{"id":8019,"date":"2026-10-13T13:34:56","date_gmt":"2026-10-13T11:34:56","guid":{"rendered":"https:\/\/eu.klytic.com\/?page_id=8019"},"modified":"2026-10-13T13:34:56","modified_gmt":"2026-10-13T11:34:56","slug":"dokumenttienhallinnan-liittaminen-erp-crm-sahkoposti","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/eu.klytic.com\/fi\/dokumenttienhallinnan-liittaminen-erp-crm-sahkoposti\/","title":{"rendered":"Dokumenttienhallinnan liitt\u00e4minen ERP:hen, CRM:\u00e4\u00e4n ja s\u00e4hk\u00f6postiin"},"content":{"rendered":"\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t
\n\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

Etusivu<\/a>\u203a<\/span>Oppaat<\/a>\u203a<\/span>Asiakirjat ja dokumenttienhallinta<\/a><\/p>

Asiakirjat ja dokumenttienhallinta \u00b7 Ymm\u00e4rr\u00e4<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t

Dokumenttienhallinnan liitt\u00e4minen ERP:hen, CRM:\u00e4\u00e4n ja s\u00e4hk\u00f6postiin<\/h1>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

Kyll\u00e4, dokumenttienhallinnan voi liitt\u00e4\u00e4 ERP:hen, CRM:\u00e4\u00e4n ja s\u00e4hk\u00f6postiin kolmella tasolla: linkill\u00e4 asiakirjaan, liit\u00e4nn\u00e4ll\u00e4 tai r\u00e4\u00e4t\u00e4l\u00f6idyll\u00e4 kehityksell\u00e4. Tavoitteena on, ett\u00e4 asiakirja pysyy kansiossaan ja muut ty\u00f6kalut viittaavat siihen. Ongelmia aiheuttavat kaksoiskappaleet, oikeudet, jotka eiv\u00e4t seuraa mukana, ja liite, josta tulee taas p\u00e4tev\u00e4 kopio.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

P\u00e4ivitetty lokakuussa 2026<\/b><\/span>6 min<\/b> lukuaika<\/span>Viralliset l\u00e4hteet mainittu<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

\n\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

Miksi liitt\u00e4\u00e4 eik\u00e4 kopioida<\/h2>

Allekirjoitettu sopimus on usein nelj\u00e4n\u00e4 kappaleena: myyj\u00e4n s\u00e4hk\u00f6postissa, CRM:n asiakaskortilla, laskuttavassa ERP:ss\u00e4 ja jaetussa kansiossa. Kun sopimukseen tehd\u00e4\u00e4n lis\u00e4ys, kukaan ei tied\u00e4, mik\u00e4 niist\u00e4 on ajan tasalla. Tarkastuksen yhteydess\u00e4 ne kaikki on l\u00f6ydett\u00e4v\u00e4.<\/p>

Dokumenttienhallinnan integrointi k\u00e4\u00e4nt\u00e4\u00e4 logiikan. Asiakirja on yhdess\u00e4 paikassa oikeuksineen, versioineen ja s\u00e4ilytysaikoineen. Muut ty\u00f6kalut s\u00e4ilytt\u00e4v\u00e4t viittauksen siihen, eiv\u00e4t kopiota. Onnistunut integraatio mitataan sill\u00e4, kuinka monta kopiota se poistaa.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

Kolme integraatiotasoa<\/h2>

Linkki<\/h3>

T\u00e4m\u00e4 on yksinkertaisin taso. Linkki asiakirjaan lis\u00e4t\u00e4\u00e4n s\u00e4hk\u00f6postiin, CRM-asiakaskortin kentt\u00e4\u00e4n tai ERP:n muistiinpanoon. Se noudattaa dokumenttienhallinnan oikeuksia: se, jolla ei ole p\u00e4\u00e4sy\u00e4 kansioon, ei avaa mit\u00e4\u00e4n. Se toimii mink\u00e4 tahansa ty\u00f6kalun kanssa ilman kehityst\u00e4. Sen rajoituksena on k\u00e4sity\u00f6 ja houkutus luoda julkinen linkki \u201djotta se toimisi\u201d.<\/p>

