Katkestusteta üleminek tähendab, et iga Teie domeenile saadetud kiri jõuab postkasti ja iga töötaja saab ülemineku päeval oma suhtluspartneritele kirjutada. See ei tähenda, et ajalugu, mobiilseadmed ja harjumused muutuvad ilma ühegi sammuta.
Kaks platvormi töötavad paralleelselt.
Tüüpiline auk tekib siis, kui MX-kirje vahetatakse ajal, mil koopia on veel poolik, või kui koopiamasin, veebisait või CRM saadab endiselt vana kasutajatunnusega.
MX on DNS-kirje: see ütleb saatvatele serveritele, kuhu Teie domeeni kirjad toimetada. E-posti teenuse vahetamine tähendab eelkõige selle kohaletoimetamise aadressi vahetamist. Ülejäänu (kontod, ajalugu, seadmed) valmistatakse ette selle ümber.
SMTP-protokoll talub lühikesi tõrkeid hästi. Saatev server, mis saab ajutise vea, hoiab kirja järjekorras ja proovib hiljem uuesti. Hetkeks kättesaamatu server ei põhjusta seega kirjade kadu. Seevastu püsiv viga (tundmatu postkast, tagasi lükatud kiri) saadab kirja saatjale tagasi ja see kiri ei jõua kunagi iseenesest kohale. Ülemineku peamine risk ei ole rike, vaid uus platvorm, mis lükkab adressaadi tagasi, sest mõnda aliast või loendit ei ole uuesti loodud.
TTL (eluiga) määrab, kui kaua võib DNS-lahendaja vastust mälus hoida. Selle aja jooksul toimetab osa saatjatest kirju endiselt vanale platvormile. See on normaalne ja just seetõttu peab vana platvorm üleminekuperioodil suutma kirju vastu võtta.
Kaks nädalat enne. Postkastide, aliaste, loendite, jagatud postkastide ja kõigi e-kirju saatvate rakenduste inventuur. MX-kirje DNS-i TTL-i vähendamine lühikesele väärtusele (sageli 300 sekundit), et muudatus leviks ülemineku päeval kiiresti. Sihtkontode loomine. Ajaloo esimene koopia.
TTL-i vähendatakse varakult, sest lahendaja, mis on lugenud vana väärtuse, hoiab seda kuni selle aegumiseni: lühike TTL hakkab kehtima alles pärast vana vahemälu aegumist. Esimene koopia on omakorda kõige pikem; selle varajane käivitamine jätab aega probleemsete postkastide avastamiseks.
Mõni päev enne. Valimi kontroll: kirjade arv, kaustad või sildid, kohtumised, kontaktid. Meetodi parandamine, kui valim ebaõnnestub. Mobiilseadmete ja Outlooki juhendite ettevalmistamine. Saatmistest sihtplatvormilt Gmaili ja Outlook.com-i, kusjuures SPF, DKIM ja DMARC on uuel platvormil juba kehtivad. Need kirjed võib avaldada enne MX-kirjet.
Konkreetselt: üks SPF-kirje, mis lubab üleminekuperioodil mõlemat platvormi (kaks eraldi SPF-kirjet põhjustavad kontrolli ebaõnnestumise), uue platvormi DKIM-võti, mis on avaldatud oma selektori all vana kõrval, ning üle vaadatud DMARC-poliitika. DMARC nõuab, et kiri oleks autenditud SPF-i või DKIM-iga saatja domeeni nimel; kui Teie poliitika on range ja sihtplatvorm ei ole veel lubatud, lükkavad Teie suhtluspartnerid Teie kirjad tagasi.
Eelmisel päeval. Teine läbimine: kopeerida ainult see, mis on saabunud pärast esimest koopiat. Aliaste ja loendite muudatuste külmutamine.
Ülemineku päeval. MX-kirje vahetus. Kohene väline kontroll: välisest isiklikust postkastist saadetud kiri peab TTL-i aja jooksul jõudma uuele platvormile. Järjekorra jälgimine. Saatvate rakenduste ümberseadistamine. Määratud sisemine tugiliin, millel on õigus MX-kirje tagasi pöörata, kui mõni kriitiline voog ebaõnnestub.
Muutke samal ajal ka autodiscover-kirjet, kui see on olemas: just seda küsib Outlook oma serveri leidmiseks. Eemaldage ka varu-MX-kirjed, mis võivad endiselt osutada vanale platvormile: saatja, kes ei saa ühendust põhilise MX-iga, proovib järgmisi.
Järgnevatel päevadel. Vana platvorm lugemisrežiimis. Erinevustest teatamine (puuduv kaust, jagatud postkast). Vajaduse korral kolmas sihitud läbimine. Seejärel saatmise sulgemine vanal platvormil, et töötaja ei vastaks enam kahest kohast.
Viimasel punktil on tehniline põhjus. Vana platvorm peab end endiselt Teie domeeni eest vastutavaks: sealt kolleegile saadetud kiri toimetatakse kohalikult, ilma MX-kirjet küsimata. Kolleeg ei näe seda kunagi oma uues postkastis.
