kirjoittavat yhdessä selaimessa ja löytävät kansionsa ajattelematta. Eurooppalainen ratkaisu on oikea työkalu, kun näitä kansioita hallussaan pitävän yrityksen on oltava eurooppalainen tai sveitsiläinen ja hyväksyt toisen asiakirjaeditorin. Docsin mukavuus on vertailun kova pähkinä. Se testataan omilla tiedostoillasi, ei teoriassa.
Samanaikainen muokkaus Docsissa, Sheetsissä ja Slidesissä on monen tiimin selkäydinreaktio. Linkillä jakaminen on välitöntä. Haku koko aineistosta toimii hyvin. Pienen organisaation ylläpito on yksinkertaista. Yhdistykselle, toimistolle tai pk-yritykselle, joka on jo järjestänyt toimintansa Driven ympärille, Googlesta luopuminen pelkän periaatteen vuoksi ilman kokeilua johtaa paluuseen takaisin.
Nämä ominaisuudet eivät ole mukavuuteen liittyviä yksityiskohtia. Ne ovat muuttaneet työskentelytapaa: liitettä ei enää lähetetä versiona 3, vaan jaetaan linkki ja kommentoidaan samassa paikassa. Tiimi, joka on omaksunut tämän tavan, luopuu siitä huonosti.
Esimerkki. 15 hengen konsulttitoimisto laatii tarjouksensa yhdessä Docsissa, seuraa myyntiään jaetussa Sheetsissä eikä sillä ole omaa IT-henkilöä. Sille Google Workspace on yhtä aikaa tuotantotyökalu ja ylläpitotyökalu. Siitä luopuminen edellyttää toista editoria, koulutusta ja jotakuta, joka ylläpitää uutta ohjelmistopakettia. Jos johdolla ei ole täsmällistä syytä vaihtaa palvelun ylläpitäjää, pysyminen on johdonmukainen päätös.
Oikeudelliset rajoitukset ovat muualla. Google on yhdysvaltalainen yritys. Tietoalueet kattavat versiosta riippuen luetellut sisällöt, eivätkä ne kata kaikkea (esimerkiksi tiettyjä lokeja). Tuen pääsy unionin alueelta säädetään erillisellä lisävalinnalla, ei perustarjouksella. Yksityiskohdat GDPR:n (EU:n yleinen tietosuoja-asetus) kannalta ovat sivulla GDPR ja Google Workspace.
Tähän lisätään Yhdysvaltojen lainsäädäntö: CLOUD Actiin perustuva säännös (18 U.S.C. § 2713) koskee tietoja, jotka palveluntarjoaja pitää hallussaan tai hallinnoi, myös Yhdysvaltojen ulkopuolella. Eurooppalainen alue ei siis vapauta Googlea tämän lainsäädännön piiristä. Siirroista: tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös (EU) 2023/1795 on voimassa 5. lokakuuta 2026, ja se on riitautettu: asianajajien kommentin (WilmerHale) mukaan Euroopan unionin yleinen tuomioistuin hylkäsi kumoamiskanteen 3. syyskuuta 2025, ja unionin tuomioistuimeen jätettiin valitus 31. lokakuuta 2025. Kehys kuvataan yksityiskohtaisesti sivulla yrityksen suojaaminen CLOUD Actilta.
Oikeudellisesti. Tiedostot ja sähköpostit ovat eurooppalaisen palvelun ylläpitäjän tai sveitsiläisen palvelun ylläpitäjän, kuten Infomaniakin, hallussa tai omissa hallinnoimissasi palvelimissa. Sopimusta koskevat riidat ratkaisee eurooppalainen tai sveitsiläinen tuomioistuin. Sveitsi on Euroopan unionin ulkopuolella, ja sitä koskee tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös: vaatimusmäärittelystäsi riippuen se riittää tai ei riitä. Eurooppalainen palvelun ylläpitäjä on edelleen oman maansa lainsäädännön alainen. Saat lainkäyttövallan vaihdoksen, et koskemattomuutta. Pyydä luettelo sen henkilötietojen käsittelijöistä, tieto sen tuen sijainnista ja siitä, kuka pitää hallussaan salausavaimia.
Operatiivisesti. Verkkoeditori on OnlyOffice, Collabora tai vastaava. Yhteismuokkaus on mahdollista. Se ei toimi samalla tavalla kuin Google kommenttien, muutosehdotusten ja pitkälle viimeisteltyjen taulukoiden kohdalla. Googlen omat tiedostot muunnetaan toimisto-ohjelmien tiedostomuotoihin, jolloin muotoilussa, Sheetsille ominaisissa kaavoissa ja tiedostojen välisissä linkeissä voi tapahtua menetyksiä. Ulkoinen jakaminen muuttaa muotoaan: linkki, salasana, vanhenemispäivä, työkalusta riippuen.
Sähköposti on puolestaan helpompi korvata kuin Docs. Se perustuu standardiprotokolliin, ja käyttäjä saa käyttöönsä postilaatikon, kansiot ja kalenterin. Monet organisaatiot voisivat vaihtaa sähköpostipalvelua ja pitää Driven vielä vuoden. Päinvastainen järjestys on tuskallisempi.