Liit\u00e4nt\u00e4<\/h3>

Liit\u00e4nt\u00e4 yhdist\u00e4\u00e4 kaksi sovellusta ilman k\u00e4sin kopiointia. Se voi olla natiivi (jommankumman toimittajan tarjoama) tai toimia ulkopuolisen automaatioty\u00f6kalun kautta. Se perustuu usein standardeihin. RFC 4918:ssa m\u00e4\u00e4ritelty WebDAV lis\u00e4\u00e4 HTTP:hen ominaisuuksien, kokoelmien ja tiedostolukitusten hallinnan: sovellus voi lukea ja kirjoittaa asiakirjatilaan kuin verkkokansioon. OASIS-standardi CMIS kuvaa yhteisen tietomallin ja palvelut sis\u00e4ll\u00f6nhallinnan tietovarastojen kanssa viestimiseen. Ennen kuin luotatte jompaankumpaan, tarkistakaa, ett\u00e4 molemmat ty\u00f6kalut tukevat sit\u00e4, ja mik\u00e4 versio.<\/p>

R\u00e4\u00e4t\u00e4l\u00f6ity kehitys<\/h3>

Kun mik\u00e4\u00e4n liit\u00e4nt\u00e4 ei sovi, tiedonsiirto ohjelmoidaan: ohjelmointirajapinnan kutsu, tiedoston automaattinen tallennus, kansion luonti asiakastilin avautuessa. T\u00e4m\u00e4 on tarkin taso ja kallein yll\u00e4pit\u00e4\u00e4, koska jommankumman ty\u00f6kalun jokainen p\u00e4ivitys voi rikkoa sen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

S\u00e4hk\u00f6posti, CRM, ERP: mik\u00e4 muuttuu<\/h2>

S\u00e4hk\u00f6posti: linkki korvaa liitteen<\/h3>

Linkin l\u00e4hett\u00e4minen liitteen sijaan v\u00e4ltt\u00e4\u00e4 postilaatikoiden t\u00e4yttymisen, s\u00e4ilytt\u00e4\u00e4 vain yhden version ja mahdollistaa p\u00e4\u00e4syn poistamisen my\u00f6hemmin. Vastaanotettujen asiakirjojen osalta dokumenttienhallintaan liitetty s\u00e4hk\u00f6posti mahdollistaa liitteen tallentamisen oikeaan kansioon suoraan viestist\u00e4. On viel\u00e4 p\u00e4\u00e4tett\u00e4v\u00e4, kuka sen tekee. Muuten saapuneet-kansiosta tulee k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4 arkisto.<\/p>

CRM: myyntikansio ja PDF-tiedostot<\/h3>

CRM tuottaa tarjouksia, tilauksia ja laskuja PDF-muodossa. Kysymys on siit\u00e4, kumpi on p\u00e4tev\u00e4: CRM:n luoma PDF vai dokumenttienhallintaan arkistoitu allekirjoitettu versio. Yksinkertainen s\u00e4\u00e4nt\u00f6: CRM s\u00e4ilytt\u00e4\u00e4 tuottamansa, dokumenttienhallinta s\u00e4ilytt\u00e4\u00e4 allekirjoitettuna palaavan, ja asiakaskortti viittaa kansioon.<\/p>

ERP: tapauskohtainen kysymys<\/h3>

ERP on usein kirjanpidon tositteiden ensisijainen l\u00e4hde. Dokumenttienhallinta sis\u00e4lt\u00e4\u00e4 tositteet ja hyv\u00e4ksynt\u00e4kierron. N\u00e4iden yhteys riippuu ERP:st\u00e4: jotkin hyv\u00e4ksyv\u00e4t liit\u00e4nn\u00e4n, toiset vain tiedostojen tallennuksen tai r\u00e4\u00e4t\u00e4l\u00f6innin. Yleisp\u00e4tev\u00e4\u00e4 vastausta ei ole: asia on selvitett\u00e4v\u00e4, ja siit\u00e4 tehd\u00e4\u00e4n usein tarjous.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