| Risk | Mis juhtub | Vastumeede |
|---|---|---|
| MX-kirje vahetatud liiga vara | Uued kirjad saabuvad, ajalugu puudub | Vahetada pärast valimi kontrolli ja teist läbimist |
| Unustatud alias või loend | Sihtplatvorm lükkab need kirjad püsivalt tagasi | Inventuur, aliaste külmutamine eelmisel päeval, ühisaadresside testimine |
| Puudulik SPF, DKIM või DMARC | Teie kirjad lükatakse suhtluspartnerite juures tagasi või liigitatakse rämpspostiks | Avaldada enne ülemineku päeva, kontrollida päris kirjaga |
| Rakendus saadab vana kontoga | Arved, hoiatused või skannitud dokumendid ei lähe enam välja | Rakenduste loend, uus SMTP-server seadistatud ülemineku päeval |
| Saatmine jäi vanal platvormil avatuks | Sisemised kirjad jäävad vanasse süsteemi | Sulgeda saatmine kohe, kui valim on kinnitatud |
| Tagasipööramine ette valmistamata | MX-kirje pööratakse tagasi, kuid vahepeal saabunud kirjad jäävad sihtplatvormile | Kirjalik plaan koos nende kirjade ülevõtmisega |
Võtame näitena 40 töötajaga büroo. See otsustab teha ülemineku neljapäeva õhtul, mitte reedel: järgmisel päeval on meeskond kohal erinevuste lahendamiseks ja sisemisel tugiliinil on ees terve tööpäev. Fuajee koopiamasin, mis skannib e-posti, seadistatakse ümber samal õhtul. Kui kaks jagatud postkasti teatavad puuduvast kaustast, täiendab neid sihitud läbimine. Selles stsenaariumis ei lähe ükski kiri kaduma, kuid mitu töötajat peavad oma konto telefonis uuesti looma: see on nähtav osa, millest tuleb ette teatada.
Nad vahetavad serverit Outlookis või mobiilseadmes. Suure postkasti esmane laadimine võtab aega. Telefoni vahemällu juba salvestatud kirjad võivad dubleeruda, kui profiili ei looda korrektselt uuesti. Näge ette protseduur „kustutage konto ja looge see uuesti“, mitte serveri seadete improviseeritud muutmine.
Outlooki puhul on põhjus sama: profiil hoiab vana serveriga seotud kohalikku vahemälu. Uus profiil algab puhtast olekust; muudetud vana profiil segab kaks maailma kokku. Mobiilseadmes muutub platvormiga mõnikord ka kasutatav protokoll (sõltuvalt sihtplatvormist Exchange ActiveSync või IMAP), mis on veel üks põhjus konto uuesti loomiseks.
Serveripoolsed reeglid, tsentraliseeritud allkirjad ja delegeerimisõigused seadistatakse uuesti. Teatage sellest ette. See ei ole e-posti katkestus. See on haldustöö.
See edastus nõuab selgesõnalist seadistust: vana platvorm, mis usub endiselt, et majutab postkaste, tuleb seadistada kirju uuele platvormile edastama, mitte neid kohapeal kohale toimetama. Selle puudumisel teeb sama töö ära sihitud järelläbimine.
Iga lähteplatvormi eripärasid kirjeldatakse lehtedel üleminek Microsoft 365-lt ja üleminek Google Workspace’ilt.
Seni, kuni on kontrollitud, et ükski voog ei kasuta enam vana platvormi ja et teatatud erinevused on lahendatud. See sõltub postkastide arvust, saatvatest rakendustest ja tööjaamade ümberseadistamise tempost. Liiga varane sulgemine takistab vigade parandamist; liiga hiline sulgemine jätab töötajad töötama kahes süsteemis.
Ei, kui see on ette valmistatud. TTL-i kestel toimetab osa saatjatest kirju endiselt vanale platvormile, teine osa uuele. Mõlemad võtavad kirju vastu ja järgmine läbimine ühendab need. Kirjad lähevad kaduma ainult siis, kui need tagasi lükatakse, ja seetõttu on aliased ja loendid nii olulised.
Üldjuhul mitte: aadressid ei muutu. Teavitage seevastu partnereid, kes filtreerivad Teie kirju rangelt või on määranud Teile eraldi reegli, ning neid, kes vahetavad Teiega krüpteeritud kirju, kui võtmed muutuvad.
Jah, taastades vana MX-kirje, tingimusel et vana platvorm on endiselt aktiivne. Uue platvormi poolt vahepeal vastu võetud kirjad tuleb siis tagasi kopeerida või need peavad jääma kättesaadavaks. Tagasipööramise plaan ütleb, kes otsustab, kui kiiresti ja kuidas need kirjad üle võetakse.
Küsige teenuse käitajalt, mida ta garanteerib: kirjade kohalejõudmist, ajaloo ülevõtmist või mõlemat. Need on erinevad kohustused. Küsige ka kirjalikku tagasipööramise plaani koos isikuga, kellel on õigus see käivitada.
Kirjade kohalejõudmise garantii hõlmab ülemineku päeva ja sellele järgnevaid päevi. Ajaloo garantii hõlmab koopiat ja selle kontrolli. Teenusepakkuja võib täita ühte ilma teiseta; hinnapakkumine peab ütlema, millise ta enda kanda võtab ja kuidas seda kontrollitakse.
Klyticu juures on e-posti ülemineku ettevalmistamise nõuanded ja soovitused tasuta ning ükski kiri ei lähe kaduma. Klyticu teostatud üleminek toimub hinnapakkumise alusel. Tellimused on lehel Hinnad ja nende eest esitatakse arve eraldi. Kulukomponentide üksikasjad on lehel mis maksab üleminek Microsoft 365-lt ja kontrollnimekiri lehel kontrollnimekiri. Sihtplatvormide võrdlemiseks vaadake lehte Euroopa ettevõtte e-posti valimine.
See leht kirjeldab meetodit. Tegelik käik sõltub Teie andmevoogudest, mahtudest ja platvormist, millelt lahkute.
Tasuta nõuanne, ükski kiri ei kao. Klyticu tehtava ülemineku hinnapakkumine koostatakse pärast inventuuri.
Tervituspakkumine
Siduv kohustuseta prooviperiood. Konsultant helistab Teile tagasi, et mõista Teie vajadusi ja valmistada ette Teie Klyticu keskkond.