Sähköposti vaihdetaan ensin, Drive pidetään vuoden. 30 hengen palvelualan pk-yritys siirtää sähköpostipalvelunsa eurooppalaiselle palvelun ylläpitäjälle ja jättää Driven paikalleen. Tiimit säilyttävät kirjoitustottumuksensa sillä aikaa, kun yritys testaa kohdealustan editoria ja lajittelee Driven sisällön: jäädytettävät arkistot, siirrettävät aktiiviset kansiot, hylättävät tiedostot. Huomioitavaa: Google-tilejä tarvitaan edelleen Driven käyttöön; Drive-linkit kulkevat sähköposteissa, jotka lähtevät toisesta sähköpostipalvelusta; kalenterikutsut ja ajoitetut kokoukset vaihtavat työkalua; kolmannen osapuolen sovellukset, joihin kirjaudutaan Google-tilillä, on kartoitettava. Aseta päättymispäivä, muuten vuodesta tulee pysyvä.
Google pidetään yhdellä tiimillä. Markkinointitiimi, joka tuottaa esityksensä Slidesissä yhdessä toimistojensa kanssa, jää Googleen; muu yritys siirtyy pois. Tällöin tarvitaan kirjallinen sääntö: mitkä sisällöt menevät minne ja kuka sen ratkaisee.
Drive siirretään ennen Gmailia. Tämä skenaario on muutosjohtamisen kannalta kallein, ja sen oikeudellinen hyöty on osittainen: sähköpostipalvelu, joka vastaanottaa kaikkien asiakirjat, jää yhdysvaltalaiselle palvelun ylläpitäjälle. Se on harvoin perusteltu, ellei jokin tietty tapaus edellytä tiedostojen siirtämistä ensin.
Lähtömenetelmä kuvataan sivulla siirtyminen Google Workspacesta ja postin vaihto sivulla siirto ilman katkoja.
Anna todellisen tiimin laatia kahden viikon ajan kohdealustalla kolmenlaisia asiakirjoja: muistio, seurantataulukko ja myyntitarjous. Kirjaa, mikä hajoaa. Jos muistio onnistuu mutta taulukko ei, tiedät, mikä toiminto voi siirtyä.
Jotta kokeilu ratkaisee jotain, kirjaa jokaisesta asiakirjasta:
Luokittele jokainen tehtävä kolmeen ryhmään: onnistuu, onnistuu hyväksyttävällä kiertotiellä, hajoaa. Tee kokeilu niiden henkilöiden kanssa, jotka tuottavat sisältöä, ei pelkästään IT:n kanssa. Kartoita näiden kahden viikon aikana myös lomakkeet ja Apps Script -skriptit: juuri ne pysäyttävät prosessin vaihtopäivänä. Maksuton kokeilu mahdollistaa testin todellisella kohdealustalla.
Näissä tapauksissa pysyminen ei ole luopumista. Se on dokumentoitu valinta, joka arvioidaan uudelleen, kun kokeilu, versio tai oikeudellinen kehys muuttuu.
Infomaniak (Sveitsi, Euroopan unionin ulkopuolella, tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös), eurooppalaisen palveluntarjoajan tai sinun itsesi ylläpitämä Nextcloud, OVHcloud sähköpostipalveluun, BlueMind sähköpostiin ja Klytic koottavaksi ohjelmistopaketiksi eivät ole keskenään vaihdettavissa. Sivu eurooppalaiset vaihtoehdot Google Workspacelle erittelee ne.
Sitä voidaan käyttää GDPR:n mukaisesti. Asetus edellyttää henkilötietojen käsittelysopimusta, oikeusperustetta siirroille ja selostetta, jossa kuvataan, mitä tietoalue ei kata. Palvelun ylläpitäjän kansallisuus on erillinen päätös, joka kuuluu johdolle. Tarkistus kuvataan sivulla GDPR ja Google Workspace.
Se vastaa kysymykseen tallennuspaikasta niiden sisältöjen osalta, jotka Google on luetellut, versiosta riippuen. Se ei kata tiettyjä lokeja eikä muuta Googlen kansallisuutta. Jos vaatimuksesi koskee tietojen haltijaa, se ei riitä.
Kyllä. Se on usein järkevin järjestys: sähköposti siirtyy paremmin kuin asiakirjat. Varaudu säilyttämään Driven käyttöön tarvittavat Google-tilit ja aseta tälle yhdistelmäjaksolle päättymispäivä.
Eivät aina. Muunnos toimisto-ohjelmien tiedostomuotoon tarkistetaan omilla tiedostoillasi; herkkiä kohtia ovat pitkälle viimeistellyt taulukot, Sheetsille ominaiset kaavat ja tiedostojen väliset linkit. Juuri tätä varten on kahden viikon kokeilu.
Klytic tarjoaa asiakaskohtaisen erillisen Nextcloud-instanssin ja Zimbra-sähköpostipalvelun, joiden palvelun ylläpitäjä on ranskalainen yritys Dedicace Software. Se on vaihtoehto tiedostoille, niiden jakamiselle ja verkkoeditoinnille yksin tai yhdessä versiohistorian kera sekä sähköpostille ja videoneuvotteluille. Se ei ole Google Docs toisella nimellä: verkkoeditori ei ole Googlen eikä Officen.
Klytic ei ole SecNumCloud-kvalifioitu, ja ranskalainen palvelun ylläpitäjä on edelleen Ranskan lainsäädännön alainen.
Tämä sivu kuvaa yleisen kehyksen. Se ei ole oikeudellista neuvontaa.
Tarkistettu lokakuussa 2026.
Kokeile Klyticiä 30 päivää omilla sähköposteillasi ja tiedostoillasi ilman sitoumusta.
Tervetuliaistarjous
Sitoumukseton kokeilu. Asiantuntijamme soittaa sinulle kartoittaakseen tarpeesi ja valmistellakseen Klytic-ympäristösi.