Mit\u00e4 on p\u00e4\u00e4tett\u00e4v\u00e4 ennen liitt\u00e4mist\u00e4<\/h2>
  1. Ensisijainen l\u00e4hde<\/strong> kullekin asiakirjatyypille: lasku, sopimus, tarjous, l\u00e4hete. Kunkin tyypin osalta vain yksi ty\u00f6kalu on p\u00e4tev\u00e4.<\/li>
  2. Oikeudet<\/strong>: jos henkil\u00f6ll\u00e4 on p\u00e4\u00e4sy asiakkaaseen CRM:ss\u00e4 mutta ei kansioon dokumenttienhallinnassa, mit\u00e4 h\u00e4n n\u00e4kee? Oikea vastaus on \u201dei mit\u00e4\u00e4n\u201d, ei \u201djulkisen linkin\u201d.<\/li>
  3. Identiteetit<\/strong>: tunnistavatko molemmat ty\u00f6kalut saman henkil\u00f6n samalla tilill\u00e4? Muuten oikeudet erkanevat ajan my\u00f6t\u00e4.<\/li>
  4. Poistaminen<\/strong>: kuka poistaa mit\u00e4kin ja milloin? Poisto yhdess\u00e4 ty\u00f6kalussa ei saa j\u00e4tt\u00e4\u00e4 kuollutta linkki\u00e4 toiseen eik\u00e4 unohtunutta kopiota.<\/li>
  5. Liit\u00e4nn\u00e4n tekninen tili<\/strong>: se n\u00e4kee usein kaiken. Sen oikeudet on rajattava tarpeelliseen ja sen toiminta kirjattava lokiin.<\/li><\/ol>
    Asiakirja<\/th>Mahdollinen ensisijainen l\u00e4hde<\/th>Muut ty\u00f6kalut<\/th><\/tr><\/thead>
    Tarjous<\/td>CRM<\/td>Linkki l\u00e4hetyss\u00e4hk\u00f6postista<\/td><\/tr>
    Allekirjoitettu sopimus<\/td>Dokumenttienhallinta<\/td>Linkki asiakaskortilta<\/td><\/tr>
    Ostolasku<\/td>Dokumenttienhallinta tositteelle ja kierrolle, ERP kirjaukselle<\/td>Tositteen viite ERP:ss\u00e4<\/td><\/tr>
    S\u00e4hk\u00f6postilla vastaanotettu asiakirja<\/td>Dokumenttienhallinta tallennuksen j\u00e4lkeen<\/td>Viestiin j\u00e4\u00e4 linkki, ei alkuper\u00e4ist\u00e4<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
    \n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

    Esimerkki: tukkukaupan pk-yritys<\/h2>

    Kuvitteellinen tapaus. 25 hengen tukkukauppayritys haluaa liitt\u00e4\u00e4 ty\u00f6kalunsa toisiinsa ilman raskasta IT-hanketta.<\/p>

    Se aloittaa linkist\u00e4. Tarjoukset luodaan CRM:ss\u00e4 ja l\u00e4hetet\u00e4\u00e4n s\u00e4hk\u00f6postitse linkkin\u00e4. Allekirjoitettu sopimus tallennetaan asiakkaan kansioon, ja CRM-asiakaskortti viittaa t\u00e4h\u00e4n kansioon. Ostolaskut kulkevat hyv\u00e4ksynt\u00e4kierron kautta dokumenttienhallinnassa; kirjanpit\u00e4j\u00e4 kirjaa vienti\u00e4 ERP:hen ja merkitsee asiakirjan viitteen.<\/p>

    Kuuden kuukauden kuluttua laskujen m\u00e4\u00e4r\u00e4 oikeuttaa liit\u00e4nn\u00e4n dokumenttienhallinnan ja ERP:n v\u00e4lille. Hanke on lyhyt, koska ensisijainen l\u00e4hde, oikeudet ja tiedostojen nime\u00e4minen on jo p\u00e4\u00e4tetty.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

    \n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

    Yleisi\u00e4 virheit\u00e4<\/h2>